Hoe om 'n memorandum te skryf (met foto's)

INHOUDSOPGAWE:

Hoe om 'n memorandum te skryf (met foto's)
Hoe om 'n memorandum te skryf (met foto's)

Video: Hoe om 'n memorandum te skryf (met foto's)

Video: Hoe om 'n memorandum te skryf (met foto's)
Video: Zurich Motor Claims: A step-by-step guide on reporting your motor claim and incident 2024, Maart
Anonim

Memo's is 'n uitstekende manier om groot besluite of beleidsveranderinge aan u werknemers of kollegas te kommunikeer. Dit is belangrik dat u die tyd neem om 'n goeie memorandum op te stel, sodat u boodskap kan sien hoe u dit wil hê.

Stappe

Voorbeeldnotas

Image
Image

Voorbeeldmemo aan kliënte

Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.

Image
Image

Voorbeeld memo aan baas

Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.

Image
Image

Voorbeeld memo aan kollegas

Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.

Deel 1 van 4: Die opskrif van die memorandum

Skryf 'n memorandum Stap 1
Skryf 'n memorandum Stap 1

Stap 1. Tik “MEMORANDUM” bo -aan die bladsy

Gee aan dat hierdie dokument aan die begin 'n memorandum is. Merk die bladsy "MEMORANDUM" 3,8 cm (1,5 duim) bo -aan die bladsy. Sit die vetgedrukte woord op die eerste reël. U kan dit op hierdie lyn sentreer of links inlyn. U kan ook kies om die lettertipe vir hierdie woord groter te maak.

Dubbele spasie tussen hierdie reël en die volgende reël van die opskrif

Skryf 'n memorandum Stap 2
Skryf 'n memorandum Stap 2

Stap 2. Spreek die ontvanger gepas aan

'N Memo is 'n formele sakekommunikasie, en u moet ook die leser formeel aanspreek. Gebruik die volledige naam en titel van die persoon aan wie u die memorandum stuur.

As u 'n memo aan die hele personeel stuur, skryf u moontlik: "AAN: Alle werknemers."

Skryf 'n memorandum Stap 3
Skryf 'n memorandum Stap 3

Stap 3. Voeg bykomende ontvangers by die CC -reël

Die "CC" -reël dui aan wie 'n "Courtesy Copy" van die memorandum sal ontvang. Dit is nie die persoon aan wie die memo gerig is nie. Dit is eerder iemand wat moontlik op hoogte moet bly van beleid of kwessies wat u in die memorandum aanspreek.

Skryf 'n memorandum Stap 4
Skryf 'n memorandum Stap 4

Stap 4. Skryf jou naam in die reël "Van"

Die opskrif moet insluit wie die memo skryf en stuur. U volledige naam en werkstitel kom in hierdie reël voor.

Skryf 'n memorandum Stap 5
Skryf 'n memorandum Stap 5

Stap 5. Sluit die datum in

Skryf die volledige datum neer, skryf die maand uit en sluit die datum en jaar in. Skryf byvoorbeeld: "DATUM: 5 Januarie 2015" of "DATUM: 5 Januarie 2015."

Skryf 'n memorandum Stap 6
Skryf 'n memorandum Stap 6

Stap 6. Kies 'n spesifieke frase vir die onderwerpreël

Die onderwerpreël gee die leser 'n idee van waaroor die memorandum handel. Wees spesifiek, maar bondig.

Byvoorbeeld, in plaas van om 'Miere' vir die onderwerp te skryf, moet u meer spesifiek wees deur 'Mierprobleem in die kantoor' te skryf

Skryf 'n memorandum Stap 7
Skryf 'n memorandum Stap 7

Stap 7. Formateer die opskrif behoorlik

Die opskrif moet bo-aan die bladsy wees, in lyn met die linkerkant van die bladsy. Gebruik die hoofletters "TO:", "FROM:", "DATE:" en "SUBJECT:".

  • 'N Voorbeeldopskrif sou soos volg lyk:

    NA: Naam en werkstitel van die ontvanger

    VANAF: U naam en werktitel

    DATUM: Voltooi die datum waarop die memorandum geskryf is

    ONDERWERP: (of RE:) Waaroor die memorandum handel (op een of ander manier uitgelig)

  • As u die opskrif bou, moet u die spasie tussen afdelings verdubbel en die teks in lyn bring.
  • U kan kies om 'n reël by te voeg onder die opskrif wat regdeur die bladsy gaan. Dit sal die opskrif van die liggaam van die memo skei.

Deel 2 van 4: Skryf die liggaam van die memorandum

Skryf 'n memorandum Stap 8
Skryf 'n memorandum Stap 8

Stap 1. Oorweeg wie die gehoor moet wees

Om mense te laat lees en op die memo te reageer, is dit belangrik om die toon, lengte en formaliteit van die memo aan te pas by die gehoor wat dit sal lees. Om dit effektief te doen, vereis dat u 'n goeie idee het van wie die memo bedoel is.

  • Dink aan die prioriteite en bekommernisse van u gehoor.
  • Probeer om vrae te verwag wat u lesers mag hê. Hou 'n dinkskrum oor die inhoud van die memorandum, soos voorbeelde, bewyse of ander inligting wat dit sal oorreed.
  • As u die gehoor in ag neem, kan u ook sensitief wees vir die insluiting van inligting of gevoelens wat onvanpas is vir u lesers.
Skryf 'n memorandum Stap 9
Skryf 'n memorandum Stap 9

Stap 2. Slaan 'n formele groet oor

'N Memo begin nie met 'n groet soos "Beste meneer Edwards." Duik in plaas daarvan in u openingsegment wat die aangeleentheid wat u bespreek in die memorandum bekendstel.

Skryf 'n memorandum Stap 10
Skryf 'n memorandum Stap 10

Stap 3. Stel die probleem of probleem in die eerste paragraaf bekend

Gee hulle kortliks die konteks agter die aksie wat u wil hê hulle moet onderneem. Dit is ietwat soos 'n tesisverklaring wat die onderwerp inlei en verduidelik waarom dit belangrik is. U kan die inleiding ook as 'n opsomming of 'n opsomming van die hele memo beskou.

As 'n algemene riglyn moet die opening ongeveer een paragraaf beslaan

Skryf 'n memorandum Stap 11
Skryf 'n memorandum Stap 11

Stap 4. U kan byvoorbeeld skryf:

'Vanaf 1 Julie 2015 sal XYZ Corporation nuwe beleide rakende gesondheidsdekking implementeer. Alle werknemers ontvang gesondheidsdekking en verdien 'n minimum van $ 15 per uur.

Skryf 'n memorandum Stap 12
Skryf 'n memorandum Stap 12

Stap 5. Gee konteks vir die betrokke kwessie

U leser benodig moontlik agtergrondinligting oor die probleem wat u aanspreek. Gee 'n bietjie konteks, maar wees kort en meld slegs wat nodig is.

As dit relevant is, gaan u memo voort deur aan te dui waarom die beleid geïmplementeer word. U kan byvoorbeeld skryf: "Die provinsiale regering het gestem dat alle werknemers in die provinsie 'n minimum loon van $ 15 per uur moet ontvang."

Skryf 'n memorandum Stap 13
Skryf 'n memorandum Stap 13

Stap 6. Ondersteun u werkwyse in die besprekingsegment

Gee 'n kort opsomming van die aksies wat geïmplementeer sal word. Gee bewyse en logiese redes vir die oplossings wat u voorstel. Begin met die belangrikste inligting, en gaan dan na spesifieke of ondersteunende feite. Gee aan hoe die lesers baat sal vind by die neem van die aksie wat u aanbeveel, of benadeel word deur gebrek aan optrede.

  • Sluit gerus grafika, lyste of kaarte in, veral in langer memo's. Maak net seker dat hulle werklik relevant en oortuigend is.
  • Oorweeg om langer opskrifte kort opskrifte te skryf wat die inhoud van elke kategorie verduidelik. Byvoorbeeld, in plaas van die vermelding van 'Beleide', skryf 'Nuwe beleid rakende deeltydse werknemers'. Wees spesifiek en kort in elke opskrif, sodat die basiese punt van u memo onmiddellik vir die leser duidelik is.
Skryf 'n memorandum Stap 14
Skryf 'n memorandum Stap 14

Stap 7. Stel die aksies voor wat die leser moet neem

'N Memo is 'n oproep tot aksie oor 'n spesifieke aangeleentheid, of dit nou 'n aankondiging is oor 'n nuwe maatskappyproduk, nuwe beleide rakende uitgawesverslae, of 'n verklaring oor hoe die onderneming 'n probleem aanspreek. Herhaal die aksie wat die leser in die slotparagraaf of sin moet neem.

  • U kan byvoorbeeld skryf: "Alle werknemers moet die nuwe rekeningkundige stelsel teen 1 Junie 2015 gebruik."
  • Dit kan ook bewyse bevat om u aanbevelings te ondersteun.
Skryf 'n memorandum Stap 15
Skryf 'n memorandum Stap 15

Stap 8. Sluit die memo met 'n positiewe en warm opsomming

Die laaste paragraaf van die memo moet die volgende stappe herhaal om die kwessie aan te spreek. Dit moet ook 'n warm nota bevat wat die solidariteit van die organisasie herhaal.

  • U kan skryf: "Ek sal graag hierdie aanbevelings later met u bespreek en besluit wat u neem."
  • U kan eindig met iets soos: 'Ons is opgewonde oor die uitbreiding van hierdie produkreeks. Ons is vol vertroue dat dit ons besigheid sal laat groei en van hierdie onderneming 'n meer volhoubare onderneming sal maak.”
  • Dit moet oor die algemeen een tot twee sinne lank wees.

Deel 3 van 4: Die memorandum afhandel

Skryf 'n memorandum Stap 16
Skryf 'n memorandum Stap 16

Stap 1. Formateer u memo behoorlik

Gebruik 'n standaardformaat vir u memo om te verseker dat dit maklik leesbaar is. Gebruik 'n lettertipe van 12 punte, soos Times New Roman of Arial. Gebruik marges van een duim aan die linker-, regter- en onderkant.

Gebruik paragrawe in blokstyl. Dubbele spasie tussen paragrawe. Moenie elke paragraaf inspring nie

Skryf 'n memorandum Stap 17
Skryf 'n memorandum Stap 17

Stap 2. Proeflees u memo

Hersien en wysig u memo om seker te maak dat dit duidelik, bondig, oortuigend en foutloos is. Kontroleer of u konsekwent is in die tipe taal wat u gebruik. Skakel onnodige wetenskaplike woorde of tegniese jargon uit.

  • Ondersoek spelling-, grammatika- en inhoudsfoute. Gee veral aandag aan name, datums of nommers.
  • Kyk of dit nie te lank is nie en sny enige vreemde materiaal uit.
Skryf 'n memorandum Stap 18
Skryf 'n memorandum Stap 18

Stap 3. Skryf u voorletters met die hand by u naam neer

'N Memo bevat nie 'n handtekeningreël nie. Maar u moet die memo begin met 'n pen in die kop. Skryf u voorletters langs u naam neer. Dit dui aan dat u die memo goedgekeur het.

Skryf 'n memorandum Stap 19
Skryf 'n memorandum Stap 19

Stap 4. Gebruik memo briefhoof

Miskien het u 'n spesiale briefhoof wat vir memo's ontwerp is, of u kan 'n gewone briefhoof gebruik.

As u 'n digitale dokument skep (om byvoorbeeld vir e -pos te gebruik), wil u miskien u eie briefhoof maak in 'n Word -dokument met u onderneming se logo en basiese kontakinligting. Gebruik dit as u memosjabloon vir elke memo wat u uitstuur

Skryf 'n memorandum Stap 20
Skryf 'n memorandum Stap 20

Stap 5. Kies u afleweringsmetode

Bepaal die beste manier om u memo te versprei. U kan harde kopieë van die memorandum afdruk en dit op hierdie manier versprei. U kan dit ook per e -pos stuur.

As u u memo per e -pos stuur, wil u u e -pos in HTML formateer. Alternatiewelik kan u u memo as 'n PDF stoor en dit aan u e -pos heg

Deel 4 van 4: Die gebruik van memosjablone

Skryf 'n memorandum Stap 21
Skryf 'n memorandum Stap 21

Stap 1. Soek memosjablone

Oorweeg of u 'n sjabloon wil gebruik in plaas van 'n memo van nuuts af te skryf. As dit die geval is, moet u eerste aksie wees om 'n paar goeie memo -sjablone aanlyn te soek. Microsoft Word het ook memo -sjablone. Sjablone deel gewoonlik dieselfde basiese opmaak, maar hulle kan verskillende lettertipes, groottes en ontwerpe gebruik.

  • Laai die sjabloon af wat die beste by u behoeftes pas.
  • Lees die gebruiksvoorwaardes voordat u sjablone van 'n webbron gebruik.
Skryf 'n memorandum Stap 22
Skryf 'n memorandum Stap 22

Stap 2. Maak die afgelaaide sjabloon op u rekenaar oop

Nadat u op die aflaai -knoppie gedruk het, word die sjabloon outomaties op u rekenaar afgelaai, of kan dit 'n paar stappe neem om die aflaai te begin. Dit word as 'n zip -lêer afgelaai, dus moet u die lêer uitpak en dit dan in Microsoft Word oopmaak.

Dit is 'n goeie idee om die nuutste weergawe van Microsoft Word te gebruik om te verseker dat u nie onvoorsiene sagtewareprobleme ondervind nie en dat die sjabloon werk soos dit ontwerp is om te funksioneer. As u 'n ouer weergawe van Microsoft Word gebruik, moet u u sagteware opdateer voordat u enige sjablone aflaai

Skryf 'n memorandum Stap 23
Skryf 'n memorandum Stap 23

Stap 3. Stel u kop op

Hou in gedagte dat alles op die sjabloon veranderbaar is. U kan elke deel van die memosjabloon aanpas by u spesifieke behoeftes. U kan byvoorbeeld u logo en kopieregteken byvoeg in die kopstuk van die sjabloon. Klik net op die kopstuk en tik die inligting van u onderneming in.

Skryf 'n memorandum Stap 24
Skryf 'n memorandum Stap 24

Stap 4. Vul die velde in die kop van die sjabloon in

Vul die velde "TO" en "FROM" sowel as die "CC" en "SUBJECT" velde in. Wees versigtig wanneer u hierdie velde invul om te verseker dat u nie 'n veld oorgeslaan het nie; of dat u nie 'n fout gemaak het om iewers langs die pad te tik nie.

Skryf 'n memorandum Stap 25
Skryf 'n memorandum Stap 25

Stap 5. Tik jou boodskap

Skryf die inleiding, konteks, bespreking en opsommings van u memo in die liggaam neer. As u wil, kan u bulletpunte of lyste gebruik om inligting te organiseer.

  • Behou die opmaak van die sjabloon. Dit sal verseker dat u alinea -belyning korrek is en dat u die regte marges en lettergrootte het.
  • Indien nodig, kan u die memo selfs aanpas om 'n tafel te gebruik. Dit is soms 'n goeie idee, veral as die memorandum te vol of moeilik leesbaar is as u 'n opsomminglys of iets dergeliks gebruik.
  • Maak seker dat u enige woorde wat reeds in die sjabloon was, verwyder het. Lees ook u memo sorgvuldig deur voordat u dit stuur.
Skryf 'n memorandum Stap 26
Skryf 'n memorandum Stap 26

Stap 6. Maak seker dat u die voetskrif nagaan

Die voettekst is die spasie onderaan die bladsy wat gereeld meer inligting bevat. U kan u besigheidsinligting of persoonlike kontakinligting hier insluit. Dit is belangrik dat u die tyd neem om seker te maak dat hierdie inligting korrek is. Die laaste ding wat u wil gebeur, is om 'n uitstekende memo te skryf en dan verkeerde kontakinligting te hê of die inligting heeltemal te ontbreek.

Skryf 'n memorandum Stap 27
Skryf 'n memorandum Stap 27

Stap 7. Pas jou voorkoms aan

Een van die aantreklikste dinge oor die sjabloon is dat u selfs die kleur van die dokument kan verander. Dit stel u in staat om 'n sekere mate van persoonlikheid uit te oefen en laat die hele dokument meer presies uitstaan. Dit stel u ook in staat om 'n kleur te kies wat geskik is vir die huidige situasie om te verseker dat die memorandum visueel treffend, maar tog professioneel is.

Skryf 'n memorandum Stap 28
Skryf 'n memorandum Stap 28

Stap 8. Stoor u memo as 'n unieke dokument

Stoor 'n afskrif van hierdie memorandum. Dan sal u 'n digitale rugsteundokument hê wat bewys lewer van u besigheidskommunikasie.

Skryf 'n memorandum Stap 29
Skryf 'n memorandum Stap 29

Stap 9. Stoor die sjabloon sodat u dit weer kan gebruik

As u die memo in die toekoms vir 'n effens ander onderwerp wil gebruik, verander dan elke veld sodat dit by die spesifieke memo -onderwerp pas. Dit sal u tyd bespaar en u ook help om 'n konsekwente memo te maak wat professioneel is en wat die aandag van mense sal trek, sodat die memo vinnig gelees kan word.

Wenke

  • Moenie te veel hoekom gee nie. Dit is belangrik om te verduidelik waarom u iets gedoen wil hê, maar moenie dit oordryf nie.
  • Memo's moet altyd kort wees.

Aanbeveel: