Hoe om 'n vergadering te bestel (met foto's)

INHOUDSOPGAWE:

Hoe om 'n vergadering te bestel (met foto's)
Hoe om 'n vergadering te bestel (met foto's)

Video: Hoe om 'n vergadering te bestel (met foto's)

Video: Hoe om 'n vergadering te bestel (met foto's)
Video: Wie is er aanwezig bij een vergadering in Outlook? 2023, September
Anonim

As u die voorsitter van 'n vergadering is, is dit 'n verwagting om die vergadering tot orde te roep. Sommige mense vind hierdie taak intimiderend, veral as hulle nuut is. Dit kan moeilik wees om voor 'n groep te praat, maar dit word makliker as jy eers begin. Alhoewel u aanvanklik senuweeagtig kan voel, is 'n eenvoudige taak om 'n vergadering te bestel, sodra u die professionaliteit van 'n vergadering onder die knie het, selfvertroue toon deur liggaamstaal te toon en 'n goeie houding te behou.

Stappe

Deel 1 van 3: Toon professionaliteit tydens 'n vergadering

Bel 'n vergadering om stap 1 te bestel
Bel 'n vergadering om stap 1 te bestel

Stap 1. Verwelkom mense as hulle aankom

Dit is 'n wonderlike geleentheid om die toon aan te gee, mense aan te moedig om te praat en mense na die sitplek te verwys.

  • Hou u lyftaal gemaklik deur te glimlag en deur die ingang te beweeg.
  • Gebruik toevallige groete. U kan 'n eenvoudige, 'Goeie more, probeer. Hoe gaan dit nog met jou?"
Bel 'n vergadering om stap 2 te bestel
Bel 'n vergadering om stap 2 te bestel

Stap 2. Maak 'n klein praatjie

Hou kort, informele gesprekke met die deelnemers. Onthou om u onderwerpe professioneel te hou.

  • Gebruik klein praatjies om u rol as voorsitter op 'n ontspanne manier vas te stel. Dit is u geleentheid om met deelnemers in u amptelike rol as ontmoetingsgasheer te praat. Sê: "Het u die nuusartikel oor veiliger speelgoed vir parke gesien?"
  • Kies onderwerpe wat verband hou met die vergadering se agenda, sodat u die deelnemers sagkens na die doel van die vergadering kan beweeg. As u vergadering byvoorbeeld verband hou met parkdienste, kies onderwerpe soos onlangse verbeterings in die park of verhale wat in die park plaasvind.
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 3
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 3

Stap 3. Begin betyds

Stel 'n presiese aanvangstyd en 'n geprojekteerde eindtyd in. Hou by u skedule, want die vertraging van die begin van 'n vergadering kos die organisasie die tyd van elke individu wat sit en wag.

  • As iemand van deurslaggewende belang vir u vergadering nie opgedaag het nie, of as u nie die nodige kworum het nie, spreek u deelnemers om hulle te laat weet van die vertraging in die aankoms van die persoon. Begin die vergadering en gebruik die vertragingstyd as 'n oop forum. Lei die bespreking sodat mense nie sit en wag nie.
  • Hou in gedagte dat as u te laat begin, die moontlikheid bestaan dat mense steeds op die oorspronklike geskeduleerde eindtyd sal vertrek, omdat hulle moontlik ander vergaderings of aktiwiteite later op die dag gereël het.
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 4
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 4

Stap 4. Staan op

As die tyd aangebreek het om die vergadering te begin, staan op van u sitplek om die aandag van die deelnemers te trek en beduie dat u op die punt staan om te begin. Deur te staan, kommunikeer u dat u die bevel oor die kamer het.

Bel 'n vergadering om stap 5 te bestel
Bel 'n vergadering om stap 5 te bestel

Stap 5. Groet die deelnemers

Begin met 'n algemene openingsopmerking. Dit dui op die opening van die vergadering en vestig die aandag van almal wat nog besig is met 'n sygesprek of buite-taakaktiwiteit, soos om deur die werk-e-pos op 'n selfoon te blaai.

  • Sê byvoorbeeld: "Goeie more. Dankie dat u vandag by ons aangesluit het.”
  • Vermy informele groete, soos "Hey almal." Dit sal die verkeerde toon gee.
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 6
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 6

Stap 6. Stel jouself voor

Gee kortliks u naam en gee u standpunt. Selfs as die deelnemers u ken, is dit belangrik om vas te stel dat u die voorsitter is. Dit is ook die tyd om enige sprekers bekend te stel.

Bel 'n vergadering om 7 te bestel
Bel 'n vergadering om 7 te bestel

Stap 7. Kondig u oproep tot bestelling aan

As voorsitter is u verantwoordelik om 'n begintyd vir die rekord op te stel. Die notule begin na die amptelike oproep om te bestel. As deel van u oproep om te bestel, gee u ook die datum en tyd vir die rekord aan.

  • Sê op 'n formele vergadering, "Ek roep hierdie vergadering om om 11:30 op Donderdag 4 Mei 2017 te bestel."
  • As u vergadering informeel is, kan u u toespraak wissel, maar dit is steeds belangrik om te sê dat die vergadering begin het. In plaas daarvan om te sê dat die vergadering tot orde geroep is, kan u sê: 'Ons begin hierdie vergadering om 11:30 op Donderdag 4 Mei 2017.'
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 8
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 8

Stap 8. Noem die doel van die vergadering

Herinner die deelnemers aan die doel van die vergadering. As die voorsitter is dit u verantwoordelikheid om seker te maak dat almal verstaan wat van die vergadering verwag word en dat almal vir die duur van die vergadering op hul taak is.

  • Sê: "Ons is vandag hier om 'n verfkleur te kies vir die nuwe banke in Quiet Pines Park."
  • U doel moet in 1-2 sinne aangedui word.
Bel 'n vergadering om stap 9 te bestel
Bel 'n vergadering om stap 9 te bestel

Stap 9. Hou die vergadering

Neem u sitplek en volg die agenda om die vergadering voort te sit. As vergaderingvoorsitter moet u verseker dat die vergadering op sy taak bly en dat almal se insette gehoor word.

  • Hoeveel beheer u oor die vergadering as voorsitter het, sal afhang van u persoonlike styl en die kultuur van u organisasie.
  • Sodra die vergadering begin, is u oproep tot bestelling voltooi.

KUNDIGE WENK

Gene Linetsky, MS
Gene Linetsky, MS

Gene Linetsky, MS

Startup Founder & Engineering Director Gene Linetsky is a startup founder and software engineer in the San Francisco Bay Area. He has worked in the tech industry for over 30 years and is currently the Director of Engineering at Poynt, a technology company building smart Point-of-Sale terminals for businesses.

Image
Image

Gene Linetsky, MS

Opstigter en direkteur van ingenieurswese

Hou by u tydsbeperking.

Gene Linetsky, 'n begin -stigter, sê:"

Deel 2 van 3: Betroubaarheid toon met behulp van lyftaal

Bel 'n vergadering om stap 10 te bestel
Bel 'n vergadering om stap 10 te bestel

Stap 1. Maak oogkontak

Oogkontak verhoog die aandag, maak u meer opvallend en oortuig mense dat dit wat u sê belangrik is.

  • In 'n vergadering, skuif u blik in die kamer terwyl u praat, en maak oogkontak met elke persoon terwyl u blik deur die kamer gaan.
  • As jy ongemaklik is, kyk eerder na die middel van hul neus.
  • Word vooraf gemaklik met oogkontak deur op u vriende, familie en kollegas te oefen. Begin deur na hul voorkoppe te kyk en beweeg dan na die middel van hul neuse. Maak ten slotte oogkontak vir 'n paar sekondes op 'n slag, en beweeg stadig tot konstante oogkontak terwyl u praat.
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 11
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 11

Stap 2. Moenie huiwer nie

As jy stilstaan of sit, gee dit jou selfvertroue, so vind jou balans.

  • As jy baie rondbeweeg en vroetel, dui dit daarop dat jy senuweeagtig of angstig is, wat jou gesag ondermyn.
  • Hou u hande gefokus op 'n taak, soos om hand te skud of u agenda op te let.
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 12
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 12

Stap 3. Praat teen 'n normale pas

Senuweeagtige mense is geneig om vinnig te praat, dus let op u toespraak. Gee vertroue deur kalm en hard te praat.

Bel 'n vergadering om te bestel Stap 13
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 13

Stap 4. Bly oop

Hou jou arms langs jou sy. Angstige mense vou dikwels hul arms of probeer hul gesigte bedek.

Bel 'n vergadering om te bestel Stap 14
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 14

Stap 5. Leun in

As jy met iemand praat, leun na hom toe om te wys dat jy belangstel in wat hy sê en dat jy aktief is in die gesprek. Dit toon dat u herken wat ander na die tafel bring en nie bang is om alternatiewe standpunte te hoor nie.

Bel 'n vergadering om stap 15 te bestel
Bel 'n vergadering om stap 15 te bestel

Stap 6. Stel die toon

As die voorsitter bepaal u houding die houding van die hele vergadering. Om 'n suksesvolle vergadering te hê, benader u u rol as voorsitter met professionaliteit en 'n optimistiese uitkyk. Gee deur u lyftaal aan die deelnemers dat u professionaliteit verwag.

  • Glimlag terwyl u praat oor die doelwitte, planne of verantwoordelikhede van die organisasie.
  • Gebaar terwyl jy praat.
  • Sê: "Ons het 'n wonderlike geleentheid om die missie van ons organisasie te weerspieël deur middel van die nuwe program wat ons bespreek het."

Deel 3 van 3: Handhaaf goeie postuur

Bel 'n vergadering om te bestel Stap 16
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 16

Stap 1. Maak jou rug reguit

Stel jou voor dat 'n tou jou regop trek, die eerste stap is om 'n goeie postuur te behou. 'N Goeie liggaamshouding toon vertroue en gee u 'n indrukwekkende teenwoordigheid.

  • Oefen om regop te staan sodat dit 'n gewoonte word.
  • Steek jou maag vas en laat jou arms aan jou sye hang.
  • Druk jou skouers terug. U moet voel hoe u skouerblaaie styf trek asof hulle na mekaar toe getrek word.
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 17
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 17

Stap 2. Kyk vorentoe

Hou jou kop reguit. Om 'n goeie postuur te hê, moet u oorlelle gelyk met u skouers wees.

  • Moenie jou kop vorentoe druk nie. U wil wys dat u selfversekerd is, nie te gretig nie.
  • Moenie afwaarts kyk nie, wat u kan laat sak.
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 18
Bel 'n vergadering om te bestel Stap 18

Stap 3. Vermy swaai

Hou jou voete stewig geplant. Alhoewel u u gewig van die een voet na die ander kan skuif as u lank staan, moet dit 'n subtiele skuif wees, nie 'n swaai nie.

Wenke

  • 'N Goeie voorsitter handhaaf orde deur op die komitee se doelwitte te fokus eerder as om hul persoonlike posisie te verhoog.
  • Begin en eindig betyds.
  • Handhaaf 'n professionele houding voor, tydens en na die vergadering.

Aanbeveel: