Hoe om 'n vergadering te lei (met foto's)

INHOUDSOPGAWE:

Hoe om 'n vergadering te lei (met foto's)
Hoe om 'n vergadering te lei (met foto's)

Video: Hoe om 'n vergadering te lei (met foto's)

Video: Hoe om 'n vergadering te lei (met foto's)
Video: HOE om te bezuinigen MET EEN KLAP ✔ klap op de kaak 2024, Maart
Anonim

Besigheidswerk, veral in 'n kantoor, vereis 'n mate van samewerking. Byvoorbeeld, belangrike besluite vra dikwels meer as een persoon se perspektief, en belangrike werk benodig dikwels die kundigheid van verskeie mense om klaar te kom. Vergaderings is een manier om samewerking gestruktureerd en georganiseerd te maak, maar sonder 'n gevoel van doel of beheer kan vergaderings maklik langdurig en ondoeltreffend word. Om te weet hoe om 'n vergadering waarvoor u voorsit, te beplan, voor te berei en te lei, kan die verskil maak tussen 'n effektiewe en 'n vermorste vergadering.

Stappe

Deel 1 van 3: Voorbereiding vir die vergadering

Lei 'n vergadering Stap 1
Lei 'n vergadering Stap 1

Stap 1. Bespreek die komende vergadering met u deelnemers

As u uitvind dat u die komende vergadering sal voorsit, is een van die eerste dinge wat u moet doen, 'n bietjie tyd spandeer met die mense wat dit gaan bywoon (veral hooggeplaaste of belangrike mense). Vra hulle of daar iets is wat hulle spesifiek tydens die vergadering wil bespreek. Let op hul antwoorde en gebruik dit om u te lei wanneer u u agenda skryf.

Om u deelnemers te vra oor wat hulle wil bespreek, is 'n slim stap, nie net omdat dit dit makliker maak om 'n agenda te skryf nie, maar ook omdat dit hulle by die vergaderingsproses betrek voordat dit eers begin word. Mense is meer geneig om dit by te woon en aandag te gee tydens vergaderings as hulle weet dat kwessies wat vir hulle belangrik is, aangespreek sal word

Lei 'n vergadering Stap 2
Lei 'n vergadering Stap 2

Stap 2. Skryf en versprei 'n agenda

'N Vergaderingsagenda kan 'n waardevolle hulpmiddel wees, nie net vir die voorsitter van 'n vergadering nie, maar ook vir die aanwesige gaste. Agendas bevat waardevolle inligting oor die vergadering, soos wanneer dit sal plaasvind, waar dit sal plaasvind en wie dit sal bywoon. Die belangrikste is dat hulle ook al die beoogde besprekingsonderwerpe uiteensit, sodat almal kan voorberei. Stuur u vergadering voor die vergadering self - hoe belangriker u vergadering is, hoe vroeër moet u dit stuur.

Een ding wat u agenda beslis moet bevat, is 'n geskatte tydsbeperking vir elke besprekingsonderwerp. As u vooraf 'n rowwe skedule uiteensit, is dit baie makliker om u vergadering op die regte spoor te hou. Alhoewel sommige items op u agenda lank kan wees (en ander kan kort raak), maak 'n skedule dit baie makliker om hierdie items by te hou en daarvolgens aan te pas

Lei 'n vergadering Stap 3
Lei 'n vergadering Stap 3

Stap 3. Doen navorsing oor die besprekingsonderwerpe en enige vorige vergaderings

Die mense wat u vergadering bywoon, is moontlik nie op hoogte van al die onderwerpe wat u van plan is om te bespreek nie-sommige het moontlik nie vorige vergaderings bygewoon nie, terwyl ander eenvoudig vergeet het. As vergaderingvoorsitter is dit 'n goeie idee om die geskiedenis van bespreking tot dusver te ken. Praat met mense wat vorige belangrike vergaderings bygewoon het om te leer oor enige belangrike onafgehandelde sake wat u tydens u vergadering moet bespreek. U kan ook 'n amptelike rekordhouer se notule van vorige vergaderings aanvra om u beplanning te help rig.

Die notule van vorige vergaderings kan vir u as voorsitter 'n belangrike bron wees. Dit gee 'n opsomming van die besprekings en besluite wat tydens vorige vergaderings plaasgevind het, wat dit relatief vinnig en maklik maak om vinnig by te kom. U kan selfs belangrike vergaderingsnotules aan u deelnemers versprei met u agenda

Lei 'n vergadering Stap 4
Lei 'n vergadering Stap 4

Stap 4. Maak u vergaderruimte vooraf gereed

Op die dag van u vergadering wil u verseker dat die kamer of plek waar u van plan is om te ontmoet, skoon, presentabel en gereed is vir u deelnemers. U wil seker maak dat enige tegnologiese komponente van die vergadering (soos aanbiedings, projektors, skerms, ens.) Behoorlik funksioneer en heeltemal gereed is - tegniese snafus kan waardevolle tyd mors en u vergadering van die baan af sit.

As u 'n elektroniese aanbieding gebruik (soos PowerPoint, ens.), Neem 'n rukkie om kennis te maak met die afstandsbediening of kliker wat u sal gebruik om deur u skyfies te blaai. U wil nie tyd mors om aan u beheermaatreëls te vroetel as u belangrike kwessies kan bespreek nie

Deel 2 van 3: As voorsitter optree tydens die vergadering

Lei 'n vergadering Stap 5
Lei 'n vergadering Stap 5

Stap 1. Bel die vergadering om te bestel

As die vergadering die geskeduleerde aanvangstyd bereik en al die deelnemers (of ten minste al die belangrikste) teenwoordig is, trek die aandag van almal in die kamer. Stel jouself voor as die voorsitter en meld die doel van die vergadering. Stel die voorgeskrewe tydsraamwerk vir die vergadering op deur almal in te lig oor die eindtyd waarvoor u skiet - u kan lank of kort hardloop, maar as u die tydsbeperking voor die tyd aandui, kan u die vergadering op die regte spoor hou. As sommige van die deelnemers nie vertroud is nie, neem 'n rukkie om 'n kort oproep te voer en stel belangrike deelnemers bekend.

Let daarop dat sommige besighede en organisasies streng, geregistreerde prosedures het om 'n vergadering te open en te hou. Byvoorbeeld, die Amerikaanse Federasie van Staats-, Provinsie- en Munisipale Werknemers (AFSCME) gebruik 'n stelsel genaamd Robert's Rules of Order, wat insluit dat die vergadering tot orde gebring moet word deur 'n hamer te slaan en baie spesifieke reëls vir die bekendstelling en deurgee van mosies

Lei 'n vergadering Stap 6
Lei 'n vergadering Stap 6

Stap 2. Som relevante punte uit vorige vergaderings op

Aan die begin van vergaderings wat deel uitmaak van 'n lang, deurlopende projek, wil u kortliks alle deelnemers inlig oor die stand van die projek deur alle relevante gebeure of besluite van vorige vergaderings vinnig op te som. Nie almal wat bygewoon het, is dalk net so ingelig oor die besprekingsonderwerpe soos u nie; so vinnig om almal vinnig te bespoedig, kan 'n lang pad help om u vergadering effektief en effektief te maak.

  • In plaas daarvan om vorige vergaderings self op te som, wil u dalk hê dat 'n amptelike skriba of rekordhouer die notules van vorige vergaderings moet lees om die opsomming 'n gevoel van formaliteit te gee.
  • U kan ook oorweeg om enige belangrike korrespondensies of kommunikasie wat sedert die vorige vergadering plaasgevind het, te lees.
  • Let daarop dat as u afskrifte van die notules/korrespondensie aan die deelnemers verskaf, hardop voorlesing nie nodig is nie.
Lei 'n vergadering Stap 7
Lei 'n vergadering Stap 7

Stap 3. Laat belangrike deelnemers toe om verslag te doen oor die stand van sake

Laat mense met relevante kennis toe om die vergadering in kennis te stel van nuwe of onlangse verwikkelinge wat sedert die laaste vergadering plaasgevind het. Dit kan feitlik alles wees - byvoorbeeld, nuwe probleme wat u onderneming of organisasie in die gesig staar, personeelveranderinge, projekontwikkelinge en strategieveranderinge kan hier aangespreek word. Byeenkomsgangers sal ook wil hoor oor die resultate van spesifieke aksies wat geneem is weens besluite wat tydens die laaste vergadering geneem is.

Lei 'n vergadering Stap 8
Lei 'n vergadering Stap 8

Stap 4. Spreek enige onafgehandelde besigheid aan

As daar probleme is wat nog nie opgelos is nie of besluite wat nog nie van die laaste vergadering geneem is nie, probeer om dit op te los voordat u na nuwe probleme gaan. Hoe langer ou probleme uitgestel word, hoe minder sal enige deelnemer verantwoordelikheid daarvoor wil neem, so probeer om u onvoltooide sake tydens u vergadering vas te stel en op te los. Gewoonlik word onafgehandelde sake in minute van vorige vergaderings spesifiek as 'onbeslis' of 'vir toekomstige bespreking' genoem.

  • Afhangende van die kultuur en reëls waar u werk, kan u onderneming of organisasie spesifieke prosedures hê om 'n besluit te neem - byvoorbeeld, moet die vergaderinggangers eenvoudig 'n meerderheidskonsensus bereik, of 'n geselekteerde groep hooggeplaastes kan die taak kry met alle besluitneming.
  • Let daarop dat sommige dinge net te groot is om tussen vergaderings af te handel. U hoef nie noodwendig stil te staan by die vordering van langtermynprojekte wat nog nie voltooi is nie. U moet egter besluite of projekte opneem waar die huidige optrede nodig is.
Lei 'n vergadering Stap 9
Lei 'n vergadering Stap 9

Stap 5. Spreek enige nuwe onderneming aan

Bring vervolgens nuwe probleme, bekommernisse en kwessies wat bespreek moet word. Dit moet dinge wees wat natuurlik voortspruit uit die ontwikkelinge wat plaasgevind het tussen vorige vergaderings en die hede. Probeer om konkrete, besliste besluite van die deelnemers te neem - hoe meer items u onbeslis laat, hoe meer onafgehandelde sake sal u aan die gang moet kry.

Lei 'n vergadering Stap 10
Lei 'n vergadering Stap 10

Stap 6. Som die gevolgtrekkings van die vergadering op

As u al die vorige en huidige sake aangespreek het, neem 'n rukkie om die gevolgtrekkings van die vergadering op te som vir almal wat daar was. Gee 'n uiteensetting van die resultate van al die besluite wat geneem is, en beskryf, indien nodig, die spesifieke aksies wat van die deelnemers verwag word om te neem voor die volgende vergadering.

Hierdie stap is van kardinale belang - dit is u laaste kans om seker te maak dat almal die vergadering verlaat en presies weet waar u projekte staan en wat van hulle verwag word

Lei 'n vergadering Stap 11
Lei 'n vergadering Stap 11

Stap 7. Eindig deur die grondslag te lê vir die volgende vergadering

Vertel ten slotte vir almal wat hulle vir die volgende vergadering kan verwag, en as u reeds begin beplan het, vertel hulle wanneer en waar om te verwag. Dit gee die deelnemers die gevoel van kontinuïteit van een belangrike projek of besluit na die volgende, en gee hulle 'n tydsraamwerk vir die vordering of voltooiing van hul toegewysde take.

Let daarop dat u nie noodwendig 'n ander vergadering hoef te beplan as u al u huidige en huidige sake aanpak nie. As daar egter genoeg onafgehandelde sake is om toekomstige besprekings te regverdig, of as u wag om te sien hoe sekere projekte ontwikkel, is dit waarskynlik 'n goeie idee

Deel 3 van 3: Doeltreffende leiding van die vergadering

Lei 'n vergadering Stap 12
Lei 'n vergadering Stap 12

Stap 1. Lei die bespreking, maar moet dit nie oorheers nie

Een van u rolle as die voorsitter van die vergadering is om die gesprek aan die gang te hou. U rol is om nie oor elke kwessie mening te gee nie, of om die bespreking volgens 'n presiese skedule te hou. Het 'n mate van buigsaamheid. Laat die ander deelnemers vrylik praat en laat nuwe besprekingsonderwerpe ontstaan, selfs al is hulle nie op die agenda nie. Miskien moet u sekere gespreksonderwerpe subtiel beëindig of verander om die bespreking op koers te hou, maar u moet nie voel dat u elke aspek van die vergadering moet beheer nie. Dit is immers 'n samewerkingsproses.

Soos die vergadering vorder, hou u agenda dop. As u agter raak, moet u sekere besprekingsonderwerpe moontlik oorskakel of dit later in belang van tyd aan tafel lê. Moenie bang wees om dit te doen as die onderwerpe wat bespreek word, baie belangrik is nie

Lei 'n vergadering Stap 13
Lei 'n vergadering Stap 13

Stap 2. Moedig alle deelnemers aan om deel te neem

As vergaderingvoorsitter is dit u taak om 'n oop, produktiewe bespreking te verseker. As u agterkom dat sekere deelnemers met kennis wat relevant is vir die aangeleenthede nie die groep oopmaak nie, moedig hulle aan om te praat. U hoef nie direk uit te daag of uit te roep nie - om net iets te sê soos: "Ek dink mevrou Smith se kundigheid sal hier van nut wees" is 'n goeie manier om minder aktiewe lede van die vergadering betrokke te kry.

Lei 'n vergadering Stap 14
Lei 'n vergadering Stap 14

Stap 3. Maak seker dat almal verstaan wat bespreek word

Dit kan moeilik wees om te onthou dat nie almal wat die vergadering bywoon, dieselfde ervaring of kennis in die besprekingsonderwerpe het nie. Om seker te maak dat almal wat die vergadering bywoon, hul tyd verstandig bestee het, wil u moontlik die geleentheid gebruik om ingewikkelde kwessies of onderwerpe kortliks te vereenvoudig. Die minder kundige deelnemers sal dit ongetwyfeld waardeer.

Lei 'n vergadering Stap 15
Lei 'n vergadering Stap 15

Stap 4. Moenie moeilike of ongemaklike vrae ignoreer nie

As dit nie deur 'n bekwame voorsitter onder beheer gehou word nie, kan vergaderings opvallend onproduktief wees. Probeer om seker te maak dat elke belangrike kwessie wat u bespreek het, aandag kry. Moenie toelaat dat deelnemers die skuld verskuif of vae verskonings bied vir probleme wat nie aangespreek is nie. Probeer om vas te stel en antwoorde te kry vir probleme wat niemand wil hanteer nie. Alhoewel dit nie noodwendig is wat elke deelnemer wil hê nie, is dit presies die vrae wat die meeste beantwoord moet word om die vergadering so effektief moontlik te maak.

Maak seker dat belangrike besluite aangeteken word (as u amptelike rekordhouers of notuleerders het, moet u hierdie taak toewys). As u die moeilike vrae gaan stel, wil u seker maak dat die antwoorde wat u kry goed gedokumenteer is

Lei 'n vergadering Stap 16
Lei 'n vergadering Stap 16

Stap 5. Hou u tyd dop

Daar is 'n rede waarom vergaderings 'n slegte reputasie het - vir baie word dit as 'n ernstige tydverspilling beskou. Om te verhoed dat u vergadering lank word, gebruik u krag as stoel om die bespreking aan die gang te hou. Moenie bang wees om sekere onbelangrike kwessies of gesprekke tot 'n latere datum voor te lê nie, as dit blyk dat u vergadering langer neem as wat u verwag het. Wees gereed en bereid om u skedule vinnig aan te pas om seker te maak dat geen van die kosbare tyd van u deelnemers vermors word nie.

Aanbeveel: