'N Konferensie is 'n uitstekende manier vir mense met 'n gemeenskaplike belang om bymekaar te kom en die nuutste idees op hul gebied uit te ruil. Konferensies kom gereeld voor in die akademie, op baie bedryfsvelde, op verskeie vlakke bemarkingsgroepe en godsdienstige groepe, om maar net 'n paar te noem. As u besluit het om 'n konferensie in u omgewing te reël, kan u begin besef dat 'n goed beplande konferensie 'n taaklys van ongeveer 'n kilometer lank het. Daar is die konferensielokaal, deelnemerslys, materiaal, tegnologie en selfs verversings om oor na te dink en te beplan. As u spyt begin raak, begin vertraag, haal asem en weet dat u die vaardighede het om 'n konferensie te reël. Die sleutel tot suksesvolle konferensiebeplanning is om elke taak een stap op 'n slag te neem en 'n deeglike lys te hou van wat u gedoen het en wat u daarna moet doen.
Stappe
Deel 1 van 4: Beplanning van die konferensie: vroeë stadiums
Stap 1. Begin vroeg
U moet ten minste agt maande voor die begin van die beplanning van die konferensie begin, selfs langer as die konferensie baie deelnemers het of 'n groot omvang het.
- Onthou, baie plekke en spysenieringsdienste moet maande voor die tyd bespreek word, en baie deelnemers sal moet reis en reëlings tref om teenwoordig te wees.
- Boonop het u moontlik borge en groot maatskappye nodig om hul jaarlikse begrotings maande vooruit op te stel, sodat vooraf enige finansiële of nie -finansiële hulp met hulle onderhandel moet word.
Stap 2. Stel 'n komitee saam
'N Konferensiekomitee neem al die besluite vir die konferensie, en deur meer as een persoon te hê, verseker u dat u genoeg perspektiewe het om besluite te neem oor belangrike aangeleenthede en dat u genoeg mense het om die besonderhede uit te haal.
- U benodig 'n konferensiekoördineerder, wat die belangrikste persoon is vir al die belangrike besluite, en wat uiteindelik die meeste tyd sal gee om alles bymekaar te kry. U kan ook 'n geleentheidsbeplanner huur as u 'n groot genoeg begroting het, en u kan die hoofpyn bespaar.
- As hierdie konferensie herhaal word van een wat voorheen gehou is, probeer om die koördineerder van die vorige jaar in die komitee te kry. As hy of sy nie kan deelneem nie, vra ten minste materiaal van die vorige jaar om die beplanning te vereenvoudig.
Stap 3. Skryf u doelwitte en agenda neer
U sal duidelik moet definieer wat u met hierdie konferensie wil bereik, want dit sal die res van u besluite vorm. Om te weet wat u wil oordra en aan wie voordat u met 'n ander konferensie begin, verlig die spanning om vorentoe te beweeg.
As u nog nooit 'n konferensie beplan het nie, is dit raadsaam om die eerste keer dat u dit probeer, by 'n klein en relatief eenvoudige plan te hou. Prakties gesproke beteken dit 'n konferensie van hoogstens een of twee dae, met nie meer as 250 tot 300 mense nie
Stap 4. Kies die stad en die datums
Alhoewel u moontlik nie die spesifieke datum en ligging kan kies sonder meer beplanning nie, is dit belangrik dat u 'n goeie idee het van hoeveel tyd u moet beplan.
- Daar is waarskynlik baie beperkings op die datum wat u kies as gevolg van u spesifieke situasie, maar oor die algemeen word konferensies gewoonlik tydens spesifieke tye van die jaar en op spesifieke dae van die week gehou. In Europa word byvoorbeeld gewoonlik tussen Maart en Junie of tussen September en November konferensies gehou; enige ander tyd en mense is minder geneig om op te daag. Net so word konferensies gewoonlik van Donderdag tot Vrydag of Maandag tot Dinsdag gehou. Vind uit wat die bedryfsnorme in u omgewing is, voordat u die maand en dae kies.
- Die lengte van 'n konferensie hang af van hoeveel mense jy dink gaan deelneem en wat alles op 'n konferensie moet bereik. Beplan ongeveer twee volle dae vir 'n konferensie van 250-300 mense.
- Oor die algemeen moet u slegs 'n konferensie in u eie stad organiseer, en die stad moet toegang hê tot 'n nabygeleë lughawe, hotelle en 'n aanvaarbare keuse van plekke. Dit is ook die beste as die stad 'n groot metropolitaanse gebied is wat mense in elk geval wil besoek; mense op die heining oor die bywoning van 'n konferensie is meer geneig om te gaan as dit in 'n toeristebestemming is.
Stap 5. Noem die konferensie
Dit sal help as u begin publiseer, maar ook help met die beplanning, aangesien u u materiaal konsekwent kan hou en 'n teenwoordigheid op sosiale media kan begin bou vir die konferensie.
Kies 'n naam wat dui op die doel en/of gehoor van die konferensie self. Soek die name van soortgelyke konferensies om idees te kry, maar maak seker dat die uwe oorspronklik is en nie soos 'n ander gebeurtenis klink nie, veral een wat verband hou met u nis
Deel 2 van 4: Organisering van die konferensie
Stap 1. Ontwikkel u begroting
U kan niks anders doen sonder om te weet hoeveel geld u in die algemeen moet spandeer nie, en dit dan opdeel in toekennings soos konferensielokaal, materiaal en sprekersgeld. Hou by u begroting, en as u verantwoordelikhede delegeer, maak seker dat u assistente ook hul geldelike perke nakom.
Die begroting kan beïnvloed word deur die vraag of u borge vir u geleentheid wil werf of nie. Borge betaal 'n fooi om die konferensie te ondersteun, maar kry ook mening oor die inhoud van die konferensie, insluitend die aanbied van aanbiedings of panele met hul eie sprekers en die bekendstelling van konferensiemateriaal met hul logo's. Aan die positiewe kant betaal 'n borg u vooraf, wat u meer geld gee om mee te werk soos u beplan. Borge kan plaaslike bedryfsleiers of filantrope insluit, afhangende van u onderwerp
Stap 2. Stel kaartjieprys en verkoopmetode vas
Sommige konferensies is gratis vir deelnemers, en ander hef buitensporige fooie. Daar is verskeie faktore wat u moet oorweeg wanneer u die kaartjieprys bepaal en hoe u kaartjies moet begin verkoop:
- Wat is die fooie verbonde aan konferensiebeplanning? As dit 'n klein, plaaslike konferensie is met min of geen fooie, kan dit sinvol wees om nie mense te hef vir die bywoning nie. 'N Ander opsie is om mense wat teenwoordig is gratis toe te laat, terwyl ander 'n klein fooi betaal om konferensiekoste te dek.
- Meerdaagse konferensies of diegene wat maaltye bedien, hef gewoonlik registrasiegelde, wat in die Verenigde State van $ 30 tot honderde kan wissel.
- Baie konferensies gebruik 'n glyskaal vir mense in verskillende stadiums van hul loopbane. Byvoorbeeld, akademiese konferensies vra gewoonlik 'n laer fooi vir studente as vir fakulteite, en ook 'n laer fooi vir lede van die borgvereniging as vir die algemene publiek.
Stap 3. Kies u konferensielokaal
Hou die aantal deelnemers in gedagte, die gemak van die ligging, parkeerplek en die nabyheid van openbare vervoer, lughawens en hotelle. U doel met die vind van 'n plek om die konferensie te hou, moet dit vir deelnemers so maklik moontlik maak om dit by te woon.
Kyk of u stad 'n konferensiesentrum of 'n hotel met vergaderruimtes het. Vir klein konferensies kan u gereeld 'n plaaslike kerk of gemeenskapsentrum huur
Stap 4. Roep die hulp van lokaalpersoneel in
As u 'n plek gekies het wat bekend staan vir die hou van konferensies, gebruik dan hierdie waardevolle bron. Dit is wat die personeel elke dag doen en moet vrae of bekommernisse kan beantwoord en, indien nodig, advies kan gee.
Sommige plekke het selfs 'n geleentheidsbeplanner op personeel wat baie van die oorblywende besonderhede van u konferensie kan hanteer. Selfs as die beplanner 'n fooi vra, kan dit die moeite werd wees om te verhoed dat dit die volgende paar weke u eie voltydse werk word
Stap 5. Besluit 'n spyskaart
As u 'n konferensie reël, moet u onthou dat deelnemers nie die hele dag wil sit sonder om 'n ordentlike maaltyd te eet nie, en baie weet nie wat in die omgewing beskikbaar is nie. Stel vas of u 'n spysenieringsdiens gaan huur om ontbyt, middagete en versnaperinge in te bring, of die konferensielokaal wat u gekies het, voedseldiens sal lewer.
Hou in gedagte dat baie mense dieetbeperkings, allergieë en voorkeure het wat die beplanning van etes nogal moeilik kan maak. As u 'n ervare spysenier kies, kan hulle opsies skep vir vegetariese, neutvrye, glutenvrye, kosjer of ander maaltydvoorkeure
Stap 6. Dring aan op 'n deurloop
Nadat u die grootste deel van u konferensie gereël het, moet u niks aan die toeval oorlaat deur saam met die res van die deelnemers in te stap wanneer die konferensie begin nie.
Gaan na die konferensielokaal en ontmoet die personeel die vorige dag om seker te wees dat alles in plek is en om aandag te gee aan die besonderhede van die laaste minuut
Deel 3 van 4: Beplanning van die inhoud van die konferensie
Stap 1. Beplan die skedule
U ken reeds die titel van die konferensie en het 'n algemene idee van die onderwerpe. Maar nou moet u besluit hoe dit eintlik gaan uitspeel. Konferensies kom in baie soorte voor, en verskillende bedrywe volg verskillende benaderings. As u nie seker is hoe om te werk te gaan nie, oorweeg dit om 'n algemene konferensieformaat te gebruik:
- Begin met 'n hoof- of openingsadres. Dit is gewoonlik 'n toespraak of aanbieding wat deur 'n groot naam in die bedryf of veld gehou word-wie ook al die bekendste spreker is wat u kan oortuig om te kom. Die hoofrede kan in die aand plaasvind en dan eindig met 'n ete, of dit kan die eerste oggend op die eerste dag van die konferensie plaasvind.
- Die oorblywende dag of dae van die konferensie moet in korter sessies verdeel word. Die werklike inhoud van sessies word gewoonlik bepaal deur wie van plan is om by te woon (deelnemers sal voorstelle indien), maar u kan ook beplan vir werkswinkels, filmvertonings of ander formate wat u wil insluit. Afhangende van hoeveel mense dit bywoon, kan u een sessie op een slag plaasvind (wat 'plenaire' genoem word), of u kan verskeie sessies gelyktydig laat loop ('breakout -groepe' genoem), sodat deelnemers 'n keuse kan maak van wat hulle wil bywoon.
- Sluit die konferensie op 'n hoë noot af met 'n motiveringspreker of 'n uitdaging vir die gehoor.
Stap 2. Besluit watter tipe sessies u wil hê
Dit sal afhang van die bedryfsstandaarde, maar u kan lesings, aanbiedings wat aan die gang is, werkswinkels, beleidsopdaterings of state-of-the-field-adresse, interaktiewe sessies of plakkaataanbiedings op die vloer oorweeg.
- Die tipe sessies wat u verwag, sal 'n invloed hê op die manier waarop u die konferensie bekend maak, dus besluit vroegtydig watter tipe inhoud die belangrikste vir u teikengehoor sal wees.
- Sessies kan wissel van 45 minute tot drie uur elk, afhangende van die aantal aanbiedings en die inhoud.
Stap 3. Beplan as u ander aktiwiteite moet insluit
Om uit te vind hoe om ander belangrike geleenthede in u konferensiekedule in te pas, is noodsaaklik vir 'n suksesvolle geleentheid.
- U kan ook tyd vir organisatoriese sake, soos besigheidsvergaderings of toekennings, skeduleer.
- U kan voorsorgmaatreëls insluit of deelnemers vra om 'n bruinsakmaaltyd saam te bring (kies gewoonlik slegs die laaste opsie as u geen bywoningskoste hef nie; anders verwag mense dat hul registrasiegeld ten minste een maaltyd dek). U kan ook 'n blaaskans neem en die deelnemers laat middagete eet by nabygeleë instansies, as u plek in die stad is.
- Besluit of u deelnemers waarskynlik enige soort vermaak wil hê, soos toere deur die omgewing, 'n aand by 'n komedieklub of 'n film- of teateropvoering. In sommige stede en in sommige nywerhede word dit verwag, maar in ander kan dit nie op hul plek lyk nie.
Deel 4 van 4: Bekendmaking van die konferensie
Stap 1. Bepaal wie gaan deelneem
Daar is baie soorte konferensies, insluitend akademiese, godsdienstige en industrie, en elkeen van hierdie tipes verskil in tipe deelnemers. U moet seker maak dat daar genoeg belangstelling is in die segment waarop u mik, voordat u met die beplanning voortgaan.
As u slegs 'n klein groep, soos werknemers van u onderneming of lede van u kerk, teiken, hoef u nie soveel stappe te doen om die konferensie bekend te maak nie. 'N Eenvoudige e -pos of twee, saam met 'n vermelding in die nuusbrief en/of tydens administratiewe vergaderings, behoort genoeg te wees om die konferensie bekend te maak
Stap 2. Vind bedryfsleiers om deel te neem
U benodig 'n groot hoofopskrif of hoofspreker om ander mense in die bedryf te oortuig.
As u eers bevestig het dat groot name in die veld sal deelneem, kan u hierdie inligting in u konferensiemateriaal insluit, soos u oproepe om deelnemers
Stap 3. Skep 'n konferensie webwerf
Deesdae is dit byna verpligtend om 'n digitale teenwoordigheid te hê vir 'n suksesvolle konferensie. Soek 'n beskikbare URL wat die konferensienaam of 'n logiese afgeleide daarvan bevat, sodat dit maklik is om te vind. Sluit al die belangrike inligting oor die konferensie op die webwerf in, en maak seker dat u die URL bevat op alle drukmateriaal en advertensies wat met die konferensie verband hou.
- Op die webwerf moet u die datum, tyd en adres van die konferensielokaal en die name van enige prominente sprekers insluit. U kan ook inligting oor vervoer, verblyf, besienswaardighede in die omgewing insluit, en u kan die konferensiekedule byvoeg wanneer dit beskikbaar is, indien nodig.
- U kan die webwerf ook opdateer met 'n skakel om te registreer wanneer u gereed is om registrasie oop te maak.
Stap 4. Adverteer
Begin vroeg (tot 'n jaar vooruit) sodat aanbieders kan begin met die indiening van voorstelle vir sessie -idees. Afhangende van die grootte van u konferensie en u teikengehoor, sal u benadering verskil. Hou in gedagte waar lede van u teikengehoor hul inligting oor hierdie bedryf of groep kry. Dit kan die volgende insluit:
- Sosiale media, soos die borgingsorganisasie se Facebook -blad en Twitter -feed
- Lysdienste en e-pos kontaklyste
- Verhandel blogs, tydskrifte, nuusbriewe of tydskrifte
- Plakkate, flyers of ander aankondigings wat na relevante groepe, organisasies of besighede gestuur word
Stap 5. Vra voorstelle
In u advertensiemateriaal moet u ook 'n "Oproep vir deelnemers" of 'n "Oproep om voorstelle" insluit waarin individue of groepe versoek word om voorstelle, panele of werkswinkels in te dien.
Afhangende van u bedryf, kan u 'n spesifieke lengte van die voorstel vra. In die akademie vra kleiner konferensies gewoonlik 'n opsomming van 'n paar honderd woorde; groter konferensies vra vir volledige manuskripte
Stap 6. Begin met die aanvaarding van registrasies
Dit is 'n goeie idee om deelnemers te registreer voor die konferensie, selfs maande voor die tyd, om u 'n idee te gee van hoeveel mense sal opdaag.
- Stel 'n registrasie webwerf op wat gekoppel is aan die konferensie webwerf. Daar is verskillende maniere om dit met behulp van bestaande dienste te doen as u nie oor die tegniese vaardighede beskik om u eie te skep nie. U kan byvoorbeeld 'n fooi betaal om die dienste van RegOnline te gebruik, 'n onderneming wat aanlynregistrasies vir geleenthede aanbied, dit opstel en dit op 'n gebruikersvriendelike manier na u toe stuur.
- U kan ook deelnemers toelaat om hul registrasies te bel of te faks as u 'n manier het om betaling per kredietkaart te verwerk.
- As u nie 'n aanlyn- of telefoonmetode wil doen nie, skep 'n registrasievorm en laai dit na u webwerf as 'n PDF, laat die deelnemers dit dan afdruk en invul en stuur dit saam met 'n tjek na u besigheidsadres.
- Om vroeë registrasie aan te moedig, bied 'n afslagprys vir diegene wat 'n maand of meer voor die tyd registreer, 'n effens hoër fooi vir wag om te registreer in die maand voor die konferensie, en 'n effens hoër fooi vir aanmeldings by die deur.
Video - Deur hierdie diens te gebruik, kan sommige inligting met YouTube gedeel word
Wenke
- Vra die sprekers vooraf of hulle ekstra toerusting benodig vir hul aanbiedings, soos 'n podium, televisies, groot skerms of rekenaars.
- Vind uit of een van u konferensiegangers spesiale dieetvereistes het tydens die voorbereiding van die spyskaart.
- Oorweeg die doel van die konferensie by die opstel van die kamer en bied sitplekke of sitplekke met tafels om aantekeninge te maak.
- Terwyl u die pryse van plekke vergelyk, vra ook na die prys vir kos, water, drank, ens. Dit kan baie duur wees.
