Die lewe is onvoorspelbaar en soms hoef u net 'n vergadering te kanselleer. Om enige ongerief te verminder en beleefd te wees, is dit belangrik om te kanselleer sodra dit duidelik is dat u nie die vergadering kan maak nie. Gee indien moontlik 24 uur voor die tyd kennis. Wees beleefd en respekvol en bied aan om ander se kalenders om te werk. Of as daar meer mense is wat 'n vergadering wil bywoon, moet u uitvind of u iemand in u plek kan bel of stuur sodat u nie 'n ander tyd hoef te vind wat vir almal werk nie.
Stappe
Metode 1 van 2: 'n Vergadering beleefd kanselleer
Stap 1. Stuur 'n e -pos met u verskoning om vooraf 'n vergadering te kanselleer
As u 24 uur of meer vooraf kanselleer, werk 'n e -pos goed. Gee soveel kop as moontlik. Op hierdie manier kan die ander persoon hul skedule verander. As hulle baie besig is, kan vooraf kennisgewing 'n groot verskil maak.
- 'N E -posadres is dikwels doeltreffender as 'n oproep, aangesien die ontvanger dit binne 'n minuut of minder vinnig kan afblaai, maar u kan nie seker wees dat iemand u boodskap sal sien as u dit op die laaste oomblik stuur nie.
- As die ander persoon uit die stad gereis het vir u ontmoeting, doen u bes die beste om te herskeduleer voordat hulle huis toe gaan. As hulle nog nie in die stad aangekom het nie, probeer om ten minste 2 dae kennis te gee sodat hulle reisplanne kan kanselleer indien nodig.
Stap 2. Bel indien moontlik 'n kansellasie op die laaste oomblik
As u 'n vergadering wat binne die dag moet plaasvind, kanselleer, bel die ander persoon. Anders sien hulle moontlik nie die e -pos voor die vergadering nie en kan hulle tyd mors om op u te wag.
- Sê iets soos: "Ek weet dat ons vandag sou ontmoet, maar ek moes my kind wat siek geword het by die skool kom haal. Ek is die middag uit, het u tyd om in die oggend te ontmoet?"
- As u nie die telefoon kan bereik nie, stuur 'n e -pos so gou as moontlik.
Stap 3. Gee jou rede om kortliks te kanselleer
Om 'n vergadering te kanselleer, veroorsaak dikwels probleme vir ander wat u verwag het. Dit is beleefd om hulle te laat weet hoekom u dit nie kan regkry sonder om in te veel besonderhede in te gaan nie. Anders neem hulle aan dat u nie lus was om op te daag nie.
- Om byvoorbeeld te sê dat u siek is, is genoeg rede om 'n vergadering te misloop sonder om in die besonderhede van u siekte in te gaan.
- As 'n ander vergadering of afspraak opduik wat u nie kan misloop nie, sê eenvoudig dat u 'n onvoorsiene skeduleringskonflik gehad het. Dit kan onbeskof wees om die een vergadering vir die ander te ontwrig, dus dit is goed om die besonderhede vaag te hou.
Stap 4. Vermy verskonings
As u 'n geldige rede het om 'n vergadering te mis, is dit goed om 'n bietjie daaroor te praat. As u egter nie 'n rede het nie, moet u nie 'n rede daarvoor maak nie. Mense sal kan sê dat jy iets bedink en dat dit onbeskof sal wees.
- Hou dit algemeen as u nie 'n vergadering wil hê nie. Byvoorbeeld: "Iets persoonliks het opgekom en ek moet die vergadering van vandag herskeduleer."
- Moenie te veel generiese verskonings gebruik nie. As 'iets persoonliks' een keer per maand of meer verskyn, sal u kollegas u as 'n vlok begin beskou.
Stap 5. Bied 'n opregte verskoning
Om 'n vergadering te kanselleer, sal baie beter wees as u 'n opregte verskoning vra. Koppel dit aan die rede waarom u kanselleer en bied aan om die ongerief te vergoed.
Sê iets soos: "Ek weet hoe waardevol u tyd is, en ek wil om verskoning vra vir die skeduleringskonflik. Ek heg my aantekeninge aan sodat u kan kyk, sodat ons ons opvolgvergadering kan vaartbelyn."
Stap 6. Wees respek vir die tyd van die ander deelnemers
As daar baie ander mense is wat dit wil bywoon, moet u daarop let dat die kansellasie van die vergadering 'n ongerief vir verskeie mense kan veroorsaak. Vermy indien moontlik kanselleer en bied eerder 'n ander oplossing aan.
U kan byvoorbeeld inskakel, 'n ander lid van u afdeling stuur om die inligting in te vul, of enige relevante inligting per e -pos stuur
Metode 2 van 2: Hersiening van 'n vergadering
Stap 1. Maak planne om so vinnig as moontlik te herskeduleer
Die kans is goed dat die vergadering in die eerste plek geskeduleer was vir inligting wat oor tyd sensitief is. Gee 'n gunstige tyd om binne 'n dag of twee te herskeduleer om ongerief te verminder.
Stap 2. Werk soveel as wat jy kan om die skedule van die ander persoon
Aangesien u moontlike ongerief veroorsaak, is dit beleefd om volgens die ander persoon se skedule te werk. Bied egter slegs 'n ontmoeting aan as u werklik beskikbaar is. U wil nie weer hoef te herskeduleer nie.
Vra: "Hoe laat is dit beter om te herskeduleer? Ek is nie beskikbaar op Donderdagmiddag nie, maar ek kan soggens of op 'n ander dag vir jou tyd maak."
Stap 3. Blokkeer tyd op u kalender as u nie beskikbaar is nie
Om hoofpyn te vermy as u u vergadering herskeduleer, blokkeer u die hele tyd wat u nie beskikbaar sal wees nie. Dan kan u die moontlike tye om te herskeduleer duidelik deel sonder om meer konflik te ondervind.
As u agterkom dat u 'n bietjie stilstand gedurende die dag tussen vergaderings nodig het, moet u dit op u kalender blokkeer sodat mense u nie tydens die venster as beskikbaar kan sien nie
Stap 4. Bied aan om van die vergadering 'n oproep te maak
As die rede waarom u nie die vergadering kan bywoon nie, verkeer, weer of 'n faktor is wat u verhinder om fisies daar te kom, bied dan aan om die vergadering eerder 'n oproep te maak. Vra om verskoning omdat u nie by die vergadering kon uitkom nie. Maak tyd om persoonlik op te volg indien nodig.
