Hoe om met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers om te gaan

INHOUDSOPGAWE:

Hoe om met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers om te gaan
Hoe om met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers om te gaan

Video: Hoe om met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers om te gaan

Video: Hoe om met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers om te gaan
Video: How to Make Serious Money Importing Goods from Thailand | Export Import Business 2024, Maart
Anonim

Dit is nooit aanvaarbaar dat kliëntediensverteenwoordigers onbeskof is nie. As u egter 'n onbeskofte rep kry, wat doen u? Jou beste strategie is om kalm te bly en die persoon te probeer wen. As dit misluk, vra om die probleem na 'n toesighouer of bestuurder te eskaleer. As u alle moontlikhede uitgeput het, moet u 'n brief aan die bestuur van die onderneming skryf en kla oor die onbeskofte diens wat u ontvang het.

Stappe

Deel 1 van 2: Die hantering van 'n onbeskofte kliëntediensverteenwoordiger

Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 1
Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 1

Stap 1. Bly kalm

U weet nie hoekom die kliëntediensverteenwoordiger so onbeskof is nie. Hulle het byvoorbeeld 'n slegte dag gehad. Moenie aanvaar dat hulle onbeskof is omdat hulle nie van u hou nie. Trouens, hulle ken jou nie eers nie. Bly kalm, ongeag hoe onredelik die verteenwoordiger is.

  • U kan uself kalmeer deur 'n paar keer diep asem te haal. Asem in met u diafragma en asem uit deur u mond.
  • As u persoonlik met 'n verteenwoordiger te doen het (in teenstelling met telefonies), is dit veral belangrik om kalm te bly. Mense kry allerhande visuele leidrade op grond van u gebare. Hou jou arms langs jou sy en jou hande stil.
  • Een manier om te kalmeer, is om te glimlag. Selfs as u telefonies is, kan 'n glimlag u gemoed verhoog en u kalmer maak.
Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 2
Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 2

Stap 2. Praat beleefd

U dink miskien dat u onbeskof sal wees as u resultate kry. Ongelukkig is jy verkeerd. In plaas daarvan is beleefde kliënte geneig om beter diens te kry. U wil hê die kliëntediensverteenwoordiger moet van u hou.

  • Onthou om 'n 'asseblief' by elke versoek te voeg. Byvoorbeeld, "Kan u my asseblief help om uit te vind waarom my rekening so hoog is?"
  • Onthou ook om 'dankie' te sê, ongeag hoe min die verteenwoordiger u gehelp het. Byvoorbeeld, as hulle u aan iemand anders deurgee, sê 'dankie' voordat die oordrag deurgaan.
Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 3
Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 3

Stap 3. Prys die verteenwoordiger

Kliëntediensverteenwoordigers voel gewoonlik onderwaardeer deur hul base sowel as deur ander kliënte. Vind enige geleentheid om hulle te vertel watter goeie werk hulle doen.

  • U kan byvoorbeeld sê: 'U was so geduldig met my, ek weet dat u 'n uitstekende werknemer is.'
  • As u dit moeilik vind om die onbeskofte verteenwoordiger te prys, probeer dan om empatie met hulle te hê. Sê: "Ek verbeel my dat u op die oomblik oorlaai moet word met oproepe."
Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 4
Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 4

Stap 4. Wees kort

Dit is meer waarskynlik dat u nuttige diens kry as u vinnig kan verduidelik waarom u hulp nodig het. As u 'n e -pos moet skryf, moenie 'n lang e -pos skryf nie. Trouens, hoe korter die e -pos, hoe beter. Hou ook u telefoonoproepe so kort as moontlik. Niemand het 'n lang, uitgerekte verhaal nodig nie.

  • Kliëntediensverteenwoordigers word gereeld beoordeel op grond van die gemiddelde lengte van hul oproepe, sodat hulle ook die kortheid sal waardeer.
  • Een manier om u versoek kort te hou, is om 'n uiteensetting te gee van wat u wil sê voordat u die telefoon opneem. Dit is 'n goeie gewoonte om in te gaan voordat u kliëntediens skakel.
Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 5
Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 5

Stap 5. Herhaal u versoek

As u 'n diens wil kanselleer, word u moontlik na 'n "bewaarspesialis" gestuur. Hierdie persoon is opgelei om dit so moeilik as moontlik te maak om u diens te kanselleer. Een van die tegnieke wat hulle gebruik, is om u op die spoor te kry deur eindelose vrae te stel. Ignoreer die vrae en onthou om te herhaal wat u wil.

  • As u byvoorbeeld 'n koerant wil kanselleer, vra die verteenwoordiger: 'Wil u nie by die binnelandse politiek bly nie?' U hoef nie te antwoord nie.
  • Herhaal eerder u versoek: 'Ek wil graag my aflewering kanselleer.'
Hanteer onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 6
Hanteer onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 6

Stap 6. Vra om die oproep te verhoog

Om 'n oproep te eskaleer, beteken dat u met 'n toesighouer of 'n bestuurder wil praat. As u net vra om die probleem te verhoog, kry u gewoonlik wat u wil hê.

Onthou om beleefd te bly terwyl u vra. U kan sê: 'Ek wil dit asseblief na 'n toesighouer eskaleer.'

Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 7
Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 7

Stap 7. Hou gedetailleerde aantekeninge van die gesprek

Kry die name van almal met wie jy praat. Skryf ook gedetailleerde aantekeninge oor wat elke persoon gesê het. U benodig hierdie inligting as u 'n klagbrief aan die onderneming skryf.

  • Alternatiewelik moet u daaraan dink om die onbeskofte kliëntediensverteenwoordiger op te neem. Vertel die verteenwoordiger dat u dit opneem, sodat hulle weet. Dit alleen kan hulle kalmeer.
  • As u nie onmiddellik oorgedra word nie, herhaal u versoek.
Hanteer onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 8
Hanteer onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 8

Stap 8. Bel later terug

U sal moontlik glad nie vordering maak met 'n onbeskofte kliëntediensverteenwoordiger nie. As dit nie die geval is nie, kan dit beter wees as u op 'n later tydstip bel. Met geluk kry u 'n ander verteenwoordiger.

As u dieselfde kliëntediensverteenwoordiger kry, kan u vra om na iemand anders oorgeplaas te word

Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 9
Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 9

Stap 9. Tweet oor jou probleem

Soms sal tweeting oor 'n negatiewe ervaring beter resultate lewer as om te bel. Baie ondernemings plaas hul beste mense aanlyn om op te spoor wat oor die onderneming gesê word. Onthou om 'n kalm, egalige toon in u tweet te handhaaf. Moenie onbeskof wees nie.

  • Die onderneming sal gereeld tweet dat hulle die kwessie ondersoek.
  • Tweeting is egter nie 'n seker manier om hulp te kry nie. U moet moontlik 'n klagbrief aan die bestuur van die onderneming skryf.

Deel 2 van 2: Skryf 'n klagbrief

Hanteer onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 10
Hanteer onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 10

Stap 1. Soek voorbeeldbriewe

As u nog nooit 'n klagbrief geskryf het nie, kan u baie voorbeelde aanlyn vind. Die Federal Trade Commission het 'n voorbeeldbrief wat u hier kan gebruik: https://www.consumer.ftc.gov/blog/how-write-effective-complaint-letter. Onthou om dit te hersien om by u doel te pas.

U kan aarsel om 'n brief te skryf. Besef egter dat dit belangrik is om 'n klagte skriftelik in te dien. Die bestuur van die onderneming is moontlik nie daarvan bewus dat hul kliëntediensverteenwoordigers so onbeskof is nie

Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 11
Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 11

Stap 2. Gee jou klagte

Stel die brief op soos 'n standaard besigheidsbrief. Identifiseer in die eerste paragraaf die produk wat u gekoop het en wanneer. U kan ook in dieselfde paragraaf verduidelik waarom u die kliëntediens moes bel.

U kan byvoorbeeld skryf: 'Op 1 April 2016 het ek 'n hoëspoed-internetdiens by u gekoop. Ongelukkig is die internetsnelhede nie vinniger as inbel nie, en ek wil my diens kanselleer. Toe ek u hulplyn bel, kon die kliëntediensverteenwoordiger my nie heeltemal help nie.”

Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 12
Gaan met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 12

Stap 3. Identifiseer wat u wil doen

As die verteenwoordiger u nie sou gee wat u wil hê nie (byvoorbeeld 'n terugbetaling, kanselleer u diens, ens.), Noem dan ook wat u wil hê die onderneming vir u moet doen. Wees eksplisiet. U wil byvoorbeeld 'n terugbetaling, vervanging of kansellasie hê.

U kan skryf: 'Om die probleem op te los, waardeer ek die volle terugbetaling van die koopprys. Die waarborg het my 60 dae gegee om te kanselleer as ek om een of ander rede nie tevrede was met u diens nie. Ek sal die nodige toerusting terugstuur, solank u my 'n boks voorsien. Ek het 'n afskrif van my kontrak en my waarborg verskaf vir u gemak.”

Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 13
Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 13

Stap 4. Kla oor die kliëntediens

Nadat u verduidelik het wat u wil hê, kan u 'n paragraaf insluit oor die onbeskofte kliëntediens wat u ontvang het. Sluit soveel moontlik detail in. Vertrou op u aantekeninge.

U kan byvoorbeeld skryf: 'Ek moet ook kla oor die onbeskofte kliëntediens wat ek ontvang het. Ek het eers met Melissa Smith gepraat, wat herhaaldelik vir my gesê het dat ek nie my polis kan kanselleer nie. Toe ek die waarborg onder haar aandag bring, het sy gesê: 'Ons bied nie 'n geld-terug-waarborg nie!' Hoewel ek probeer het om die probleem te eskaleer, het sy geweier om my na 'n bestuurder of toesighouer te bring en herhaal dat ek dit nodig het betaal 'n kansellasiefooi van $ 300."

Hanteer onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 14
Hanteer onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 14

Stap 5. Beëindig die brief

Voltooi met 'n sperdatum waarop die onderneming op u kan reageer. Gee ook kontakinligting, soos u telefoonnommer of e -posadres. Onthou om die brief te teken.

  • U kan byvoorbeeld skryf: 'Ek wag in spanning op u antwoord. As ek nie op 12 Mei 2016 van u terugverhoor nie, sal ek die hulp van 'n plaaslike agentskap vir verbruikersbeskerming inroep. Stuur 'n e-pos aan my by [email protected] of bel my huisnommer by 555-5555.
  • Onthou om 'Opreg' en dan u naam op te neem.
  • U kan u rekeningnommer onder die naam skryf.
  • Identifiseer ook u omhulsels. U kan byvoorbeeld skryf "Bylae (2): waarborg, kontrak."
Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 15
Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 15

Stap 6. Hersien die brief

Om u brief so professioneel moontlik te maak, moet u dit vir 'n dag of twee opsy sit. As u dit terugneem, hersien die brief volgens die volgende:

  • Elimineer sarkasme en onbeskoftheid. Daar is geen rede om te kla dat 'n kliëntediensverteenwoordiger onbeskof was as u onbeskof in u eie brief was nie.
  • Probeer om die brief soveel as moontlik saam te druk. Dit moet nie langer as 'n bladsy wees nie.
  • Kyk vir tikfoute en ontbrekende woorde.
Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 16
Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 16

Stap 7. Versamel stawende dokumente

Sluit 'n afskrif van u aantekeninge in. Gee 'n afskrif van die opname as u die persoon opgeneem het. Sluit ook enige ander relevante dokument in, soos 'n afskrif van 'n kontrak of 'n afskrif van 'n waarborg.

Stuur slegs afskrifte van stawende dokumente, nooit oorspronklikes nie. Die onderneming kan hulle dalk verloor, dus u wil veilig wees

Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 17
Handel met onbeskofte kliëntediensverteenwoordigers Stap 17

Stap 8. Pos die brief gesertifiseerde pos

U wil weet wanneer die onderneming die brief ontvang, stuur dit dan met 'n gesertifiseerde pos, en ontvang 'n kwitansie. Wie die brief ontvang, sal dit teken, en die kwitansie sal na u teruggestuur word.

Aanbeveel: