As dit effektief uitgevoer word, kan 'n vergadering 'n uiters nuttige manier wees om hulpbronne saam te voeg en verskeie perspektiewe op 'n taak of projek te kry. Die sleutels tot die bestuur van 'n effektiewe vergadering is om 'n vaste agenda vas te hou en daarby te hou, 'n vergadering te hou wat tyd effektief bestuur en duidelike toewysbare items aan mense toewys wat hulle na die vergadering kan voltooi.
Stappe
Metode 1 van 3: Stel 'n agenda op
Stap 1. Stel 'n hooffokus vir die vergadering
Voordat u u vergadering hou, moet u die agenda finaliseer. As 'n item nie nodig is nie of die aandag van die hooffokus van die vergadering sal aflei, verwyder dit van die finale agenda. U kan die onderwerp vir 'n ander vergadering voorlê of dit direk met die persoon bespreek.
As u te veel doelwitte kies, verloor u vergadering fokus
Stap 2. Skryf 'n konsepagenda en versprei dit voor die vergadering
As u 'n vergadering beplan, moet u 'n voorlopige agenda insluit wat aandui waaroor die vergadering gaan, sodat mense 'n kans kry om voor te berei. Om mense vooraf te vertel waaroor die vergadering gaan, sal 'n meer effektiewe en doeltreffende vergadering meebring, want almal is op dieselfde bladsy.
- As iemand inligting vir die vergadering moet saamstel, vertel hom hoe dit verband hou met 'n item op die agenda.
- Stuur die konsepagenda ten minste 'n week voor die vergadering.
Stap 3. Laat mense toe om items by die agenda te voeg
As u u konsepvergaderingsagenda stuur, vra die deelnemers of hulle vrae of bykomende items het om by te voeg. U het moontlik nie iets oorweeg nie, of was u onduidelik oor 'n item op die agenda.
Deur mense toe te laat om by te dra tot die agenda, sal hulle voel dat hulle bydra en 'n meer effektiewe vergadering moontlik maak
Wenk:
Oorweeg dit om 'n gedeelde dokument soos 'n Google Doc te gebruik om meer gebruikers toe te laat om by die agenda te voeg.
Stap 4. Besluit hoeveel tyd jy aan elke item wil bestee
Om te bepaal hoe lank u vergadering wil duur, moet u na elke item op die agenda kyk en 'n maksimum hoeveelheid tyd daaraan bestee. Deur 'n tydsbeperking vir elke onderwerp te stel, sal die vergadering aan die gang bly.
- Gee 'n item minstens 5 minute om 'n produktiewe bespreking moontlik te maak.
- Gee meer tyd vir meer belangrike items.
Stap 5. Sluit tyd aan vir bespreking en vrae aan die einde van die vergadering
Sluit altyd ongeveer 5-10 minute aan die einde van die agenda in sodat mense vrae kan vra of iets uit die vergadering kan verduidelik. As mense weet dat hulle tyd het om in detail in te gaan of 'n vraag aan die einde van die vergadering te stel, sal die vergadering doeltreffender verloop.
Dit is ook 'n goeie geleentheid om te vra of iemand onduidelik is oor iets wat tydens die vergadering bespreek is
Metode 2 van 3: Doeltreffende uitvoering van die vergadering
Stap 1. Deel aan die begin van die vergadering gedrukte afskrifte van die agenda uit
Druk afskrifte van die vergaderingsagenda uit om aan die deelnemers te gee, sodat almal die skedule kan sien en wat die vergadering behels. Maak seker dat almal by die vergadering 'n afskrif kry.
- Plaas 'n stapel agendas naby die ingang sodat mense een kan gryp as hulle binnekom.
- Harde kopieë van die agenda kan mense help om op die vergadering te fokus, omdat hulle die struktuur van die vergadering ken.
Stap 2. Gee 1 persoon die amptelike notasopnemer
Om almal gefokus te hou op die bespreking en nie bekommerd te wees oor die optekening van belangrike punte nie, moet u 1 persoon aanwys om notas te neem. Kies iemand wat goed kan noteer of iemand wat nie verband hou met die vergadering nie, soos 'n sekretaresse of 'n ander kollega, om by die vergadering aan te sluit.
Stap 3. Bespreek een saak op 'n slag om die fokus op die onderwerp te behou
Maak dit duidelik dat die vergadering op een onderwerp op 'n slag sal fokus voordat u na 'n ander onderwerp gaan. Dit is maklik vir mense om die fokus op 'n onderwerp te verloor en begin bespreek of dink oor ander besprekingspunte tydens 'n vergadering.
U kan iets sê soos: "Ons het baie om te dek, so kom ons pak elke item een vir een aan, sodat ons nie verdwaal nie."
Stap 4. Moedig mense aan om aan die einde vrae neer te skryf
In die belang van tyd, vra mense om alle vrae wat hulle het, neer te skryf sodat dit aan die einde van die vergadering bespreek kan word. Dit sal verhoed dat u vergadering onderbreek word deur vrae en dit meer effektief maak.
Dikwels kan mense se vrae deur die loop van die vergadering beantwoord word, sodat die opskryf van vrae tyd kan bespaar en mense op die vergadering kan fokus
Stap 5. Ken aksie -items toe soos dit verskyn
As 'n projek of taak in die vergadering verskyn, moet u dit toewys aan die persoon wat die beste toegerus is om dit te bereik. Een van die belangrikste aspekte van 'n vergadering is die uitvoerbare items wat aan die deelnemers versprei word. Sonder opvolgopdragte was die vergadering meestal net 'n bespreking. Daar moet aksie wees vir 'n vergadering om effektief te wees.
Wenk:
Stel 'n sperdatum in vir die voltooiing van die taak of vir 'n statusverslag oor die item. Spertye laat mense meer geneig voel om op te volg met 'n aksie -item.
Stap 6. Sluit almal by die bespreking in
Baie mense is introvert en praat nie graag voor mense nie, maar hulle het dikwels geldige en nuttige menings en inligting. Vra mense hoe iets uit hul perspektief lyk. Stel vrae wat 'n dieper bespreking bevorder om mense aan die praat te kry.
- As daar slegs 1 persoon van die rekeningkundige afdeling in 'n vergadering is, voel hulle miskien vreemd. Om hulle by te dra, vra hulle iets soos: "Hoe lyk dit uit 'n rekeningkundige perspektief?"
- Eerder as om plat vrae te vra soos: "Wat dink jy?" Stel dieper vrae wat die bespreking bevorder, soos: "Waarom dink jy is dit so?" of 'Kan u uitbrei waarom u dink dit is?'
Stap 7. Hou by die agenda wanneer die bespreking van die onderwerp af kom
Vergaderings kan dikwels ontspoor deur besprekings wat nie van die onderwerp af is nie en kan baie tyd opeet. As u sien dat 'n onderwerp of 'n bespreking fokus verloor, regeer u in die vergadering deur die agenda te gebruik om weer op koers te kom.
Sê iets soos: 'Kyk, dit is regtig interessant, maar laat ons fokus op die doelwitte en die besprekingsonderwerpe van die vergadering. Miskien kan ons aan die einde of daarna meer daaroor praat.”
Stap 8. Herhaal die uitvoerbare items van die vergadering aan die einde
As die vergadering nader kom, eindig altyd met 'n opsomming van die aantekeninge en gaan deur die uitvoerbare items wat bespreek is. Maak seker dat die persoon wat 'n item gekry het, weet wat hy moet doen en wanneer hy dit moet doen.
Gee die deelnemers die geleentheid om vrae te stel of 'n item duidelik te maak
Stap 9. Gebruik anonieme terugvoervorms om mense 'n stem te gee
Laat die deelnemers weet dat u van plan is om vir hulle vorms te verskaf om u te vertel hoe effektief die vergadering was. 'N Anonieme terugvoervorm is 'n uitstekende manier om mense gemaklik te laat voel deur hul opinies uit te spreek. Moenie aanstoot neem vir kritiek nie. As iets beter gedoen kan word in die volgende vergadering, doen dit!
U wil hê dat mense moet voel dat hulle u kan vertel as hulle 'n probleem met u vergadering het, en die vermoë om dit anoniem te vertel, kan hulle gemaklik genoeg laat voel om u kritiek te gee
Metode 3 van 3: Die bestuur van die vergaderingstyd
Stap 1. Beplan die vergadering vir die geskikste tyd vir almal
Vir maksimum betrokkenheid van u deelnemers, moet u nie u vergadering tydens die middagete of na-ure skeduleer nie. Kies 'n tyd waar mense die meeste gefokus sal wees en nie deur die ongerief gefrustreerd sal word nie.
Wenk:
Beplan 'n dinkskrumbyeenkoms in die oggend wanneer mense se vermoë om kreatief te dink op sy hoogste is. Vergaderings vir probleemoplossing word die beste later die middag geskeduleer wanneer mense se gemoedere meer ontspanne is en hulle nie afgelei word deur die take wat hulle daardie dag moet doen nie.
Stap 2. Begin en eindig die vergadering betyds
Deur 'n vergadering laat te begin, kan die energie van die kamer vanaf die begin van die vergadering leegloop. Die deelnemers van u vergadering sal as 'n voorbeeld na u kyk, dus stel 'n goeie een deur betyds te arriveer. U wil ook nie hê dat die mense in u vergadering moet wonder wanneer dit ooit sal eindig nie. 'N Vaste eindtyd sal mense gefokus en verloof hou.
'N Definitiewe eindtyd sal mense ook vinniger laat werk
Stap 3. Stel 'n verwagting dat almal op die vergadering moet fokus
Begin die vergadering deur aan te kondig dat u van plan is om die agenda van die vergadering te volg en dat u almal se volle aandag verwag. Noem dat die agenda aan die einde van die vergadering 'n geruime tyd vir vrae en bespreking gereserveer het.
- Verwyder alle skootrekenaars en dokumente wat nie met die vergadering verband hou nie.
- Dit kan soms voordelig wees om 'n slimfoon te gebruik om 'n e -pos tydens die vergadering na te gaan. Maar hou die telefone weg, tensy dit nodig is.
Stap 4. Kom elke 10 minute by die kamer in
Vergaderings kan soms 'n bietjie vervelig wees, en die gemiddelde aandagspan van 'n persoon is ongeveer 10 minute. Om almal verloof te hou, moet u by almal in die kamer inskakel om seker te maak dat hulle aandag gee en dat hulle volg.
Neem af en toe 'n rukkie om dinge te vra soos: "Hoe gaan dit met almal? Enige vrae?" Dit gee u die kans om te sien hoe betrokke die mense in die kamer is, en dit maak mense ook opgewonde as hulle weet dat u met hulle kyk en praat
