Dit kan 'n ongelooflike taak wees om 'n geleentheid te reël. Daar is sprekers om te huur, plekke om te huur, gaste om uit te nooi en kos om te voorsien. Alhoewel dit onmoontlik lyk om alles reg te kry, as u dadelik begin organiseer en take aan 'n bekwame span delegeer, kan u u geleentheid glad laat verloop en alles wat u die dag in die gesig staar, kan aanpak. Bly bowenal kalm en herinner uself daaraan dat selfs as dinge nie perfek verloop nie, u geleentheid steeds super spesiaal sal wees.
Stappe
Metode 1 van 6: Die basiese beginsels vasmaak
0 8 BINNEKORT
Stap 1. Definieer die doel van die gebeurtenis
As u 'n sin of twee in u kop het, kan u die geleentheid in die regte rigting lei. Beplan u dit om u gemeenskap op te voed? Oorreed potensiële skenkers vir fondse? Vier 'n spesifieke individu of groep individue? Word so smal as moontlik. Wat jy ook al doen (opvoeding, oortuiging, viering, ens.), Waarom doen jy dit?
Beskou dit as u missiestelling. As u presies weet wat u wil doen, is dit baie makliker om dit te doen
0 9 BINNEKORT
Stap 2. Stel doelwitte vir die gebeurtenis om te bereik
Wat presies wil jy bereik? Nie hoeveel mense wil u opdaag nie, nie die feit dat die gebeurtenis eers plaasvind nie - wat wil u hieruit hê? 5 mense om 'n nuwe deel van u organisasie weg te loop? $ 1 000 ingesamel? Mense opgewonde?
Dink aan die drie belangrikste dinge wat u sou wou hê as gevolg van hierdie gebeurtenis en konsentreer daarop dat dit 'n werklikheid word. Miskien is een doel finansieel, een sosiaal en een persoonlik. Dit is aan jou (of jou baas!)
0 10 BINNEKORT
Stap 3. Besluit oor 'n formaat vir u geleentheid
Gebeurtenisse kan in verskillende vorme aangebied word: formele etes, toevallige veilings, potluck -partytjies of selfs virtuele vergaderings. Afhangende van die soort geleentheid wat u hou, werk die een formaat dalk beter as die ander.
- Geldinsamelingsgeleenthede werk die beste as formele etes, sodat u gaste voel dat hulle waardeer word vir hul tyd.
- As u 'n geleentheid hou om u vrywilligers te bedank, werk dit die beste as 'n potjie -partytjie waar elkeen sy eie gereg saambring.
- Toevallige veilings is lekker vir klein geldinsamelings om gaste aan te moedig om te skenk.
- Virtuele vergaderings is ideaal vir gaste wat oor die hele land of oor die hele wêreld versprei is.
0 10 BINNEKORT
Stap 4. Kies 'n tema vir u geleentheid
'N Tema kan u help om hashtags en taglines vir u geleentheid te skep, sodat dit makliker is om aanlyn te vind. Probeer om 'n tema te vind wat pas by die aard van u geleentheid en u organisasie, terwyl u die doelwitte van u geleentheid in ag neem.
- As u 'n geldinsamelingsgeleentheid vir 'n omgewingsagentskap hou, is dit moontlik dat u die waterskeiding opruim.
- As u 'n korporatiewe geleentheid hou om u aandeelhouers te bedank, is dit moontlik winsgewendheid.
Metode 2 van 6: Die vorming van 'n span
0 1 BINNEKORT
Stap 1. Versamel 'n span vrywilligers
Praat met mense in u gemeenskap wat die doel wat u probeer ondersteun, ken en liefhet. Vra hulle om 'n paar uur van hul tyd voor, tydens en na die geleentheid op te gee om u te help om dit te laat gebeur. Vertel hulle alles wat hulle verwag om te doen, sodat hulle weet wat hulle doen.
- U 'gemeenskap' kan anders wees, afhangende van die tipe gebeurtenis wat u aanbied. As dit vir u werkplek is, kan dit u kollegas wees; as dit vir u kerk is, is dit moontlik die gemeente.
- As u nie in 'n situasie is waar vrywilligers moontlik is nie, huur 'n span! Dit hang alles af van die tipe geleentheid wat u reël. Die lokaal kan u moontlik een voorsien, of u kan deur 'n derdepersoneelpersoneel gaan.
0 6 BINNEKORT
Stap 2. Delegeer werk aan verskillende mense
As die geleentheid 'n mega-geleentheid is, laat verskillende mense verskillende aktiwiteite onder die toesig van een persoon koördineer. Die spanlede moet deur die spanlede vertrou word, en hulle moet waarskynlik 'n bietjie ervaring in die beplanning van geleenthede hê.
- U kan u span in kleiner spanne verdeel as u wil hê dat sekere mense op spesifieke take moet fokus. U kan byvoorbeeld 1 persoon in beheer neem van die versierings saam met 2 ander mense wat hulle help. Dan kan u 'n ander persoon in beheer van die stille veiling hê, met 1 tot 2 ander wat hulle help.
- As u take delegeer, sal dit u baie makliker maak, sodat u nie al die werk hoef te doen nie.
0 3 BINNEKORT
Stap 3. Kommunikeer gereeld met u span
Om almal saam te werk, moet u u span op hoogte hou. Maak seker dat hulle almal weet wat aangaan, wat die tydlyn is en wanneer hulle hul take moet voltooi. Hoe meer gereeld u kommunikeer, hoe gladder gaan u geleentheid!
Oorweeg om almal in die span op 'n massa e -pos of sms -lys te plaas, sodat u almal tegelyk kan bereik
0 8 BINNEKORT
Stap 4. Huur of gee iemand die taak om foto's van die geleentheid te neem
U kan hierdie foto's later op u webwerf of sosiale media -bladsye plaas. Let op die borgbaniere, u banier, die ingang, die onthaalarea en die gaste. As die foto's goed lyk, kan u dit volgende jaar gebruik om u geleentheid te adverteer!
- Dit kan aanloklik wees om self die foto's te neem, maar u sal waarskynlik baie op u bord hê. Vra 'n vrywilliger of 'n professionele persoon om foto's vir die dag te hanteer terwyl u besig is met ander dinge.
- As die geleentheid superformeel is of as u foto's van hoë gehalte benodig, is dit beter om met 'n professionele fotograaf te gaan.
Metode 3 van 6: Huur sprekers en verskaffers aan
0 6 BINNEKORT
Stap 1. Skep 'n begroting vir die geleentheid
Alle moontlike uitgawes, inkomste, borge en voorwaardelike uitgawes moet ingesluit word. As u nie begroot nie, beland u met 'n klomp kwitansies, 'n leë sak en geen idee wat nou eintlik gebeur het nie. Wees realisties vanaf die eerste dag, sodat daar geen verrassings op die dag is nie!
- U kan ook geld uit donasies insamel.
- Soek maniere om die koste laag te hou. Oorweeg goedkoper plekke (soos iemand se huis). Onthou: 'n klein, eenvoudige byeenkoms wat goed verloop, is altyd indrukwekkender as 'n partytjie wat 'n flop is.
KUNDIGE WENK
Christina Millikin
Professional Event Planner Christina Millikin is the Founder and CEO of Glow Events, an event planning agency based in San Francisco, California. Glow Events is a boutique event planning firm specializing in full event production and creative design for corporate and social events. Christina has worked with clients such as Salesforce, Heroku, Okta, and Netflix. Glow Events' work has been featured in Martha Stewart Weddings, InStyle, and SanFrancisco Magazine. Christina is a business advisor for the Goldman Sachs 10, 000 Small Businesses program, and she has a BS in Marketing from the University of Florida.
Christina Millikin
Professional Event Planner
Our Expert Agrees:
Start with a solid budget so you don't end up spending more money than you planned. Also, be upfront with your vendors about how much you can spend. That way, they can better pair their service to best meet your needs.
0 3 BINNEKORT
Stap 2. Stoor al u kwitansies en papierwerk
Die organisering van 'n groot geleentheid laat 'n lang papierspoor, en u moet moontlik u papierwerk stoor om aan die einde in te gaan. Hou 'n lêergids of 'n notaboek vol met u kwitansies om aan die einde van u geleentheid terug te kyk. Bestel dit volgens die datum en die doel sodat u weet waarvoor dit bedoel is.
Dit is veral belangrik as u aan die einde van die geleentheid vergoed word
0 8 BINNEKORT
Stap 3. Kontak sprekers om tydens u geleentheid te gesels
Afhangende van die soort geleentheid wat u aanbied, wil u moontlik 'n paar sprekers en 'n hoofspreker hou. As u alreeds 'n paar mense in gedagte het, moet u dit so gou as moontlik kry om te sien of dit beskikbaar is en wat hul tariewe is. As hulle uit die stad kom, wees voorbereid om reis- of hoteluitgawes te dek.
- Sommige sprekers is moontlik nie beskikbaar gedurende die tyd wat u u geleentheid wil aanbied nie, dus maak seker dat u rugsteun het.
- Gewilde sprekers kan mense regtig na u geleentheid lok, dus kies hulle verstandig!
0 3 BINNEKORT
Stap 4. Huur spyseniers as u van plan is om u gaste te voed
Sommige geleenthede hoef nie kos en drank te verskaf nie, maar dit is lekker om u gaste aandete te gee of gedurende die dag eet. As u besluit om kos te verskaf, huur 'n spysenieringsonderneming sodra u lokaal vasgespyker is en praat met hulle oor die spyskaart, die opset en hoe vroeg hulle daar moet wees.
- Die meeste spysenieringsondernemings benodig minstens 'n uur voor die geleentheid om die kos op te stel en op te warm.
- As u 'n potluck beplan, skep 'n aanmeldblad waar gaste kan aanmeld vir watter gereg hulle wil bring.
0 10 BINNEKORT
Stap 5. Soek donasies as u van plan is om 'n veiling aan te bied
Die aanbied van 'n veiling is 'n uitstekende manier om geld in te samel vir 'n nie -winsgewende organisasie tydens u geleentheid. As u 'n stille veiling by u geleentheid aanbied, kontak plaaslike besighede om te sien of hulle bereid is om 'n paar van hul produkte vir u doel te skenk. Maak seker dat u hulle vertel wat u organisasie is en wat hul dienste of produk kan help.
U kan geskenkmandjies, geskenkkaarte, koepons, vakansiepakkette of kunswerke opveil
Metode 4 van 6: Vind 'n plek
0 1 BINNEKORT
Stap 1. Besluit 'n tyd vir die geleentheid
Dit is die belangrikste ding as dit by u geleentheid kom. Hoe laat en watter plek sal mense laat sê: "Ja, ek gaan daarnatoe!"? U wil 'n tyd hê waarin almal vry is en 'n gunstige plek, en iets wat u kan bekostig om te bespreek!
Gaan die kalender van u gemeenskap na en kyk na u gehoor. As u saam met 'n klomp tuis-ma's werk, is die beste opsie gedurende die dag en in die omgewing (miskien ook met 'n babysit). As u studente kanaliseer, doen 'n weeknag in die middestad. As jy kan, gaan waar hulle reeds is
0 10 BINNEKORT
Stap 2. Kontak die lokaal om u afspraak te bespreek
As u eers agtergekom het wanneer u u geleentheid wil hou, dink u aan die beste plek vir almal om bymekaar te kom. Dit kan 'n gemeenskapsentrum, 'n buite -area, u kantoor of selfs iemand se huis wees. As u weet waarheen u wil gaan, kontak die eienaar van die ruimte om toestemming te kry om u byeenkoms daar te huisves.
- Miskien moet u 'n deposito neersit om u plek by die lokaal te behou.
- Kies 'n sentrale ligging sodat u gaste maklik daar kan kom.
0 4 BINNEKORT
Stap 3. Kry 'n permit indien u gebied dit benodig
As u u geleentheid buite op openbare grond aanbied, moet u moontlik 'n permit daarvoor aanvra. Kontak u staats- of provinsiale kantoor om te sien of u 'n permit moet aanvra, en let op die grootte en parameters van u geleentheid.
- Permitte is gewoonlik nie duur nie, maar die koste wissel afhangende van waar u geleë is.
- Openbare parke benodig dikwels permitte om geleenthede aan te bied.
0 9 BINNEKORT
Stap 4. Rangskik tafels en stoele by die lokaal
As u 'n gebou verhuur, is daar moontlik nie tafels en stoele beskikbaar nie. Maak seker dat u gaste kan sit en dat u 'n plek het om kos of drank te sit as u dit bedien. Kontak 'n meubelverhuringsonderneming om te vra of u die items vir die nag wil verhuur.
Die hoeveelheid sitplek wat u benodig hang af van die aantal gaste wat u gaan hê. Alhoewel dit moeilik kan wees om vroeg te skat, moet u probeer om 'n goeie idee te kry van hoeveel mense dit kan bywoon namate dit nader kom aan die datum van die geleentheid
Metode 5 van 6: Adverteer die geleentheid
0 1 BINNEKORT
Stap 1. Maak 'n plakkaat met al die inligting vir u geleentheid daarop
Dit moet die datum, tyd, plek, hoofspreker, naam van die geleentheid en tema of tagline vir die geleentheid insluit. Maak seker dat die kleure verskyn, die ontwerp is opvallend en dat mense nie na die relevante inligting hoef te soek nie.
Maak seker dat u ook fisiese kopieë kan uitdruk om uit te deel in die stad
0 9 BINNEKORT
Stap 2. Plaas die geleentheid op sosiale media
As u onderneming of groep 'n sosiale media -bladsy het, adverteer u geleentheid 'n paar maande voor die tyd sodat mense hul kalenders kan merk. Namate die datum al hoe nader kom, plaas herinnerings vir mense sodat hulle kan aanmeld of kaartjies kan koop indien nodig.
- In die tyd van tegnologie is sosiale media die beste manier om die meeste mense te bereik.
- U kan Facebook, Instagram en selfs Twitter gebruik.
- Oorweeg om 'n advertensieveldtog te voer om meer mense op sosiale media te bereik.
0 4 BINNEKORT
Stap 3. E -pos die geleentheid aan relevante mense
As u onderneming of groep 'n poslys het, stuur die gebeurtenisplakkaat as 'n aanhangsel aan enigiemand op die nuusbrief. Probeer om nie mense met inligting oor die geleentheid te strooi nie, en hou die boodskap kort en eenvoudig.
Mense wat op 'n e -poslys verskyn, is geïnteresseerd in meer inligting oor u onderneming en gebeure, sodat hulle meer geneig is om te gaan
0 2 BINNEKORT
Stap 4. Verhoog die advertensies namate die geleentheid nader kom
In die dae en weke wat na die geleentheid lei, moet u die plakkaat van die geleentheid regtig druk om seker te maak dat soveel mense dit moontlik sien. Hou aan om te beklemtoon hoeveel pret die geleentheid sal wees en wat mense kan leer, bereik of kry as hulle dit bywoon. Hoe meer mense van die geleentheid hoor, hoe groter is die kans dat hulle sal gaan!
- U kan byvoorbeeld 'n paar dae voor die geleentheid 'n afteller op Instagram maak.
- Of u kan die skakel plaas om kaartjies teen 50% afslag 1 tot 2 dae voor die geleentheid te koop.
Metode 6 van 6: Die dag van die geleentheid bestuur
0 1 BINNEKORT
Stap 1. Kom vroeg saam met u spanlede en vrywilligers na die lokaal
Kontroleer of almal daar is en dat alle elektroniese toerusting in werkende toestand is. Enige vrae op die laaste oomblik? As daar tyd is, praat 'n bietjie met die span (en ook uself).
Maak seker dat die organiseerders 'n duidelike kenteken of 'n ander merkbare werktuig dra, sodat deelnemers hulp kan kry indien nodig
0 1 BINNEKORT
Stap 2. Stel die versierings, borde, tafels en stoele op
Maak seker dat alles in ag geneem word. Het u ballonne op die posbus nodig? 'N Plakkaatbord op die hoek? Wat van die deure en deur die gang? As u gaste deur 'n ware labirint moet dwaal, hoe meer tekens, hoe beter.
- Verwelkomingsbaniere en ander inligting voor die gebou sal veral nuttig wees. U wil hê dat mense van die straat af kan sien dat dit die plek is waar hulle moet wees. Geen vrae daaroor nie!
- Maak 'n onthaal- en registrasietoonbank. As gaste by die deur instap, moet hulle presies sien wat hulle moet doen.
- Sit musiek op! Dit kan enige ongemak wat andersins kan flikker, doodmaak.
0 1 BINNEKORT
Stap 3. Maak die lokaal skoon wanneer die geleentheid verby is
Haal die baniere af, breek die tafels af en gryp alles wat u ingebring het. U wil die plek so goed verlaat as toe u dit gevind het, veral as u vir die lokaal betaal het en ooit wil terugkom. Hulle kan fooie hef wat andersins vermy kan word. Verdeel die werk tussen u spanlede, sodat dit so vinnig en pynloos moontlik gaan.
- Kontroleer of niks waardevol agtergelaat is nie, en indien wel, maak 'n verlore en gevind.
- Laat die kontakpersoon van die lokaal weet as u iets beskadig het. Dit is die beste om eerlik en eerlik te wees.
0 7 BINNEKORT
Stap 4. Bedank u spanlede en voltooi die papierwerk wat u oor het
Afhangende van u geleentheid, kan dit wissel van absoluut niks tot 'n lang lys met dank en kwitansies. Hier is 'n paar idees om aan die gang te kom:
- Dankie aan al die spanlede, veral borge en vrywilligers. Sonder hulle sou jy dit nie kon doen nie!
- Voltooi en vereffen die rekeninge. Dit moet so vinnig as moontlik gedoen word. Hoe minder los toue, hoe beter.
- Versprei aandenkings of ander publikasies aan relevante mense.
- Gee die kwitansies aan borge en ander.
- Plaas die foto's op u webwerf vir geleenthede.
Telling
0 / 0
Metode 6 vasvra
Wat moet u doen as u geleentheid iets in die lokaal beskadig het?
Probeer om dit reg te stel.
Nie noodwendig! As dit iets is wat u maklik kan regmaak, gaan voort. Maar as die skade beter deur professionele persone hanteer kan word, moet u nie die risiko vererger deur 'n amateur -oplossing te probeer nie. Raai weer!
Probeer om die skade weg te steek.
Nope! Die plek sal die skade opmerk, selfs as u dit probeer wegsteek. Die enigste ding wat u probeer bedek, is om u onbetroubaar te laat lyk. Raai weer!
Vertel die lokaal se kontakpersoon.
Absoluut! Dit is die beste om eerlik en eerlik te wees oor die skade wat tydens u geleentheid gebeur het. Op hierdie manier kan die plek die skade herstel, en u word betroubaar beskou. Lees verder vir nog 'n vasvravraag.
Wil u meer vasvrae hê?
Hou aan om jouself te toets!
Watter algemene foute maak mense wanneer hulle 'n geleentheid bemark?
Kyk
Wenke
- Hoe gouer u u geleentheid begin beplan, hoe meer tyd sal u hê om alles uit te vind.
- Moenie probeer om alles self te doen nie! U spanlede weet wat hulle doen, dus u moet hulle vertrou met enige taak wat u nie self kan doen nie.
- Hou 'n vergadering na die geleentheid met u spanlede om te sien hoe dit verloop het. As iets beter kon gegaan het, neem die inligting en pas dit toe op u volgende geleentheid.
