'N Vergaderingsfasiliteerder is die persoon wat verantwoordelik is vir die leiding van 'n vergadering. In wese is die doel van die fasiliteerder om te verseker dat die vergadering vlot verloop van organisasie, begin, tot einde. 'N Goed gefasiliteerde vergadering moet verseker dat die doelwitte van die vergadering bereik word deur die gevolgtrekking daarvan. 'N Goeie fasiliteerder sal dus verseker dat alle deelnemers die doel van die vergadering verstaan, seker maak dat aan alle behoeftes van die deelnemers voldoen word, dat die vergadering vlot verloop en volle deelname verseker.
Stappe
Deel 1 van 3: die grondslag lê vir 'n suksesvolle vergadering
Stap 1. Voorbereiding is die sleutel, dus begin met 'n agenda
Terwyl 'n fasiliteerder by vergaderings moet inskakel en hulle werk maklik laat lyk, is dit van kritieke belang dat hulle deeglik voorberei op vergaderings. Begin met die skryf van 'n agenda. 'N Goeie agenda bevat belangrike punte oor die vergadering, sowel as voldoende besonderhede, sodat die deelnemers weet waar hulle moet wees en wat hulle kan verwag.
- Let op die begin- en eindtyd van sessies, sowel as realistiese tydsbeperkings vir elke sessie, om te verseker dat die vergadering betyds afloop.
- Kies onderwerpe wat 'n invloed het op almal wat die vergadering bywoon. Probeer om insette te kry van diegene wat die vergadering bywoon oor die onderwerpe wat bespreking regverdig.
- Stel die onderwerpe as vrae wat beantwoord moet word om dialoog tydens die vergadering te stimuleer.
- Let op wat die doel van bespreking is. Is dit vir inligting, om 'n probleem op te los of om 'n besluit te neem?
- Spesifiseer hoe deelnemers vir die vergadering moet voorberei.
Stap 2. Beplan die uitnodigingslys
Dit vereis 'n delikate balans. As daar te min of te veel mense bywoon, loop u die risiko van 'n onproduktiewe vergadering. U sal slegs mense wil nooi wat u sal help om die doel van die vergadering te bereik. Vra jouself die volgende af.
- Wie is die belangrikste besluitnemers oor die kwessie?
- Wie het die meeste kennis oor die inligting wat bespreek word?
- Wie het 'n gevestigde belang in die onderwerpe?
- Wie sal enige besluite wat geneem word, moet uitvoer?
- Sommige kenners stel voor dat 8 mense uitgenooi word na vergaderings waar 'n besluit geneem moet word. Daarteenoor stel hulle 18 mense voor wanneer die doel van die vergadering 'n dinkskrum is.
Stap 3. Stuur die uitnodigings per e -pos
Om 'n e -pos te stuur, is die maklikste manier om u deelnemers uit te nooi. U e -pos moet 'n kort inleiding tot die vergadering bied. Dit moet ook die datum, tyd en moontlik 'n RSVP -sperdatum bevat. Die agenda moet by die e -pos aangeheg word.
Dit is opsioneel om 'n RSVP te vereis, maar dit stel u in staat om 'n behoorlike hoeveelheid materiaal vir alle deelnemers voor te berei
Stap 4. Begin nadink oor wat 'n goeie fasiliteerder doen
Deur te besin oor wat 'n fasiliteerder tydens 'n vergadering doen, sal u in 'n goeie posisie wees om te weet wat van u verwag word wanneer dit u beurt is om die taak te verrig. 'N Goeie fasiliteerder sal 'n aantal eienskappe hê wat hom of haar help om tyd, mense en verskillende menings te bestuur. Dit is die beste om hierdie eienskappe vroeg te ontwikkel.
- Waardeer mense en hul idees. 'N Goeie fasiliteerder sal sy of haar eie komplimente oordra nadat 'n deelnemer 'n idee aangebied het. Sê iets soos "dankie Samantha, dit is baie nuttige punte wat ons help om op 'n ander manier oor die kwessie te dink." Deur dit te doen, sal u verseker dat elke persoon en idee gehoor word, en dat ander ook selfversekerd sal wees om te praat.
- Wees op jou tone. U sal tydens vergaderings op 'n aantal verskillende situasies moet reageer. U moet vinnig dink en reageer op hierdie verskillende situasies. As iemand byvoorbeeld sinvolle advies gee, prys hom dan vinnig, soek dan onmiddellik 'n ander deelnemer wat wil bou op die denkrigting. As iemand egter 'n slegte punt wat buite die onderwerp is, opper, doen u bes om die goeie in die opmerking te beklemtoon en te soek na 'n ander deelnemer wat sal voortbou op wat u goed gedink het.
- Wees goed gepraat. Dit is belangrik dat almal in die kamer u verstaan. U sal op 'n redelike volume wil praat sodat almal kan hoor. Sê duidelik en moenie mompel of mompel nie. Gebruik slegs jargon as almal by die vergadering die terminologie ken.
Deel 2 van 3: Die opstel van die verhoog vir die vergadering
Stap 1. Beplan die ligging en rangskik die meubels
U moet oorweeg of die vergadering van aangesig tot aangesig gaan wees, 'n virtuele vergadering deur skerms of 'n kombinasie van die twee. Afhangende van die vergaderingsformaat, moet u seker maak dat al die meubels en hardeware op hul plek is, insluitend stoele, tafels en projektorskerms. Daar is verskillende maniere om meubels vir 'n vergadering op te stel.
- 'N Tafelronde sal help vir besprekingsgerigte vergaderings.
- 'N Omgewing met stoele in rye is goed om 'n spreker as die hooffokus te vestig. Hierdie opset werk goed as die hoofdoel is om inligting oor te dra eerder as om bespreking te soek.
- 'N Teateropset het 'n tafel aan die voorkant van die kamer en 'n paneel luidsprekers kan voor sit. Deelnemers sal in rye voor die paneelluidsprekers sit, soos in 'n lesingsformaat.
- 'N Klaskamer het tafels voor die rye stoele sodat deelnemers notas kan neem terwyl die spreker die fokus van die vergadering bly.
- Gebruik die U-vormige opset vir vergaderings waar u wil hê dat die deelnemers mekaar moet sien en kan kommunikeer wanneer dit nodig is.
- Stel stoele in 'n sirkel saam met u in die middel vir vergaderings wat as oop en deelnemend bedoel is.
Stap 2. Voorsien voorraad vir diegene wat die vergadering bywoon
'N Volledig voorbereide fasiliteerder sal aan penne, notaboeke, werkboeke, uitdeelstukke en ander gereedskap wat aan die vergadering benodig word, aan die deelnemers voorsien. Oorweeg ook of u vooraf aanmeldingsinligting sal moet verskaf vir virtuele vergaderings. Daar moet 'n bord wees wat mense en aanbieders in staat stel om aantekeninge te maak sodat almal dit kan sien, miskien 'n blaaibord of 'n wit bord. Dit laat die vergadering gladder vloei, sodat deelnemers hul vrae op spesifieke tye tydens die vergadering kan beantwoord.
Afhangende van die lengte van die vergadering, dink aan die verskaffing van drankies (koffie), versnaperinge, water en/of lekkergoed aan u deelnemers
Stap 3. Stuur 'n e -posherinnering oor die vergadering soos dit nader
Mense is besig, en sonder herinneringe is dit moontlik dat hulle die komende vergadering sal vergeet. Probeer herinnerings uitstuur aan diegene wat twee dae voor die vergadering sal plaasvind, sal bywoon.
- As u genooides na RSVP gevra het, kan u 'n herinnering stuur dat hulle voor die sperdatum moet RSVP.
- Vra in u herinnering -e -pos of iemand van plan verander het.
Deel 3 van 3: Ken jou rol en vergemaklik die vergadering
Stap 1. Kom vroeg na die vergadering
As fasiliteerder behoort u daar te wees om almal wat by die vergadering aankom te groet. Of skud hul hand as hulle die kamer instap of groet hulle terwyl hulle by die telekonferensie aanmeld. Dit sal 'n warm omgewing by die vergadering skep, terwyl dit ook toon dat u ernstig is en bereid is om te bespreek.
Stap 2. Begin die vergadering betyds en maak die doelwitte duidelik
Alhoewel almal in die vergadering die agenda ontvang het, begin die deelnemers op dieselfde bladsy deur die doelwitte weer in te stel. Dit sal ook help om die toon vir die vergadering aan te gee en mense onmiddellik op die regte pad te plaas.
- U kan ook aan die begin van die vergadering huishoudelike aankondigings doen, insluitend inligting oor pouse, branduitgange en toilette.
- U kan ook daaraan dink om reëls vir interaksie op te stel, afhangende van wie die vergadering bywoon. Reëls kan insluit om mekaar wedersydse respek te betoon, om by die onderwerp te bly, om die probleem aan te val eerder as op die persoon, om die bespreking af te sluit en om ander nie te onderbreek nie.
Stap 3. Lei die vergadering deur alle deelnemers te laat praat
Almal het 'n ander metode om 'n vergadering te begelei en sprekers oor die onderwerp te hou. 'N Belangrike metode is om seker te maak dat gesprek en bespreking nie deur een of twee mense oorheers word nie. Maak seker dat u op die uitkyk is vir almal wat 'n punt wil maak, en gee hulle die geleentheid om te praat deur hul mening te vra.
Sê 'n kollega met die naam Samantha lyk geïnteresseerd, maar moet nog bydra. U kan probeer om te sê: "Samantha, hoe beïnvloed die aangeleentheid aan u departement en u spesifiek?"
Stap 4. Hou by die onderwerp
Die taak van die fasiliteerder is om alle deelnemers of sprekers oor die onderwerp te hou. Deur toelaatbare raaklyne toe te laat, word u skedule afgeskakel en kan dit beteken dat die vergadering nie die beoogde resultaat bereik nie. As u voel dat bespreking van die onderwerp af beweeg, herlei die gesprek deur vrae te stel wat direk verband hou met die onderwerp.
- As die dialoog begin dryf, kan u sê: "Maar hoe beïnvloed dit die kwessie wat ons vandag bespreek?" Of, "Dit is alles baie interessante punte. Ons moet dit later bespreek, maar laat ons eers fokus op die kwessie."
- U kan ook die idees wat na vore gekom het, aandui en dit op 'n latere vergadering of op 'n ander manier aanspreek. U kan dus die raakgedagtes behoorlik eerbiedig en nie een van die deelnemers aanstoot gee nie.
Stap 5. Maak 'n plan vir moeilike situasies en ontlont dit
As u voel dat deelnemers op die punt staan om in 'n hewige debat betrokke te raak, moet u 'n ander persoon inbring waarvan u weet dat hy die saak sal bespreek. In wese wil u 'n debat ontlont deur meer dialoog te voer. In geval van konflik, kan u ook na albei kante luister en 'n gemeenskaplike grondslag identifiseer om die teenpartye bymekaar te bring.
In die geval van 'n moeilike situasie, kan u sê: "dit is duidelik dat u albei van verskillende kante kom. U stem egter duidelik saam oor die belangrikheid van hierdie kwessie, so laat ons probeer om ons energie te vestig op die vind van 'n wedersyds voordelige resultaat."
Stap 6. Beantwoord en herlei vrae
As die fasiliteerder kan u vrae van die deelnemers neem, solank u in staat is om akkuraat te reageer. Indien nie, moet u die vraag na iemand by die vergadering verwys wat in 'n beter posisie is om akkuraat te reageer.
As u nie die antwoord op 'n vraag ken nie, kan u sê: "Dit is 'n uitstekende vraag. Ek dink Samantha is egter beter ingelig oor hierdie onderwerp. Samantha, wat dink jy?"
Stap 7. Som die bevindinge op en vereenvoudig dit
Maak aantekeninge tydens die vergadering en maak seker dat u al die belangrikste idees en opinies neerskryf. Aan die einde van 'n bespreking oor 'n sekere onderwerp, is dit nuttig as die fasiliteerder 'n oorsig gee van wat gesê is en die gevolgtrekkings wat gemaak is.
Doen u bes om die belangrikste punte van elke teenwoordige persoon op te som. Beklemtoon ook watter besluite oor die aangeleenthede geneem is
Stap 8. Vra hoe die vergadering verloop het toe dit afgesluit is
Terugvoer is noodsaaklik vir u om as vergaderingsfasiliteerder te verbeter. U kan daaraan dink om die volgende te vra: Is die agenda op 'n goeie tydstip versprei? Hoe goed voorbereid was die deelnemers? Het die tyd wat aan elke onderwerp toegewys is, gewerk? Was daar genoeg tyd vir bespreking? Hoe kan die opstelling van die kamer verbeter word?
- Terugvoer kan ook verkry word deur 'n e -posopname wat kort na die vergadering aan die deelnemers gestuur is.
- Gaan die resultaat na en maak die nodige veranderinge vir die volgende vergadering.
Wenke
- Onthou dat om 'n vergadering te vergemaklik, u nie te veel aandag aan die inhoud hoef te hê nie. Wees eerder bekommerd oor die proses.
- Hou by vasgestelde breektye.
- Wees beskikbaar vir die deelnemers deur na die vergadering te bly vir almal wat nie die groep wil toespreek nie.
