Hoe om 'n projekbestuursverslag te skryf (met foto's)

INHOUDSOPGAWE:

Hoe om 'n projekbestuursverslag te skryf (met foto's)
Hoe om 'n projekbestuursverslag te skryf (met foto's)

Video: Hoe om 'n projekbestuursverslag te skryf (met foto's)

Video: Hoe om 'n projekbestuursverslag te skryf (met foto's)
Video: Custom reports in Microsoft Project. 2024, Maart
Anonim

'N Projekbestuursverslag is 'n dokument wat 'n besigheidsprojek beskryf en die stappe wat 'n span moet neem om dit te voltooi. Die verslag word gedeel met die belangrikste spelers van die projek. As almal op dieselfde bladsy is, kan almal saamwerk om die doel van die projek te bereik. Die verslag bevat tipies die projekplan, die span se verantwoordelikhede, 'n geprojekteerde tydlyn en 'n begroting. Met die organisasie, duidelikheid en die insette van u spanlede, kan u maklik 'n effektiewe projekbestuursverslag opstel en die doelwitte bereik.

Stappe

Deel 1 van 3: Versameling van die inligting

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 1
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 1

Stap 1. Definieer die doel van die projek

'N Projekbestuursverslag moet die omvang en einddoel van die projek uiteensit. Om die doel te verstaan, is die sleutel tot die begrip van die behoeftes waaraan hierdie projek wil voldoen. Dit is belangrik vir u en u gehoor om 'n duidelike idee te hê van die doel van die projek om die doeltreffendheid van u verslag te maksimeer.

Vra jouself af: 'Hoe kan dit my onderneming, ons kliënt of ons gemeenskap help? Sal hierdie projek moontlik 'n positiewe impak op ander gebiede hê? As u die algehele omvang verstaan, kan u dit waardeer hoe hierdie projek vir u en ander nuttig kan wees

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 2
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 2

Stap 2. Stel u gehoor vas

Weet wie die verslag gaan lees en wat hulle daaruit wil leer. Sommige besonderhede kan vir sekere gehore vreemd wees, terwyl ander gedetailleerde inligting benodig. As u u lesers aan die begin identifiseer, sal dit die rigting gee vir die inhoud van die projekverslag.

Sommige gehore is moontlik nie vertroud met die taal, terme en jargon wat gereeld in u werksomgewing gebruik word nie. As u byvoorbeeld 'n verslag vir 'n kliënt skryf, vermy die gebruik van tegniese jargon wat lang verduidelikings verg. Beplan eerder om met 'n stem te skryf wat u projekomvang en tydlyn maklik beskryf

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 3
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 3

Stap 3. Skep 'n inhoudsopgawe

'N Inhoudsopgawe bied in wese 'n maklik leesbare uiteensetting vir u gehoor. In 'n vinnige blik kan 'n leser die struktuur en inhoud van die dokument vinnig verstaan. 'N Inhoudsopgawe kan besige lesers ook help om vinnig en effektief die inligting te vind wat vir hulle belangrik is.

Miskien wil 'n belegger wat die verslag lees, eers die begroting hersien. Om te wys waar die begroting in die inhoudsopgawe is, sal die belegger help met die inligting wat hulle benodig

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 4
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 4

Stap 4. Praat met u toesighouer

Hou 'n vergadering met u toesighouer om die verwagtinge van u projekbestuursverslag te verstaan. U toesighouer kan spesifieke besienswaardighede, bekommernisse of besonderhede hê wat u graag in die verslag wil insluit. U toesighouer kan ook verduidelik hoe lank die verslag moet wees en of daar spesifieke formate is wat u onderneming benodig vir hierdie tipe verslae. Probeer soveel as moontlik nuttige inligting versamel om u verslag duidelik en bruikbaar te maak.

Vra u toesighouer wat u in die verslag moet insluit. 'Ek het daaraan gedink om die resultate van verlede jaar se studie in die inleiding van die projek op te neem. Dink u dat dit die lesers sal help om die doelwitte van die projek te verstaan?” U toesighouer sal die geleentheid waardeer om u terugvoer vroeg in die proses te gee

Deel 2 van 3: Die opmaak en skryf van die verslag

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 5
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 5

Stap 1. Gee 'n uitvoerende opsomming

Die opsomming word aan die begin van 'n projekbestuursverslag aangebied. Hierdie opsomming gee die leser 'n bondige oorsig van die doel van die projek en die bevindinge van die span, vordering, verwagte struikelblokke en tydlyn. Lesers moet die opsomming kan hersien en die algehele proses van die projek kan verstaan.

Som die belangrikheid van die projek en die hoofdoel daarvan kortliks op. 'Hierdie projek sal die impak van ons kliënt op hul mark vergroot deur aan hierdie onvervulde behoefte op hierdie gebied te voldoen

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 6
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 6

Stap 2. Skryf 'n inleiding

'N Inleiding moet die aard van die projek, die algemene doelwit en die waarde van die projek vir die onderneming, kliënt of gemeenskap beskryf.

  • Wees so bondig as moontlik sonder om die nodige besonderhede prys te gee. U gehoor kan tydspress wees. Probeer om u boodskap oor te dra in 'n paar sinne of kolpunte in plaas van lang paragrawe.
  • As u byvoorbeeld 'n boek publiseer, noem belangrike inligting, soos 'boektoer wat in September begin' en 'vakansieverkope sal na verwagting met 15%toeneem', sodat die belangrikste inligting duidelik is vir die leser.
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 7
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 7

Stap 3. Verduidelik sleuteldata in 'n metodologie -afdeling

U moet data verskaf wat relevante statistieke en kwalitatiewe waarnemings beskryf wat die behoeftes van u projek inlig. Maak dit vir die leser maklik om te verstaan waarom u projek belangrik is, hoe dit uniek is om 'n spesifieke probleem te beantwoord, en hoe dit die behoeftes van die onderneming of die versoeke van die kliënt sal beantwoord.

As u projekdoel is om 'n onderneming te help om 'n modewinkel in 'n spesifieke gebied oop te maak, kan u byvoorbeeld data verskaf wat die kompetisie in die omgewing beskryf. 'Daar is geen mededingers binne 'n radius van 15 myl van die plaaslike winkelsentrum nie. Deur 'n winkel op hierdie plek oop te maak, sal ons kliënt 'n toename in die algehele verkope bied. Gegewens soos hierdie kan die leser help om te verstaan dat daar 'n geleentheid is om in 'n spesifieke behoefte te voorsien

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 8
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 8

Stap 4. Noem die hulpbronne wat vir die projek benodig word

Beskryf die mannekrag, gereedskap en hulpbronne wat gebruik word om die doelwitte van die projek te bereik. Gebruik hierdie afdeling om kortliks te beskryf watter departemente verantwoordelik is vir spesifieke aspekte van die plan en watter programme of inligting hulle gebruik. Hierdie afdeling kan ook enige elemente van die projek wat uitgekontrakteer word, beskryf. Die leser moet in staat wees om te verstaan wie in beheer is van sekere aflewerings.

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 9
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 9

Stap 5. Gee 'n geprojekteerde of toegewysde begroting

Gee 'n grafiek of grafiek wat die besonderhede van die begroting demonstreer en beskryf waarheen die fondse gaan. Let op as die geprojekteerde begroting die projekhulpbronne voldoende finansier. Dit is ook belangrik om in te sluit of die projek binne die toegekende begroting voltooi sal word.

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 10
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 10

Stap 6. Sluit 'n tydlyn van die projek in

Beskryf hoe lank dit sal neem om u projek te voltooi en sluit alle relevante mylpale van die projek in. In hierdie afdeling wil u ook die algemene gesondheid van die projek en die vordering daarvan insluit. Maak dit vir die leser maklik om die status van u projek vinnig te verstaan.

As u in die middel van 'n projek is, moet u 'n persentasie insluit wat die voltooiing van die projek beskryf en of u vooruit is of nie

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 11
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 11

Stap 7. Beskryf projekuitdagings en bied oplossings

U projek kan verwagte uitdagings of onverwagte terugslae ondervind. Uitdagings kan onvoldoende hulpbronne, onverwagte hindernisse, meganiese of tegniese foute of ander vertragings insluit. Beskryf oplossings en verduidelik kortliks wat nodig is om die projekuitdagings reg te stel.

Gee dit in hierdie afdeling as daar 'n verwagte vertraging is. "Die bou van die nuwe gebou kan gedurende Januarie aansienlik vertraag, aangesien die ysige temperature onveilige werksomstandighede kan veroorsaak." Laat u leser weet dat u die tydlyn aangepas het vir die verwagte vertragings

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 12
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 12

Stap 8. Maak die verslag se gevolgtrekking

Gebruik die gevolgtrekking om die leser kortliks te herinner aan die belangrikste kwessies en die doel van die projek. Fokus in die gevolgtrekking op die toekomstige momentum en doelwitte van u projek.

Herinner u leser wat nodig is in die toekoms. 'Met die tydige ondersteuning van ons skenkers, behoort die projek teen volgende maand betyds en onder die begroting afgehandel te wees. Deur die behoeftes uit te lig, kan u verseker dat die projek betyds voltooi word

Deel 3 van 3: poleer u verslag op

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 13
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 13

Stap 1. Gebruik opmaaktegnieke om die aandag van lesers te lei

Gee duidelike kategorieë met subopskrifte en opsommings deur die verslag om tyd te bespaar vir lesers wat slegs in sekere aspekte van die projekdokument belangstel.

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 14
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 14

Stap 2. Maak die verslag visueel interessant

Deur grafieke, grafieke en ander syfers in u verslag te gebruik, kan u belangrike punte demonstreer, herhaling verminder en visuele belangstelling vir die leser bied. Benoem elke grafiek en verskaf 'n maklik leesbare sleutel.

Bespaar die leser tyd en plaas die figure langs relevante gedeeltes van die teks in plaas van aan die einde van die verslag. Die leser kan beide die teks en die grafiek maklik hersien sonder om deur die bladsye te blaai

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 15
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 15

Stap 3. Sirkuleer die voorlopige verslag aan u projekspanlede

Dit is 'n besonder belangrike stap voordat die projekverslag aan ander afdelings, bestuur of u kliënte versprei word. Spanlede kan u aandag vestig op belangrike besonderhede wat ontbreek. Hulle kan ook help om gedeeltes aan te dui wat onduidelik is en moeilik verstaanbaar is.

Hersien die verslag om bydraes van spanlede in te sluit. Gebruik u oordeel oor watter besonderhede u moet insluit

Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 16
Skryf 'n projekbestuursverslag Stap 16

Stap 4. Proeflees die verslag

U verslag moet skoon, duidelik en vry wees van opmaakprobleme en spelling- en grammatikale foute. 'N Goed georganiseerde en foutlose verslag sal afleiding verminder en u lesers toelaat om op die hoofpunte van u verslag te fokus. Deur dieselfde dokument verskeie kere te lees, kan u 'n paar ooglopende foute oor die hoof sien, dus vra 'n spanlid om die dokument te proeflees.

Wenke

  • Bespreek die projek met u spanmaats terwyl u die verslag skryf. As u die perspektiewe en sienings van ander, hul behoeftes en hul doelwitte in ag neem, kan dit bydra tot die invloed van sommige van die besonderhede wat u kies om in u projekbestuursverslag op te neem.
  • As u onderneming 'n spesifieke formaat of sjabloon vir projekbestuursverslae het, moet u aan die riglyne voldoen.

Aanbeveel: