Agendas is 'n eenvoudige, maar noodsaaklike manier om u vergaderings vlot van punt A tot punt B te laat verloop, ondanks die algemene opvatting hoef u nie 'n baie lang opstel of dokument te skryf nie. In plaas daarvan kan u 'n bondige uiteensetting gee van die hoofpunte wat u tydens 'n vergadering wil bespreek. Sodra u u agenda opgestel het, moet u dit drie dae voor die werklike vergadering aan al die deelnemers gee.
Stappe
Metode 1 van 3: Omskryf die agenda
Stap 1. Soek aanlyn 'n sjabloon om vir u agenda te gebruik
Soek 'n eenvoudige sjabloon waarmee u al die nodige inligting op u agenda effektief kan deel. Laai hierdie sjabloon af of verwys dit, sodat u dit as die ruggraat van u eie dokument kan gebruik.
Baie webwerwe bied gratis agenda -sjablone aan, soos Adobe Spark en SmartSheet. Ander programme bied ook agenda -sjablone aan, soos Microsoft Office
Stap 2. Skep u agenda ten minste 3 dae voor die vergadering
Sit 'n paar dae voor die vergadering tyd opsy, sodat al die deelnemers genoeg tyd het om te kyk waaroor die vergadering gaan. 'N Agenda help hierdie deelnemers om die nodige materiaal voor te berei en gee hulle tyd om vrae of kommer oor die vergadering self te stel.
As die vergadering byvoorbeeld op Woensdag sal plaasvind, wil u hê dat die agenda teen Sondag gestuur moet word
Stap 3. Besluit wanneer en waar die vergadering op die agenda gehou sal word
Gee die gebou en kamer waarin die vergadering gehou sal word, of die aanlyn kamerkode as u 'n virtuele vergadering hou. Spesifiseer die datum en tyd van die vergadering duidelik sodat alle deelnemers stiptelik kan arriveer.
- Hierdie inligting moet iewers bo -aan die bladsy verskyn.
- U kan byvoorbeeld skryf dat die vergadering se datum 30 April om 19:30 is.
Stap 4. Kies 'n begin- en eindtyd vir die vergadering
Gee 'n uiteensetting van hoe lank die vergadering sal wees, sodat die deelnemers weet wat hulle kan verwag. Probeer om die vergadering so kort as moontlik te hou, sodat u nie te veel tyd van iemand anders neem nie. As algemene vuisreël, poog om u vergaderings ongeveer 20 tot 30 minute lank te hou.
Sommige vergaderings neem meer tyd as ander, wat heeltemal normaal is. Wees eerlik en vooraf oor hoe lank die vergadering sal duur
Stap 5. Lys die basiese doelwitte en doelwitte van u vergadering
Beperk die doel van u ontmoeting met die kookplaat. Bespreek u komende geleenthede, hersien u 'n begroting of hou u 'n dinkskrum? U sal makliker wees om u agenda te organiseer as u die basiese punte verstaan wat u wil behandel.
Byvoorbeeld, 'n dinkskrum-vergadering kan meer tyd spandeer om idees uit die deelnemers te genereer, terwyl 'n resensie-gebaseerde vergadering meer fokus op kritiese besluite
Metode 2 van 3: Duidelik kommunikeer u punte
Stap 1. Beperk u agenda tot 5 onderwerpe
Skryf 'n lys van alles waaroor u tydens die vergadering wil praat, selfs al is die lys redelik lank. Nadat u u gedagtes neergeskryf het, moet u enige punte wat nie van kardinale belang is vir die vergadering nie, afskakel. Kies eerder die 5 belangrikste onderwerpe wat regtig bespreek of genoem moet word.
Fokus op meer ernstige en tydsgevoelige punte. As die vergadering byvoorbeeld gaan oor die balansering van 'n begroting, wil u fokus op besprekings om geld te bespaar
Stap 2. Kies gesprekspunte wat van toepassing is op almal tydens die vergadering
Pas die inhoud van die vergadering aan by die lys van deelnemers. Ideaal gesproke moet u hele agenda relevant wees vir elke persoon wat die vergadering bywoon. As 'n punt op die agenda in 'n telefoonoproep of e -pos bepaal kan word, hoef u dit nie op die agenda te plaas nie.
As u byvoorbeeld 'n vraag aan 'n individuele toesighouer of kollega het, sal u die ondersoek nie op die agenda plaas nie
Stap 3. Stel elke onderwerp as 'n oop vraag voor
Verander elke praatpunt in 'n vraag wat maklik is om met die ander lede van die vergadering te bespreek. Genereer vrae wat oop en nadenkend is, en nie net ja of nee antwoorde nie. Probeer om hierdie vrae so boeiend moontlik te maak, sodat u bespreking in die vergadering so produktief moontlik kan wees.
Byvoorbeeld, in plaas van om 'spysenieringsgesprek' as 'n agenda -onderwerp te plaas, skryf iets soos 'Wie moet die onthaal by ons volgende geleentheid bied?'
Stap 4. Laat die eerste item op u agenda oop
Gee ander lede van die vergadering tyd om hul kommer oor die agenda of organisasie van die vergadering aan te spreek. Hierdie eerste punt sal nie baie lank in die omvang van die vergadering duur nie, maar dit gee deelnemers die geleentheid om hul gedagtes en opinies oor die agenda self uit te spreek.
Oor die algemeen behoort dit nie meer as 2 minute te neem om aan die begin van die vergadering oor die agenda te kyk nie
Stap 5. Delegeer sekere onderwerpe aan ander mense
Moenie voel dat u elke aspek van die vergadering op u eie moet uitvoer nie. Gebruik eerder die agenda om leierskap tydens verskillende dele van die vergadering aan verskillende kollegas en meerderes oor te dra. Spesifiseer wie die onderwerp van elke agenda sal lei, sodat die deelnemers aan die vergadering sal verstaan wie die verantwoordelikheid het vir wat.
U kan die 'doel' en 'leier' onder elke punt op die agenda opmerk. U kan byvoorbeeld 'besluit' noem as die doel van 'n vergadering, sowel as wie die groep in die vergadering lei
Stap 6. Hou 'n plus/delta aan die einde van u vergadering
Sit tyd aan die einde van die agenda opsy om te kyk hoe die vergadering verloop het. Dit hoef nie te diep te wees nie-stel net 'n algemene vraag waarin u voorstelle en terugvoer oor die vergadering onderaan die agenda vra. Op sommige agendas word dit bestempel as 'plus/delta'.
U kan byvoorbeeld iets skryf soos: "Wat was 'n paar sterk punte van hierdie vergadering?" of “Hoe kan ons verbeter tydens toekomstige vergaderings?”
Stap 7. Voeg enige ander belangrike inligting op die sakelys by
Skep 'n afdeling "voorbereiding" langs elke onderwerp op u agenda. Maak 'n lys van enige navorsing of ander "huiswerk" wat vergadergangers moet doen voordat die vergadering begin. Hierdie afdeling kan besoekers daaraan herinner om spesifieke koerante of memorandums te lees, of om na vorige vergaderingsnotas te kyk.
- U kan byvoorbeeld iets skryf soos: "Lees die e -pos wat ek gestuur het met betrekking tot die komende geldinsameling, deur."
- Nie alle aspekte van 'n vergaderingsagenda sal voorbereiding verg nie.
Metode 3 van 3: Finalisering van die agenda
Stap 1. Gee tydsbeperkings aan elke onderwerp
Sluit 'n spesifieke tydskatting in by elke praatpunt op u agenda. Dit is goed as u nie by die presiese skedule hou nie-wat die belangrikste is, is dat die deelnemers 'n idee het van hoe lank of kort iets moet neem. Dit kan u help om meer belangrike gesprekspunte tydens die vergadering te prioritiseer.
Byvoorbeeld, die hersiening van die agenda hoef slegs 2 minute te neem, terwyl groter besluite 50 minute benodig
Stap 2. Verdeel elke agenda -onderwerp in hanteerbare stukke
Stel 'n kort opsomminglys langs elke gesprekspunt op, en lei die deelnemers deur hoe die vergadering sal verloop. Verdeel die taak in stukke, en gee elke taak 'n tydsberaming. Dit sal help om die vergadering meer hanteerbaar te laat voel, en sal help om die gedagtes van die deelnemers gerus te stel.
U kan byvoorbeeld 5 minute bestee aan die identifisering en etikettering van 'n spesifieke probleem, en dan 10 minute neem om 'n dinkskrum oor moontlike oplossings te maak. Daarna kan u nog tien minute neem om te besluit wat die beste oplossing is
Stap 3. Gee 'n afskrif van die agenda 3 dae voor die vergadering aan u kollegas
Stuur 'n e -pos aan die agenda vir die vergaderinggangers of deel 'n fisiese kopie uit. Maak seker dat elke persoon drie dae het om die agenda voor die vergadering te hersien, sodat hulle voorstelle kan gee indien nodig.
Stap 4. Versamel die materiaal wat u benodig vir sekere dele van die vergadering
Kyk vinnig na u agenda en kyk watter dokumente en ander papierwerk u tydens die vergadering moet byhou. Druk hierdie dokumente vooraf uit en sit dit opsy, sodat u georganiseerd en gereed is voordat die vergadering begin.
As 'n deel van die agenda byvoorbeeld vereis dat die deelnemers 'n spesifieke memo moet lees, moet u 'n afskrif van die memorandum afdruk en saambring na die vergadering
Wenke
- Vra u kollegas terugvoer oor die agenda wat u maak.
- Soek aanlyn sjablone wat u help om u agenda te ontwerp.
