U is pas verkies of aangestel as sekretaris van die komitee waaraan u behoort. Baie geluk! Weet u hoe u minute moet neem, voorberei en aanbied? Of u nou die wetgewende bybel Robert's Order of Rules volg of minute in 'n minder formele omgewing neem, hier is die belangrike metodes om te volg.
Stappe
Voorbeeldnotules
Voorbeeld van vergaderingsnotules
Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.
Voorbeeld van besigheidsvergaderingsnotules
Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.
Voorbeeld van 'n notule van die raadsvergadering
Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.
Deel 1 van 4: Vooraf voorberei
Stap 1. Ken die organisasie se vergaderingsbeleid
As daar van die sekretaris verwag word om formele notules te neem, vra of die groep Robert se opdragreëls of 'n ander gids volg. Vra in meer informele instellings wat in die notule ingesluit moet word of hoe dit gebruik gaan word.
- As notuleerder hoef u nie met die volledige reëls te vertroud te raak nie. Die verkryging van 'n afskrif (of die leen van die voorsitter) kan egter nuttig wees om spesifieke vrae te beantwoord.
- Ken ook u rol. Sommige sekretarisse neem nie aan die vergadering deel nie, terwyl ander minute neem terwyl hulle bydra tot die bespreking. In beide gevalle moet die sekretaresse nie iemand wees wat 'n ander belangrike rol speel nie, soos voorsitter of fasiliteerder.
Stap 2. Berei vooraf 'n sjabloon voor
Elke notule van die vergadering bevat baie van dieselfde inligting. 'N Sjabloon skep 'n konsekwente formaat vir maklike verwysing. Sluit ten minste ruimte in vir die volgende inligting.
- Naam van organisasie.
- Soort vergadering. Is dit 'n gereelde weeklikse of jaarlikse vergadering, 'n kleiner komiteevergadering of 'n vergadering wat vir 'n spesiale doel belê word?
- Datum, tyd en plek. Laat ruimte vir die begin- en eindtyd (byeenkoms en verdaging).
- Naam van voorsitter of vergaderingleier en naam van sekretaris (of hul plaasvervangers).
- Lys van 'deelnemers' en 'verskoning van afwesiges'. Dit is 'n pragtige term vir bywoningsblad. Let op of daar 'n kworum is (die aantal mense wat voldoende is om stemme uit te voer).
- Ruimte vir u handtekening. As notuleerder sal u altyd u werk onderteken. 'N Bykomende handtekening kan nodig wees wanneer die notule goedgekeur word, volgens die beleid van u organisasie.
- 'N Agenda, indien voorsien. As die voorsitter of vergaderingsfasiliteerder u nie gevra het om die agenda op te stel nie, moet hulle een op versoek beskikbaar hê. As u een het om te verwys, kan u u vergaderingsnotas organiseer.
Stap 3. Bring 'n notaboek of skootrekenaar saam
Maak seker dat alles wat u saambring, iets is waarmee u gemaklik is. As u gereeld notules skryf, sit 'n notaboek vir hierdie doel opsy of skep 'n gids op u rekenaar.
- As u 'n notule geneem het tydens 'n vorige vergadering en dit nie vir goedkeuring ingedien is nie, moet u dit ook saambring.
- Alhoewel 'n klankopnemer u die minute later kan transkribeer, is dit nie 'n plaasvervanger vir die neem van notas nie. As u die vergadering wel opneem, moet u seker maak dat almal wat dit teenwoordig is, toestemming gee en nie toegee aan die versoeking om 'n woord-vir-woord-afskrif op te stel nie.
- As u 'n snelskrif leer, kan u die notas bespoedig, maar u hoef nie elke woord te kan afneem om minute te neem nie. Eintlik moet u dit vermy.
- As u gevra word om tydens die vergadering in die openbaar aantekeninge te maak, gebruik 'n oorhoofse projektor of voorstel. Maak seker dat u die aantekeninge daarna huis toe kan neem sonder om dit te vlek, sodat u dit kan gebruik om minute te tik.
Deel 2 van 4: Vergaderingsnotas neem
Stap 1. Versprei 'n bywoningsblad
Sodra almal bygewoon is, versprei 'n stuk papier (meer vir baie groot vergaderings) met ruimte vir elke persoon om hul naam en kontakinligting te skryf. U kan dit na die vergadering gebruik om die deelnemersgedeelte van u sjabloon in te vul, of die aanmeldblad self aan die voltooide notules te heg.
As u nie baie van die mense teenwoordig is nie, teken dan eerder 'n sitplekkaart en vul dit in terwyl u almal vra om hulself voor te stel. Hou dit byderhand terwyl u vergaderingsnotas neem, sodat u, indien toepaslik, na die naam van mense kan verwys (soos hieronder bespreek)
Stap 2. Vul soveel as moontlik van u sjabloon in
Terwyl u wag totdat die vergadering begin, teken die naam van die organisasie, die datum en plek van die vergadering, en die tipe vergadering (bv. Weeklikse raadsvergadering, 'n spesiale komiteevergadering, ens.) Aan. Let op die begintyd wanneer die vergadering begin.
- As u nie 'n sjabloon het nie, teken hierdie inligting bo -aan u vergaderingnotas aan.
- As die vergadering vir 'n spesiale doel of op 'n spesiale tydstip belê is, stoor die kennisgewing wat aan lede gestuur is. U moet dit heg aan die minute nadat dit getranskribeer is.
Stap 3. Let op die resultaat van die eerste beweging
Die meeste formele vergaderings begin met 'n mosie om 'n agenda aan te neem, so hierdie stap sal dit as voorbeeld gebruik. As die vergadering met 'n ander mosie begin, moet u net dieselfde relevante inligting opneem:
- Die presiese bewoording van die mosie wat begin met "ek beweeg". Dit is gewoonlik "Ek wil die agenda aanvaar."
- Die naam van die verhuizer (persoon wat die mosie voorgestel het).
- Die uitslag van die stemming. As die stemming slaag, skryf 'mosie uitgevoer'. As dit misluk, skryf "mosie misluk."
- U kan lang mosies vra om skriftelik ingedien te word as u dit nie akkuraat kan opneem nie. As dit 'n herhalende probleem is, vra tussen vergaderings of dit 'n amptelike beleid kan wees vir mosies bo 'n sekere aantal woorde.
- As u die agenda opgestel het, is u moontlik die drywer van hierdie mosie sowel as die notulesekretaris. Dit is goed; solank u objektief bly, is daar geen probleem om u eie optrede op te teken nie.
Stap 4. Teken ander bewegings op gedurende die vergadering
Luister aandagtig na alle besprekings, maar moenie dit opneem nie (tensy anders aangedui! Teken die relevante inligting aan wanneer 'n nuwe mosie gemaak word.
- Onthou dat elke mosie die presiese bewoording van die mosie, die naam van die verhuizer en die uitslag van die stemming moet bevat.
- Sommige mosies vereis 'n sekondeerder voordat hulle na 'n stemming oorgaan. As iemand sê: "Ek sekondeer die beweging" of iets soortgelyks, teken die persoon se naam as die sekondeerder aan.
- As u nie die naam van die verhuisder ken nie, of die mosie herhaal moet word, onderbreek die vergadering beleefd om dit te vra. Om inligting akkuraat op te neem, is belangrik genoeg om 'n klein onderbreking te regverdig.
- As 'n mosie gewysig word, verander die bewoording van die mosie in u aantekeninge. Tensy die wysiging omstrede is en baie bespreking uitlok, hoef u nie op te teken dat 'n wysiging plaasgevind het nie.
Stap 5. Luister na verslae en verkry afskrifte
Wanneer 'n verslag, nuusbulletin of soortgelyke item hardop gelees word, teken die naam van die verslag en die persoon wat dit lees (of die naam van die subkomitee wat dit opgestel het) aan. As daar 'n mosie aangeheg is, teken dit op soos met enige ander beweging.
- Dit is baie prakties om 'n afskrif aan die einde van die vergadering te bekom. Maak 'n aantekening en vra die leser of vergaderingleier (voorsitter of president) daarna om 'n afskrif. U heg 'n afskrif van elke verslag aan die notules nadat dit getranskribeer is.
- As afskrifte nie beskikbaar is nie, let eerder op waar die oorspronklike dokument gebêre word. Miskien moet u na die vergadering vir hierdie inligting vra.
- As 'n lid mondeling verslag doen (in plaas van uit 'n dokument te lees), skryf 'n kort, objektiewe opsomming van die verslag. Moenie in besonderhede ingaan of die spreker woordeliks aanhaal nie.
Stap 6. Teken aksies op wat geneem of toegewys is
Dit sluit in "inskrywings" op die opdragte van die laaste vergadering sowel as nuwe aksies. Is iemand opgedra om 'n brief te skryf? Let op hul naam en instruksies.
- Afhangende van hoe formeel u vergadering is, kan baie van hierdie aksies onder die sambreel van 'bewegings' val. Vir minder formele vergaderings moet u moontlik ook u ore oop hou vir minder duidelik georganiseerde besluite.
- Gee 'n kort vermelding van die rasionaal agter 'n besluit as een daarvan gegee word.
Stap 7. Teken alle punte van orde en beslissings op
Telkens as daar beswaar is teen 'n prosedure, teken die volledige beswaar en die grondslag daarvan op, asook die volledige uitspraak wat die voorsitter gegee het.
Maak seker dat u enige verwysings na Robert se orde, die statute van die organisasie of die maatskappy se protokol insluit
Stap 8. Teken slegs opsommings van besprekings op as dit gevra word
Amptelik is notules 'n opname van wat gedoen is, nie wat gesê is nie, maar voldoen aan die spesifieke versoeke wat u organisasie aan u rig.
- Wees so objektief moontlik as u bespreking opneem. Sluit konkrete punte in, nie menings nie, en verminder die gebruik van byvoeglike naamwoorde en bywoorde. Droë, feitelike, vervelige skryfwerk is u doel!
- Moenie tydens die besprekingsopsomming na mense by die naam verwys nie. Dit is veral belangrik tydens hewige argumente wat aanstoot kan gee.
Stap 9. Sluit aan die einde van die vergadering af
Teken die tyd aan waarop die vergadering verdaag het. Onthou om afskrifte van verslae op te haal of iemand daaraan te herinner om dit vir u te stuur.
Skrap u aantekeninge om te sien of daar iets ontbreek of wat verduideliking benodig. As u iemand 'n vraag wil stel, moet u dit nou doen voordat hulle vertrek
Deel 3 van 4: Transkripsie van die notule
Stap 1. Begin hierdie proses so gou as moontlik
Dit is die beste om die amptelike notule onmiddellik na die vergadering af te skryf, terwyl die gebeure nog vars in u gedagtes is.
Stap 2. Tik u vergaderingsnotas met 'n rekenaar
U het dit moontlik reeds gedoen as u 'n skootrekenaar tydens die vergadering gebruik het. Stoor u aantekeninge en begin 'n nuwe dokument vir die minute, sodat u u notas en notules langs mekaar kan vergelyk.
Stap 3. Formateer u aantekeninge in netjiese paragrawe
Elke nuwe mosie, besluit of punt van orde moet in sy eie paragraaf wees. Terwyl u dit formateer, kyk of u:
- Gebruik die korrekte spelling en grammatika. Gebruik 'n speltoetser indien nodig.
- Gebruik deurgaans dieselfde tyd. Gebruik die verlede of die huidige tyd, maar skakel nooit tussen hulle in dieselfde dokument nie.
- Is objektief as moontlik. U eie mening mag nooit uit die notule afgelei word nie. U probeer 'n objektiewe rekord opstel wat almal kan gebruik.
- Gebruik eenvoudige, presiese taal. Enige vae taal moet vervang word deur presiese bewoording. Blomagtige beskrywings moet heeltemal verwyder word.
- Sluit slegs aksies in, nie besprekings nie. Tensy u gevra is om besprekings op te neem, moet u fokus op wat was gedoen, nie wat was nie gesê.
- Nommer die bladsye vir maklike verwysing.
Stap 4. Versprei 'n konsep van u notules aan lede
Stuur 'n afskrif aan elke lid met behulp van die kontakinligting op die aanmeldblad. As u nie hul kontakinligting het nie, moet die vergaderingleier hulle kan bereik.
Stap 5. Kry die vergaderingsprotokol goedgekeur
U kan gevra word om die notule voor te lees tydens die volgende vergadering en dit vir goedkeuring voor te lê. As die mosie slaag, merk dat die notule aanvaar is.
- As die notules reggestel word voordat dit aanvaar word, maak die wysigings in die dokument en dui aan die einde aan dat die notules reggestel is. Moenie spesifieke regstellings beskryf nie.
- As 'n mosie ingedien word om die notules na die aanvaarding daarvan reg te stel, moet u die presiese bewoording van die mosie in die betrokke notule insluit en of die mosie goedgekeur is.
Deel 4 van 4: Deur die gebruik van sjablone vir vergaderingsnotules
Stap 1. Besoek 'n webwerf vir die versameling van vergaderings
Hierdie voorafgemaakte sjablone bespaar u tyd om u minute te organiseer en help om foute te voorkom.
Stap 2. Neem 'n rukkie om op elke webwerf te blaai
Gebruik hul soekfunksies en blaai deur die opsies om een te vind wat die beste by u pas.
As u 'n spesifieke soort sjabloon benodig-algemeen of standaard, byvoorbeeld-blaai deur die webwerwe vir u spesifieke behoeftes en laai dit af deur op die knoppies "aflaai" of "gebruik sjabloon" te klik. Maak seker dat u dit op 'n maklike plek stoor, sodat dit nie verdwaal nie
Stap 3. Maak die lêer oop
Noudat u dit afgelaai het, pak die lêer uit en maak dit oop in Microsoft Word of Excel. Gebruik die nuutste weergawe van Microsoft word vir die beste kwaliteit en gebruiksgemak. Deur op datum te bly, sal dit net makliker wees en kan u nuwe funksies gebruik.
Stap 4. Voeg u maatskappy se logo en kopieregteken by die kop
Vee die ander voorbeeldlogo uit-maar lees eers die gebruiksvoorwaardes van die webwerf waarop u die sjabloon gekry het. U hoef nie onnodige regsprobleme te hê nie, reg?
Stap 5. Verander die titel
Merk in die titelgebied die woorde "Vergadering/groep" en tik u werklike titel vir u vergaderingsnotules in.
Stap 6. Verander die tema (opsioneel)
Om u notulesjabloon mooier en meer professioneel te laat lyk, oorweeg dit om die kleure aan te pas of 'n reeds gemaakte tema te kies. Dit is eenvoudig: vind die blad 'Bladuitleg' en volg dit na die afdeling 'Kleure en temas'. Daar kan u aanpas hoe u sjabloon lyk. U kan dit selfs by die kleure van u onderneming se logo laat pas.
Stap 7. Noem die sjabloongedeeltes
Daar moet verskeie veldname langs die sjabloon wees. Miskien het u meer, miskien minder nodig, of miskien hou u net nie van die manier waarop dit gemerk is nie. Pas hulle aan by die behoeftes van u vergaderings.
Stap 8. Stoor die sjabloon op u skootrekenaar sodat u dit na vergaderings kan neem om minute te neem
As u aanhou om Microsoft Office te gebruik, sal dit vinnig en maklik wees, en u moet die vergadering op 'n nog meer georganiseerde en presiese manier as voorheen kan byhou. U kan ook u sjabloon afdruk om u notas met die hand te skryf, maar u moet die veldhoogtes handhaaf om seker te maak dat u soveel inligting kan inpas as wat u benodig.
Stap 9. Proeflees u sjabloon
Baie geluk! Jou sjabloon vir vergaderingsnotules is voltooi. U produktiwiteit en akkuraatheid tydens vergaderings behoort eksponensieel te styg noudat u 'n sjabloon het om u te lei en u gedagtes te organiseer. Soos met enige projek, kyk die besonderhede van u sjabloon na om te sien of daar iets ontbreek of onduidelik is. As u seker is dat alles in orde is, word u sjabloon gefinaliseer vir gebruik en is u gereed vir u komende vergaderings.
Wenke
- Tik u notules op onmiddellik nadat die vergadering geëindig het. Dit is die beste om dit te doen terwyl die gebeure nog vars in u gedagtes is. Dit is ook belangrik dat deelnemers so gou as moontlik na die vergadering 'n afskrif van hul aksie -items kry.
- Sit so na as moontlik aan die voorsitter van die vergadering. Dit laat u toe om alles te hoor en om verduideliking te vra sonder om u stem te verhef.
- Bewaar die notule op 'n veilige plek.
- Vra mense om hul mosies neer te skryf, sodat u dit nie ter plaatse hoef op te neem nie.
- Moenie bang wees om te onderbreek nie en vra om verduideliking te eniger tyd.
- Notule is baie belangrik. Hulle is gered en kan nog jare en jare daarna verwys word. As dit byvoorbeeld 'n regsaak is, kan iemand se reputasie daarvan afhang.
- Lees sekere dele van Robert's Rules of Order, veral die gedeelte oor sekretaresse.
- Skryf dinge neer terwyl dit gebeur. As dieselfde onderwerp twee keer aan die orde kom, moet dit nie saamgegroepeer word nie.
Waarskuwing
- Moenie te veel detail in die notules plaas nie. Selfs as u gevra is om besprekings op te neem, hou dit so kort en saaklik as moontlik. Beperk u self om die belangrikste punte aan te teken, anders word u oorweldig en vul die notule met onnodige besonderhede.
- Persoonlike interpretasies en gevoelens van die notuleerder mag nie in die rekord aangeteken word nie.
- As 'n gedeelte van die vergadering onder die voorreg van prokureur-kliënt val, Moenie teken daardie gedeelte aan. Let eerder daarop dat "advokaat ingelig het dat die bespreking onder advokaat-kliënt se voorreg val. Die bespreking is onopgeteken".
- As u gevra word om 'n vertroulike bespreking op te neem, soos tussen 'n prokureur en 'n kliënt, neem 'n aparte notule en stoor dit apart van die notule van die algemene vergadering. Merk hulle as vertroulik en maak duidelik wie toegang tot hulle het.
