3 maniere om 'n vergadering te begin

INHOUDSOPGAWE:

3 maniere om 'n vergadering te begin
3 maniere om 'n vergadering te begin

Video: 3 maniere om 'n vergadering te begin

Video: 3 maniere om 'n vergadering te begin
Video: LP - Lost On You (Live) 2024, Maart
Anonim

Of dit nou sake, ontspanning of ondersteuning is, vergaderings is 'n noodsaaklike manier om baie inligting aan 'n groep mense te verskaf. Om voor 'n groep te praat, kan intimiderend wees, veral as dit jou taak is om die vergadering op koers te hou. Alhoewel dit aanvanklik stresvol kan lyk, kan dit maklik wees om 'n vergadering te begin, solank u u openingsopmerkings voorberei, u tyd goed bestuur en duidelik uitdruk.

Stappe

Metode 1 van 3: Voorbereiding van die openingsopmerkings

Begin 'n vergadering Stap 1
Begin 'n vergadering Stap 1

Stap 1. Konsepopmerkings vir 'n besigheidsvergadering

Besluit 'n vergaderingsformaat voordat u begin met die beplanning van enige openingsverklarings. Sake- en direksievergaderings moet meer formele openingsopmerkings hê om erkenning te gee aan die bywonende lede. Hou die openingswoorde kort vir meer toevallige vergaderings, veral as die deelnemers tyd het om hulself voor te stel. U kan sjablone vind vir die begin van 'n informele vergadering aanlyn.

  • Rondetafelvergaderings verg miskien nie soveel voorbereiding nie, aangesien elke lid 'n ander deel van die vergadering lei.
  • Begin byvoorbeeld 'n vergadering deur te sê: 'Welkom! Ek wil almal bedank dat hulle na ons kwartaallikse begrotingsvergadering gekom het. Voordat ons begin, wil ek hê dat u saam met my na die agenda kyk.”
Begin 'n vergadering Stap 2
Begin 'n vergadering Stap 2

Stap 2. Gee duidelik die doel van die vergadering

Maak seker dat al die deelnemers van die vergadering verstaan wat u gaan bespreek. Dit sal baie moeiliker wees vir mense om te fokus as u nie 'n duidelike doel of doel bereik nie. Laat hulle weet wat hulle kan verwag nadat u hulle gegroet het.

  • In 'n besigheidsomgewing kan u sê: "Die doel van hierdie vergadering is om 'n manier te vind om hierdie kwartaal se begroting te besnoei."
  • Vir meer gemaklike omgewings, kan u bly: "Laat ons ons gedagtes en ervarings oor hierdie kwessie deel."
Begin 'n vergadering Stap 3
Begin 'n vergadering Stap 3

Stap 3. Volg 'n agenda om verwarring te voorkom

Kyk eers na wat die vergadering sal dek voordat u nuwe gesprekke aanpak. Verskillende onderwerpe kan tot verskillende besprekings lei, wat vinnig van die onderwerp af kan raak as u nie 'n beplande agenda volg nie. Om 'n agenda te hê, help om die vergadering op koers en oor die onderwerp te hou, en gee deelnemers 'n manier om te monitor hoe lank die vergadering duur.

Gee duidelik aan of 'n sekere deel van die agenda slegs op een persoon van toepassing is. Om verwarring tydens die vergadering te vermy, moet u vasstel wie vir hierdie taak verantwoordelik is. Sê byvoorbeeld: 'John sal al die begrotingspapier hanteer. Praat met hom as u enige vrae het.”

Metode 2 van 3: Doeltreffende bestuur van die vergadering

Begin 'n vergadering Stap 4
Begin 'n vergadering Stap 4

Stap 1. Begin die vergadering betyds om by te bly

Maak seker dat die vergadering op die vasgestelde tyd begin. U wil alle vergadergangers wys dat hul tyd waardevol is. Deur die vergadering betyds te begin, skep u 'n atmosfeer van wedersydse respek. Stiptelikheid maak dit ook makliker om later tyd te maak vir vrae.

Maak ook seker dat u die vergadering betyds beëindig

Begin 'n vergadering Stap 5
Begin 'n vergadering Stap 5

Stap 2. Hersien enige grondreëls om die orde te handhaaf

Herinner die deelnemers aan die vergaderingbeleid voordat u begin. Afhangende van die vergadering, het u moontlik meer grondreëls as ander.

  • Byvoorbeeld, 'n ondersteuningsvergadering kan 'n vertroulikheidsherinnering vir die lede hê. 'N Besigheidsvergadering kan 'n reël hê dat deelnemers deeglik en spesifiek is wanneer hulle praat.
  • Stel hierdie reëls aan die begin van die vergadering vas. Dit sal baie moeiliker wees om reëls af te dwing as u dit op 'n willekeurige tydstip stel.
  • Byvoorbeeld, tydens 'n besigheidsvergadering kan u sê: 'As u probleme ondervind met die begroting van hierdie kwartaal, wag asseblief tot die einde van die vergadering om privaat met my te praat.'
Begin 'n vergadering Stap 6
Begin 'n vergadering Stap 6

Stap 3. Laat die deelnemers tyd om hulself voor te stel

Gee deelnemers die geleentheid om te groet en mekaar se name te leer ken. Lidvoorstelle is noodsaakliker en waardevoller vir ondersteuningsgroepe, aangesien elke deelnemer tydens die vergadering sal praat. Inleidings kan ook in 'n formele omgewing waardevol wees, maar maak seker dat dit nie van die items op die vergaderingsagenda wegneem nie.

  • Byvoorbeeld, jy kan dit tydens 'n formele vergadering sê: 'Voordat ons begin, wil ek graag in die kamer rondgaan sodat elke persoon sy naam en posisie in die onderneming kan sê.'
  • By 'n toevallige vergadering kan u sê: 'Kom ons gaan om die sirkel en stel ons voor. U kan ook een positiewe en een negatiewe ding deel wat u hierdie week gebeur het.”
Begin 'n vergadering Stap 7
Begin 'n vergadering Stap 7

Stap 4. Stel 'n tyd vas vir vrae en kommentaar

Maak seker dat die deelnemers die geleentheid kry om hul stem te laat hoor. Probeer om 'n spesifieke item op die agenda van die vergadering op te neem wat daarop gemik is om vrae te beantwoord en na terugvoer te luister. As deelnemers verward voel wanneer hulle vertrek, dink hulle miskien dat die hele vergadering 'n vermorsing van tyd was.

Sluit alle giftige gedrag van die deelnemers af. Hoewel oop kommunikasie belangrik is, is passief-aggressiewe gesprekke geneig om 'n vergadering gespanne en ongemaklik te maak. As u van mening is dat passief-aggressiewe kommentaar 'n ernstige probleem vir u deelnemers kan wees, kan u aan die begin van die vergadering kommentaar lewer oor giftige gedrag

Metode 3 van 3: om u punt oor te dra

Begin 'n vergadering Stap 8
Begin 'n vergadering Stap 8

Stap 1. Praat met bondige taal om 'n duidelike punt te maak

Vermy die gebruik van onnodige vultaal in 'n formele sakevergadering. In 'n meer toevallige omgewing, probeer vriendelike en uitnodigende taal om verwarring oor wie u moontlik aanspreek, uit te skakel. Deur u eie taal te stroomlyn, stroomlyn u ook die doeltreffendheid van die vergadering in die algemeen.

  • Byvoorbeeld, tydens 'n formele vergadering, in plaas van om te sê: 'Ons het probleme om papiere te versprei weens 'n meganiese probleem', sê: 'Ons kan geen kopieë maak nie omdat die drukker gebreek het.'
  • Sê in 'n toevallige vergadering 'Laat ons almal iets goeds deel wat hierdie week gebeur het' om duidelik te maak dat u die hele groep toespreek.
Begin 'n vergadering Stap 9
Begin 'n vergadering Stap 9

Stap 2. Sluit pouses in om die klem op 'n punt te plaas

Kies strategiese plekke in u toespraak om 'n tweede of twee pouses in te sluit, aangesien dit die luisteraar help om meer aandag te skenk aan wat u volgende sal sê. Deur te stop, kan u ook asemhaal en geestelik hersien wat u volgende wil sê. Praat stadig en duidelik sodat almal jou kan hoor en verstaan.

Begin 'n vergadering Stap 10
Begin 'n vergadering Stap 10

Stap 3. Kom tot die punt deur duidelike, aktiewe werkwoorde te gebruik

Praat op 'n duidelike en uitvoerbare manier, sodat mense onmiddellik kan verstaan wat u probeer sê. Probeer om nie die passiewe stem te gebruik nie, wat die direkte aksie uit u toespraak sal neem. As u 'n aktiewe stem insluit, word u punt meer direk en gladder as 'n passiewe stem.

Sê byvoorbeeld "Ons het ons doel bereik", in plaas van om te sê: "Die doel is bereik."

Begin 'n vergadering Stap 11
Begin 'n vergadering Stap 11

Stap 4. Vermy oortollige taal sodat u 'n duidelike punt kan maak

Moenie onnodige woorde gebruik as u probeer om u punt te maak nie. U hoef nie langer 'n stelling te maak as wat u hoef te wees as u in enkele woorde u mening kan gee nie.

  • In enige soort vergadering kan terme soos 'nabyheid' en 'besondere belangstelling' verkort word tot 'nabyheid' en 'belangstelling' as u praat.
  • Sê byvoorbeeld: "Hierdie projek moet teen die middag voltooi wees" in plaas van om te sê: "Hierdie projek moet teen 12 uur voltooi wees."

Aanbeveel: