'N Algemene jaarvergadering (AJV) word een keer per jaar gehou in ooreenstemming met 'n organisasie se grondwet of reëls. Tydens hierdie vergadering moet u finansies, raadsverkiesings en ander aangeleenthede bespreek wat die hele organisasie raak.
Stappe
Deel 1 van 3: Deel een: Beplanning van die vergadering
Stap 1. Hersien die organisasie se reëls
Voordat u iets opstel, moet u die reëls en regulasies van die organisasie rakende die AJV nagaan. Terwyl die meeste organisasies dieselfde algemene struktuur nakom, kan sommige besonderhede verskil.
- Besonderhede wat u moontlik nodig het om aandag te skenk aan die tipe kennisgewing wat u aan lede moet verstrek rakende die vergadering, die prosedure vir die verkiesing van nuwe raadslede en die tipe inligting wat tydens elke AJV hersien moet word.
- U moet ook kyk hoeveel mense daar moet wees om die vergadering as amptelik te beskou en die manier waarop nuwe wysigings aan die organisasie se grondwet voorgelê en gestem moet word.
Stap 2. Beplan die vergadering vroegtydig
Stel die datum en tyd van die AJV so vroeg as moontlik in. Stel sleutellede dadelik in kennis.
- Nie-noodsaaklike lede moet ingelig word sodra die besonderhede afgehandel is.
- Sodra almal van die datum in kennis gestel is, moet u gereeld herinnerings stuur om te verhoed dat iemand dit vergeet.
Stap 3. Beveilig die lokaal
As u nie u eie lokaal het nie, moet u 'n lokaal kies wat u AJV kan hou en dit so gou as moontlik beveilig.
- Selfs as u u eie fasiliteite het, kan die byeenkoms by 'n aparte lokaal die geleentheid meer betekenisvol laat lyk en kan dit meer besoekers lok.
- Kies 'n plek waar almal betrokke kan wees. Maak seker dat die kamer groot genoeg is om almal gemaklik te hou. As u lede of ander besoekers het wat spesiale verblyf benodig (soos wye deure en opritte vir rolstoelgebonde lede), moet u seker maak dat die lokaal aan hierdie behoeftes kan voldoen voordat u dit bespreek.
- Sodra u besluit het oor die regte plek, bespreek dit sodra u die datum en tyd vasgestel het.
Stap 4. Stel 'n agenda op
Die agenda is in wese 'n lys of uiteensetting van die inligting wat tydens die AJV bespreek sal word.
- Berei hierdie agenda vooraf voor. U moet dit moontlik aan die deelnemers stuur met die kennisgewing van die vergadering, maar selfs as u dit nie doen nie, moet u dit gereed hê om by die werklike vergadering te verdwyn.
- Maak 'n lys van die besprekingsonderwerpe in die volgorde wat u verwag om dit aan te spreek.
- Gewoonlik is die lys van die titel van elke onderwerp genoeg op die agenda. U hoef waarskynlik geen besonderhede oor elke onderwerp te gee nie.
-
'N Voorbeeldagenda kan so lyk:
- AGENDA
- 1) Welkom
- 2) Verskoning vir afwesigheid
- 3) Vorige AJV -notule
- 4) Sake wat uit minute voortspruit
- 5) Voorsitter-persoon se jaarverslag
- 6) Sekretaris se jaarverslag
- 7) Tesourier se jaarverslag
- 8) Verkiesing van beamptes
- 9) Algemene sake
- 10) Datum van die volgende vergadering
- 11) Sluiting van die vergadering
Stap 5. Neem die nodige tyd om dokumente en verslae voor te berei
Dit neem tyd om al die verskillende state, verslae en dokumente wat u benodig vir die AJV voor te berei, dus begin vroeg.
- Sorg dat u alle dokumente en verslae wat u in beheer het, so vroeg as moontlik versorg.
- Herinner ander komiteelede ook om die inligting voor te berei.
- Dokumente wat u moontlik moet voorberei, kan maandelikse finansiële verslae en ander finansiële state, die vorige AJV -notules, die verslag van die president, die sekretaris se verslag en die tesourierverslag insluit.
Stap 6. Kommunikeer met lede oor leierskaprolle
As raadsverkiesings tydens die AJV bespreek sal word, moet u lede soek wat die nodige rolle kan vervul voor die vergadering self.
- Praat met die lede wat u in die oog het en vra of hulle die rol wil aanneem.
- As ekstra opleiding nodig is, gee die lede die nodige opleiding.
Stap 7. Stuur die kennisgewing
U moet 'n formele "kennisgewing van vergadering" aan alle lede stuur. Volg die regulasies in die reëls van u organisasie wanneer u bepaal wanneer en hoe u dit moet doen.
- U sal moontlik ook borge, lewenslange lede en alumni en ander belanghebbendes of verwante partye moet nooi.
- Gewoonlik moet 'n kennisgewing van vergadering die datum, tyd, duur en plek van die AJV bevat. U moet verklaar dat verkiesings gehou word indien van toepassing.
- U kan die hele agenda van die vergadering insluit, of u kan kies om een of twee belangrike items te noem. Gaan die organisasie se grondwet na om die korrekte prosedure te bepaal.
Stap 8. Stel die ruimte voor die vergadering op
Kom op die dag van die AJV 'n paar uur te vroeg, sodat u die kamer kan opstel.
Hou in gedagte dat sommige deelnemers 30 minute vroeër kan arriveer. Probeer om al die sitplekke en verversings op te stel voordat dit gebeur
Deel 2 van 3: Deel twee: Bespreking van die agenda tydens die vergadering
Stap 1. Neem minute
Die sekretaris is gewoonlik verantwoordelik vir die neem van vergaderingsnotules, maar as dit nie die geval is vir u organisasie nie, moet u iemand aanstel om die inhoud van die AJV op te neem.
- Hou 'n rekord van alle besluite wat tydens die AJV geneem is, veral die met betrekking tot verkiesings en veranderinge aan die organisasie se grondwet.
- Dit kan ook 'n goeie idee wees om die name en kontakinligting van die deelnemers aan te teken. U kan dit doen deur die deelnemers opdrag te gee om aan te meld as hulle aankom.
Stap 2. Verwelkom die deelnemers
Open die AJV met 'n formele groet. Maak tydens hierdie groet seker dat die vergaderingsagenda en jaarverslae aan die deelnemers versprei word.
- Verklaar dat die vergadering oop is. Terwyl u dit doen, meld die organisasie se volle naam en die huidige AJV-nommer (die tweede en twintigste Algemene Jaarvergadering, die nege en dertig Algemene Jaarvergadering, ens.).
- Verwelkom alle lede en noem enige spesiale besoekers.
Stap 3. Maak die nodige verskonings
As 'n amptenaar of beduidende lid afwesig is, kan u die name van diegene wat afwesig is, kortliks na u verwelkomingsboodskap noem.
- U kan ook ander huidige lede uitnooi om verskoning te vra namens ander afwesige deelnemers.
- Maak 'n formele mosie om die verskonings te aanvaar.
Stap 4. Hersien die vorige vergaderingsnotules
Verifieer dat almal 'n afskrif van die vergaderings van verlede jaar se AJV ontvang het. Hersien hierdie notules, en as alle kwessies aangespreek is, gaan u na die notule formeel.
- As daar wysigings of regstellings is wat aangebring moet word, moet dit aangebring word voordat die notule aanvaar word.
- Nadat hy gestem het om die notule te aanvaar, moet die voorsitter daarop teken.
Stap 5. Stel nuwe sake bekend
Onderwerpe wat verband hou met die notule van u vorige AJV moet onmiddellik aangespreek word nadat die notule aanvaar is.
Bespreek die aangeleenthede indien nodig. Dit is gewoonlik 'n tyd om bekommernisse en opmerkings aan te bied, daarom is formele bewegings moontlik nie nodig nie
Stap 6. Hersien die verslae
U moet die verslag van die president of voorsitter, die verslag van die sekretaris en die verslag van die tesourier bespreek.
- Lees en bespreek elke verslag een vir een. Nadat elke verslag deeglik hersien is, moet u 'n formele mosie doen om die verslag aan te neem.
- Tydens die verslag van die tesourier moet u 'n verslag van die finansies van die vorige jaar aan die deelnemers voorlê. Die tesourier kan die taak gewoonlik uitvoer, maar sommige organisasies kan die gebruik van 'n onafhanklike party vereis.
Stap 7. Gaan deur enige verkiesing
As nuwe raadslede tydens die jaarvergadering verkies moet word, moet u die verkiesing hou nadat die verslae afgelewer is, maar voordat enige algemene sake aangespreek is.
- Berei vooraf die nodige materiaal voor.
- Besluit oor die stemstelsel voor die vergadering. Verduidelik die stelsel duidelik voordat die stemme uitgebring word.
- 'N Neutrale party moet die stemme tel.
- Die notule moet aandui wie benoem is, wie die nominasie voorgestel het en wie dit gesekondeer het. Dit moet ook die aantal stemme bevat wat elke kandidaat gehad het en wie vir elke pos verkies is.
Stap 8. Bespreek algemene sake
Algemene sake is gewoonlik die laaste aangeleentheid wat op 'n AJV bespreek is. Dit is 'n tyd vir die deelnemers om kwessies en bekommernisse aan die orde te stel wat andersins nie behandel word nie.
Aangesien hierdie deel van die vergadering ietwat informeel is, neem u waarskynlik geen mosies of stemme gedurende hierdie tyd nie
Stap 9. Stel 'n datum vir die volgende vergadering in
As u die datum en plek van die volgende AJV ken, meld dit aan die einde van hierdie vergadering.
Slaan hierdie stap oor as daar nog geen formele planne gemaak is nie
Stap 10. Sluit die vergadering
As alles gedek is, verklaar die AJV gesluit.
Deel 3 van 3: Deel drie: Maak die vergadering aangenaam
Stap 1. Plaas 'n groet by die deur
Stel 'n lid of twee aan om by die deur te staan en mense te groet as hulle aankom.
Die gebruik van groete kan die atmosfeer vriendeliker en meer verwelkomend laat lyk
Stap 2. Verskaf verversings
Probeer ten minste om water vir die deelnemers te voorsien, veral as die vergadering lank sal duur.
- 'N Verskeidenheid verversings is 'n beter opsie. Oorweeg om koeldrank (water, ystee, limonade/pons) en warm drankies (koffie en warm tee) te verskaf.
- Afhangende van die tyd van die dag, kan dit ook gepas wees om ligte versnaperinge soos kaas en beskuitjies aan te bied.
Stap 3. Nooi 'n gasspreker
Die gasspreker moet praat oor 'n nie -amptelike kwessie van groot belang vir die lede van u organisasie.
Die spreker volg gewoonlik die aanbieding van algemene sake, maar kom voor die einde van die werklike vergadering. As u wil, kan u egter die spreker vra om voor te lê nadat die amptelike vergadering gesluit is
Stap 4. Bied pryse aan
'N Deurprys kan die bywoning aanmoedig. Raffles kan sowel bywoning as finansiële ondersteuning aanmoedig.
- Oorweeg dit om 'n 50/50 tombola aan te bied waarin die helfte van die opbrengs aan die wenner en die helfte aan die organisasie gaan.
- Geskenkmandjie -tombola's is nog 'n opsie.
- Oorweeg dit om 'n vereiste vir bywoning van pryse te maak.
Stap 5. Volg die vergadering met 'n sosiale persoon
Moedig bywoning aan deur die formele sakegedeelte van die AJV so kort as moontlik te hou. Volg dit met 'n sosiale geleentheid waar deelnemers kan kommunikeer en hulself kan geniet.
- As u die begroting het, oorweeg dit om 'n middagete te hou nadat die vergadering geëindig het. U kan die koste verlaag deur van die middagete 'n potluck te maak.
- Vir organisasies met 'n laer begroting, kan 'n informele skemerkelkie meer realisties wees. In plaas daarvan om verversings tydens die vergadering te voorsien, wag tot daarna en bedien die peuselkos met 'n verskeidenheid nie-alkoholiese drankies en wyn.
