Korporatiewe notule word gereeld deur die wet vereis. Baie state vereis dat korporasies en ander sake -entiteite notules van hul vergaderings met aandeelhouers of direkteure hou. Korporatiewe notules kan ook die sleutel wees in sekere regsgedinge, veral waar direkteure gedagvaar word vir hul besigheidsbesluite. Om behoorlik notules te skryf, moet u tydens die vergadering gedetailleerde aantekeninge neem. Dan moet u so gou as moontlik gaan sit om die notule op te stel. Voordat die notule finaal word, sal die direksie dit waarskynlik moet goedkeur.
Stappe
Deel 1 van 3: Notas neem tydens die vergadering
Stap 1. Let op besonderhede oor die vergadering
Voordat u na die vergadering gaan, kan u die nodige besonderhede oor die vergadering opskryf, wat u in u getikte notule moet insluit. Let op die volgende:
- die volle naam van u onderneming
- datum en tyd van die vergadering
- plek van die vergadering
Stap 2. Skryf neer wie bywoon
U benodig 'n volledige lys van mense wat die vergadering bywoon. Skryf ook die lede wat afwesig is, neer. Sluit alle gaste of konsultante in wat genooi is.
- Let op laat aankomste of die tyd wanneer iemand die vergadering vroeg verlaat.
- Skryf ook neer wie die vergadering hou en of daar 'n kworum was.
Stap 3. Teken die doel van die vergadering aan
Daar is baie redes waarom u 'n vergadering sal hou. 'N Paar van die meer algemene redes is die volgende:
- jaarvergadering vir direkteure en aandeelhouers
- vergadering om die aanstelling van werknemers te bepaal
- vergadering om vergoeding te bespreek
- aankondiging van nuwe beamptes
- voorraad uitreik
- bespreking van finansiële aktiwiteite, soos 'n nuwe bank of kredietlyn
Stap 4. Let op of vorige minute aanvaar is
Oor die algemeen is die eerste punt op die agenda om die notule van die vorige vergadering te aanvaar. U moes dit vooraf aan almal versprei het. Skryf die stemming neer.
As iemand beswaar maak teen die notule, kan bespreking plaasvind. Let op wat u moet verander as u hersienings moet aanbring
Stap 5. Neem notas van bespreking oor agendapunte
Korporatiewe notule moet ook 'n opsomming van die bespreking oor elke agendapunt bevat. U moet u woorde versigtig kies terwyl u neerskryf wat mense sê. U wil akkuraat wees, dus luister aandagtig.
- Vermy 'n woord-vir-woord-transkripsie. Iemand kan byvoorbeeld vir vyf minute redeneer dat 'n voorgestelde beleid verkeerd is vir die onderneming. Dit is genoeg om daarop te let dat hulle nie saamstem met die beleid nie en om die rede kortliks te identifiseer.
- Let op na watter dokumente die deelnemers kyk. Skryf die naam van die dokument en die datum daarvan neer. U moet ook 'n afskrif van die dokument hê om by die notule te heg.
Stap 6. Teken die stemming op items aan
As die vergadering stemming oor agendapunte behels, moet die notule die stemming weerspieël. Let ook op onthoudings (mense wat weier om te stem).
- Oor die algemeen sal die meeste besluite eenparig aangeneem word. U moet egter die name van enige andersdenkendes opmerk.
- U kan byvoorbeeld skryf: 'Resolusie aangeneem. Afwyking: Jones. Onthouding: Mathers, Johnson.”
Stap 7. Teken die uitstel aan
Skryf die tyd neer waarop die persoon wat die vergadering bestuur het dit verdaag. As lede bespreek het wanneer die volgende vergadering gehou sou word, let ook op die inligting.
U kan byvoorbeeld skryf: 'Die volgende vergadering was geskeduleer vir 1 Julie 2016, tyd en plek wat bepaal moet word. Die vergadering verdaag om 18:16.”
Deel 2 van 3: Tik u notules op
Stap 1. Tik die notule so gou as moontlik in
U het moontlik handgeskrewe aantekeninge geneem terwyl u in die vergadering sit. Selfs as u u aantekeninge tik, het u moontlik slegs fragmentsinne gekry. Gaan sit so gou as moontlik en skryf meer volledige minute in.
- Onthou om standaard grammatika en volledige sinne te gebruik. Byvoorbeeld, "Mnr. Smith het beswaar aangeteken teen die nuwe kredietlyn”is aanvaarbaar. 'Smith no on credit' is nie.
- Daar is sjablone vir korporatiewe vergaderings aanlyn beskikbaar. Miskien wil u daarna kyk as u hulp nodig het om uit te vind hoe u u notules kan organiseer.
Stap 2. Identifiseer wanneer die vergadering gehou is
Bo -aan u bladsy, bevat die waar, wanneer en wie dit bygewoon het of afwesig was. Let ook op gaste en wie die notule vir die vergadering neergeskryf het.
U kan byvoorbeeld skryf: "Notule van 'n gereelde vergadering van die raad van direkteure van ABC Company, gehou op 22 Januarie 2017 te Corporate Avenue 1245. Die volgende direkteure was teenwoordig: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Die volgende direkteure was afwesig: Clinton. Die volgende gaste was teenwoordig: Michael Matthews, CPA. Notule aangeteken deur J. Allen.”
Stap 3. Let op wanneer die vergadering tot orde geroep is
Gee aan wie die vergadering geroep is en die bestaan van 'n kworum erken. Gee ook die tyd.
Byvoorbeeld, "Voorsitter Abrams roep die vergadering om 18:15 op en beveel aan dat daar 'n kworum is. Hy het die gaste wat dit bygewoon het, voorgestel.”
Stap 4. Sê of vorige notule aanvaar is
U kan byvoorbeeld skryf: 'Op voorstel gemaak, gesekondeer en gedra, het die Raad die voorheen verspreide notule gedateer [datum ingevoeg] goedgekeur.'
Stap 5. Let op enige verslae of aanbiedings wat gegee word
Sommige verslae word tydens elke vergadering gegee. U het egter moontlik ook 'n spesiale aanbieding gehad wat verband hou met 'n agendapunt. Identifiseer die volgende:
- Wie het die aanbieding of verslag gegee. Identifiseer ook hul titel. Sommige aanbiedings word deur gaste aangebied, en die notule moet hul identiteit volledig weerspieël.
- Waaroor die voorlegging of verslag gegaan het.
- Of die aanbieder gereageer het op vrae wat gevra is.
- As 'n verslag aangebied word vir aanneming deur die raad, let op of daar bespreking was en of dit aangeneem is. Byvoorbeeld, "Na 'n kort bespreking van die kwessies is 'n mosie ingedien om die finansiële verslag, wat gesekondeer en goedgekeur is, te aanvaar."
Stap 6. Som die bespreking van agendapunte op
Die direksie het moontlik besluit om 'n resolusie aan te neem of om aksie te neem oor 'n ander agendapunt. U moet die bespreking van die lede opsom. Let ook op die stem oor elke item.
- Gebruik eenvoudige taal. Vermy onnodige woorde en byvoeglike naamwoorde, wat die minute deurmekaar maak. Byvoorbeeld, "Mnr. Smith het nie saamgestem met mev. Jones nie”is beter as“mnr. Smith het streng saamgestem met me. Jones.”
- Identifiseer die dokumente korrek wat die deelnemers hersien. Byvoorbeeld, "Die Raad het die voorgestelde toevoegings tot die beleid van konflik teen belange goedgekeur" is onduidelik. Identifiseer in plaas daarvan die dokument: "Die raad het eenparig die voorstel van 'Addition to Conflict Reporting' van 1 Junie 2016 goedgekeur, waarvan 'n afskrif voor die vergadering versprei is."
Stap 7. Gee volledige aantekeninge oor belangrike agendapunte
Sommige sake -agendapunte is belangriker as ander. Dit is belangrik omdat toekomstige regsgedinge uit die raad se besluit kan ontstaan. Prokureurs en regters sal u notules as 'n akkurate weergawe van die optrede van die raad beskou. Om die bord te beskerm, moet u meer besonderhede verskaf.
- Fusies en verkrygings, terugkoop van aandele en ander belangrike besluite sal meer detail verg. Direkteure kan gedagvaar word omdat hulle hul sake -oordeel onbehoorlik uitgeoefen het.
- Raadslede moet gereeld met kundiges konsulteer of verslae/studies hersien voordat hulle op hierdie gebiede 'n besluit neem. U notule moet weerspieël dat 'n deskundige voorlegging gemaak is of dat u studies of verslae voor die vergadering aan raadslede versprei het.
- U moet ook daarop let dat voldoende tyd gegee is vir bespreking en dat die direksie op 'n sake-manier opgetree het.
- Let op of die raad alternatiewe vir die voorgestelde aksie bespreek het. Som op waarom die raad die alternatiewe optrede verwerp of aanvaar het.
Stap 8. Voeg oorblywende inligting by
Let op die volgende, waar van toepassing, in die chronologiese volgorde waarin dit tydens die vergadering plaasgevind het:
- Aankondigings. Die voorsitter of ander lede het moontlik aankondigings gemaak oor komende vergaderings of ander kwessies.
- Uitvoerende sessie. Sê of die direksie na 'n uitvoerende sitting gegaan het nadat personeel en gaste weg is.
- Uitstel. U kan byvoorbeeld skryf: "Omdat daar geen bykomende sake is nie, is die vergadering om 19:55 verdaag."
Stap 9. Sirkuleer u konsepnotules
U konsep moet hersien word. Volg die beleid van u onderneming. U moet byvoorbeeld u konsep aan die algemene advokaat of die finansiële hoof wys. Hulle kan opmerkings maak, wat u moet inkorporeer.
- Miskien moet u die konsep dan aan 'n breër groep bestuur versprei, wat ook kommentaar kan lewer.
- Uiteindelik sal u die notules aan die volledige raad versprei, aangesien hulle oor die notule vir die volgende vergadering sal stem.
Stap 10. Vermy veranderinge aan die laaste minute
Nadat die raad dit goedgekeur het, is die notule finaal. U moet vermy om veranderinge aan te bring. Sommige kenners stel voor dat u klein wysigings kan aanbring, soos om spelfoute reg te stel. Dit is egter nie nodig om tikfoute en ander klein foute reg te stel nie, tensy dit iemand verhinder om te verstaan wat geskryf is.
U moet nooit iets wesenliks verander nie. As 'n raadslid 'n verandering aan die goedgekeurde notule wil aanbring, vertel die raadvoorsitter
Stap 11. Stoor u goedgekeurde notule
U hoef nie u korporatiewe notules by u staat in te dien nie. U moet dit egter waarskynlik saam met u ander korporatiewe rekords, soos u statute en statute, stoor. Hou die notule ten minste sewe jaar of miskien onbepaald, afhangende van u interne beleid.
- As u notule 'n dokument as verwysing bevat, heg dit aan.
- U moet ook enige konsepte van u notules weggooi nadat die finale weergawe aanvaar is. Miskien moet u ook elektroniese rugsteun-weergawes van die notules uitvee.
Deel 3 van 3: Voorbereiding vir die vergadering
Stap 1. Stel die korrekte mense van die vergadering in kennis
As u 'n aandeelhouersvergadering het, moet u alle aandeelhouers daarvan in kennis stel. As u 'n direkteurvergadering hou, moet u alle direkteure daarvan in kennis stel.
Beide aandeelhouers en direkteure kan afstand doen van die kennisgewingvereiste. Hulle moes egter 'n kwytskeldingvorm onderteken het. Kyk of daar iets is, en gee deeglike kennis aan diegene wat dit nie het nie
Stap 2. Versprei vergaderingspakkies
Elke deelnemer sal dieselfde stel inligting benodig sodat hulle 'n ingeligte stemming tydens die vergadering kan maak. U moet 'n pakkie inligting skep en versprei. Sluit die volgende in:
- die notule van die vorige vergadering
- verslae of dokumente wat voor die vergadering hersien moet word
Stap 3. Kies u skryfinstrument
As die persoon wat die aantekeninge neem, moet u besluit hoe u dit in die vergadering wil neerskryf. Oor die algemeen skryf mense steeds aantekeninge in die hand, alhoewel u 'n skootrekenaar kan gebruik.
- As u 'n skootrekenaar gebruik, word die konsepte elektronies gestoor. Dit beteken dat iemand hulle in 'n regsgeding kan ophaal. U moet dus deeglik nadink voordat u 'n rekenaar gebruik.
- Die klik van die rekenaarsleutels is ook afleidend, wat u in gedagte moet hou.
- Vra u voorsitter of hulle verkies dat u 'n paar minute lank of met 'n skootrekenaar neem.
