Op 'n stadium in u professionele lewe het u waarskynlik 'n kollega teëgekom wat die werkplekvergaderings oorheers het. Hulle kan die idees van almal anders neerwerp ten gunste van hul eie, of hulle kan ander voortdurend onderbreek om kommentaar by te voeg. Watter soort vergaderingsoorheerser u ook al het, u kan saamstem dat hierdie persoon woede aansteek en u vergaderings heeltemal kan sak. Leer hoe om op 'n nie-aggressiewe manier op oorheersing te reageer, om iemand te verminder wat vergaderings oorneem en van die begin af suksesvolle vergaderings op te stel.
Stappe
Deel 1 van 3: Reageer op oorheersing
Stap 1. Luister, maar moenie aanmoedig nie
Handhaaf 'n neutrale en gelyke uitdrukking vir die persoon wat praat. As u die gesprek probeer herlei, vermy positiewe of negatiewe reaksies, soos om te glimlag of te kyk terwyl die persoon praat, want dit kan hulle meer wil laat voel. Vermy ook onderbrekings, want dit sal die persoon waarskynlik langer laat aangaan.
Hierdie benadering werk die beste as u 'n eweknie van die persoon is of in 'n nie-leiersrol is
Stap 2. Herlei die onderwerp van gesprek
Gee 'n kompliment aan die persoon wat praat, maar verander dan die onderwerp om die gesprek op 'n ander manier aan te hou. Op hierdie manier bevredig jy die persoon, maar benut die geleentheid om die vergadering weer op dreef te kry.
U kan byvoorbeeld sê: 'Dankie, Tyler. Ek hou van die idee. Mary, het u enige idees oor hoe u die inkomste uit die vierde kwartaal kan verhoog?” Deur die persoon wat te lank praat te erken, moet hy op 'n sagte manier afstand doen van die vloer en gee dan iemand die kans om te praat
Stap 3. Laat u lyftaal 'n boodskap stuur
Aangesien almal die reg het om hul idees tydens 'n vergadering uit te spreek, moet u hoflik wees, selfs teenoor 'n dominator. Hou oogkontak met die persoon wat praat en knik hier en daar 'n bemoedigende knik wanneer u wil hê dat die persoon moet aanhou praat. Maar as dit tyd is dat hulle ophou, stuur 'n duidelike boodskap met u lyftaal.
- U kan dit doen deur van hulle na iemand anders te oriënteer, u arms en/of bene te kruis en die volgende persoon te erken deur kontak te maak. As u 'n toesighoudende rol het, kan opstaan en om die tafel loop, help om 'n verandering in pas te gee en die persoon te laat weet dat dit tyd is om na iemand anders te gaan.
- Dit is 'n goeie opsie as u die vergadering bestuur of as u die toesighouer of bestuurder van die persoon is.
Stap 4. Wees ferm met 'n chroniese onderbreker
Sommige mense-hetsy bewustelik of onbewustelik-dink dat hulle altyd moet praat. Dit word 'n probleem wanneer dit nie behoort te wees nie. Miskien deel u u idees, en hulle het hul eie idees. As dit gebeur, is daar maniere om te gaan met 'n persoon wat onbeskof onderbreek wanneer u in vergaderings praat.
- Vra om klaar te maak. Dit is waar dat u nie hoef te vra om klaar te praat as u die volle aandag van almal behalwe een persoon het nie. Maar om dit stewig te doen, kan die onderbreker help om te onthou dat u inderdaad aan die praat was en dat u u gedagte wou voltooi. Sê: "Hey, Randy, ek was nie klaar nie. Kan jy 'n oomblik jou opmerkings hou?"
- Hou aan om te praat asof jy nie hul poging tot insig opgemerk het nie. Alhoewel dit kan lei tot 'n verwarrende oomblik dat julle albei tegelyk praat, sal die ander persoon waarskynlik besef dat julle nie die vloer aan hulle sal oorhandig nie. Hopelik gee hulle af.
Stap 5. Trek die persoon eenkant en roep die gedrag op
Sê direk vir die persoon dat hy die vergaderings verbysteek en nie toelaat dat ander praat nie. Doen dit saggies terwyl u seker maak dat hulle verstaan dat oorheersing nie reg is nie.
U kan byvoorbeeld sê: 'U is baie betrokke en kundig oor hierdie onderwerp, maar dit is belangrik dat ander mense ook hul bydraes kan lewer. Boonop, as u al die inligting verskaf, sal ander mense dit moeilik vind om deel te neem.” Dit bied aanmoediging, maar kry ook die punt
Deel 2 van 3: minimalisering van oorheersing
Stap 1. Beklemtoon dat almal se deelname 'n vereiste is
Vertel u medewerkers dat hul opinies ook saak maak deur almal betrokke te kry. Dit kan so eenvoudig wees as om om die tafel te gaan en vir elke persoon te vra wat hulle oor 'n sekere onderwerp dink.
- Om hulle ook te betrek, in plaas daarvan om net een persoon die vergadering te laat oorheers, sal hulle aanmoedig om te praat en nie toelaat dat iemand die hele tyd die woord inneem nie.
- U kan eenvoudig sê: "In ons kantoor word alle menings gewaardeer. Dus, elkeen verdien 'n geleentheid om te spreek. Diegene van julle wat skugter is, moet julleself bevestig, en die van julle wat al die praatwerk doen, moet begin om die vloer."
Stap 2. Begin deur terugvoer van iemand anders te vra
As u weet dat 'n persoon die neiging het om aan te hou, stoor hul terugvoer vir die laaste keer. Vra eerder 'n ander persoon wat hulle oor die onderwerp wil hê. Gaan dan om die tafel totdat die mense wat gewoonlik nie 'n geleentheid kry om te praat nie, dit werklik doen.
Ramblers wil dalk onderbreek, maar as hulle net 'n vinger ophou en sê "Almal sal 'n kans kry om te praat, Ricky … Gaan aan, Meredith."
Stap 3. Gaan deur die kamer met tydige opmerkings
Bepaal 'n vasgestelde tydsbeperking vir elke persoon en stel 'n timer in. Deur dit te doen, kan u die vergadering op skedule hou en kan dit voorkom dat dit te lank neem. Dit kan ook verhoed dat een persoon die hele vergadering aanhou en aanbeweeg.
Laat almal 'n paar dae voor die vergadering weet wat die tydsbeperking is, as daar van hulle verwag word om aanbiedings te ontwikkel, of laat hulle aan die begin van die vergadering weet wat hul tyd is
Stap 4. Gaan in met die persoon buite vergaderings
Benader die persoon tydens 'n vergaderingspouse of na die vergadering om oor hul idees te praat. Dit stel die persoon in staat om enigiets wat belangrik is, te deel sonder om 'n hele groep te beveel.
- Sê byvoorbeeld: 'My goeie, Charles, ek het u nog nooit in 'n vergadering so aandagtig gesien nie. Ek wed dat u baie goeie notas geneem het om in die praktyk te bring. As u nog idees het wat u wil bespreek, is u welkom om my kantoorure te besoek.”
- Dit gee hulle positiewe versterking en laat hulle weet dat u sou wou hê dat hulle na idees sou luister, in plaas daarvan om dit altyd aan te bied. En as hulle toevallig idees het om te deel, is daar ander afsetpunte wat dit nie behels om vergaderings te hou nie.
Deel 3 van 3: Beter vergaderings
Stap 1. Stel duidelike grondreëls
Begin die vergadering deur almal te laat weet wat u bespreek, wat die doel is om bymekaar te kom en hoe lank die vergadering sal duur.
- Om die vergadering te begin deur hierdie reëls op te stel, kan die vergadering help soos dit veronderstel is. Dit kan verhoed dat u span van die onderwerp afkom en dit aanmoedig om saam te werk om idees te bedink.
- Sê iets soos: "Hallo almal, ek is seker dat julle nog baie het om te bespreek, maar dit is 'n kort vergadering vandag. Die fokuspunt is die jaarlikse liefdadigheidsgeleentheid. Kom ons hou daarby sodat ons vordering kan maak.”
Stap 2. Hou by 'n agenda
Stel 'n skedule op wat die onderwerp van gesprek insluit, asook tydsbeperkings vir elke persoon. Deur hierdie reëls op te stel, hou die vergadering nie net op skedule nie, maar kan dit ook verhoed dat mense te lank praat en die vergadering oorheers. Gee 'n tydhouer aan om seker te maak dat niemand hul tydsbeperkings oorskry nie.
Stap 3. Verdeel in groepe en plaas hoë-verbale individue bymekaar
Hou die mense wat graag vergaderings wil oorheers in 'n klein groepie, terwyl die ander in 'n ander groep ontmoet. Deur dit te doen, kan mense wat nie kans kry om te praat nie, hul stem laat hoor.
Stop die groepe na ongeveer 10 minute om hul tyd te beperk en om aan te toon dat u nie baie tyd nodig het om 'n oplossing te vind nie
Stap 4. Laat die groep die effektiwiteit van u vergaderings evalueer
Vra jou medewerkers wat hulle van die vergadering gedink het. Hulle kan óf hul opinies op papier neerskryf, óf direk met u praat oor hul opinies rakende die vergadering. Dit gee u die geleentheid om die ander te vra wat hulle voel oor die betrokke persoon, indien nodig.
