Hoe om 'n agenda vir 'n vergadering te skryf (met foto's)

INHOUDSOPGAWE:

Hoe om 'n agenda vir 'n vergadering te skryf (met foto's)
Hoe om 'n agenda vir 'n vergadering te skryf (met foto's)

Video: Hoe om 'n agenda vir 'n vergadering te skryf (met foto's)

Video: Hoe om 'n agenda vir 'n vergadering te skryf (met foto's)
Video: ХИТРОСТИ СТАРЫХ МАСТЕРОВ, которые часто забывают! Полезные советы для работы! 2024, Maart
Anonim

Niemand hou van 'n vergadering wat sonder doel sloer nie. As u verantwoordelik is vir die skryf van die agenda, vermy hierdie scenario deur 'n duidelike agenda te skryf, vas te stel wat u gaan dek en hoe lank u aan elke onderwerp sal spandeer. Deur 'n plan op te stel en op te volg, bereik u meer en mors u nie die waardevolle tyd van u kollegas nie.

Stappe

Hulp met Agenda

Image
Image

Geannoteerde Vergaderingsagenda

Deel 1 van 3: Werk aan die basiese plan

Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 1
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 1

Stap 1. Versoek inligting van u kollegas

Mense sal meer betrokke wees by die vergadering as hulle 'n sê in die agenda het. Vra vir voorstelle oor wat u moet insluit, en probeer om 'n paar daarvan by u agenda te voeg.

  • U kan vooraf 'n e -pos stuur of individueel met mense besoek.
  • Maak seker dat u dit minstens 6-7 dae voor die tyd doen, sodat u spanlede 'n kans kan hê om by te dra. U wil die agenda 3-4 dae voor die vergadering laat afhandel.
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 2
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 2

Stap 2. Stel u hoofdoelwit of doelwitte vas

'N Vergadering moet 'n bepaalde doel hê, soos om 'n besluit te neem, inligting te deel, planne vir die toekoms te maak of vorderingsverslae te gee. Andersins moet u nie in die eerste plek ontmoet nie.

'N Vergadering kan meer as een doelwit hê. U wil byvoorbeeld vorderingsverslae deel om u te help om besluite oor die toekoms te neem

Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 3
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 3

Stap 3. Fokus op kwessies wat meer as net 'n paar mense raak

As 'n item op u agenda opgelos kan word deur 'n vergadering tussen 2 mense, laat dit dan uit. Gebruik eerder u waardevolle vergadertyd om aan probleme te werk wat almal moet inweeg.

  • As u en 'n ander persoon byvoorbeeld oor 'n nuwe projek moet saamtrek, moet u 'n aparte vergadering daarvoor opstel.
  • As u waardevolle vergadertyd gebruik vir 'n probleem wat deur 'n paar mense opgelos kan word, sal ander voel dat u hul tyd mors. Boonop is dit moeilik om vergaderings met 'n groot aantal mense te beplan, dus maak gebruik van die geleentheid.
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 4
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 4

Stap 4. Beperk u lys van agendapunte tot wat u wil dek

Prioriteer wat die belangrikste is om tydens hierdie vergadering afgehandel te word. U kan moontlik nie alles dek nie, dus bly by die belangrikste ding.

  • Miskien het u byvoorbeeld 'sperdatums vir onderhandeling van projekte', 'vorderingsverslae', 'nuwe projekte' en 'dinkskrumsessie'. U kan besluit dat u nie tyd het vir 'n dinkskrum tydens hierdie vergadering nie.
  • Miskien moet u kleiner vergaderings skeduleer om dinge te doen wat van u hoofagenda vir die groot vergadering val.
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 5
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 5

Stap 5. Skeduleer eers die belangrikste onderwerpe

By die beplanning van vergaderings is dit gewoonlik 'n goeie beleid om die skedule vooraf te laai met die belangrikste onderwerpe. Dit verseker dat almal in staat sal wees om hierdie belangrike onderwerpe te bespreek wanneer hulle op hul skerpste en minste moeg is aan die begin van die vergadering.

  • Byvoorbeeld, jy wil besluitnemingsitems voor die vorderingsverslae plaas (tensy jy die vorderingsverslae moet hoor om die besluit te neem).
  • Boonop het u reeds die belangrikste onderwerpe bespreek as die vergadering vroeg moet eindig of sekere deelnemers moet vertrek voordat dit klaar is.
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 6
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 6

Stap 6. Maak 'n kaart van hoeveel tyd elke item sal neem

Alhoewel u nie seker kan weet hoe lank elke item sal neem nie, benodig u 'n algemene idee. Hou in gedagte hoe lank die vergadering is en hoeveel onderwerpe u moet behandel. Probeer meer tyd spandeer aan die belangrikste onderwerpe.

  • Byvoorbeeld, miskien het u 30 minute ingedien vir vorderingsverslae, 10 minute vir bespreking en 10 minute om oor nuwe sperdatums te stem.
  • As u geen vaste tye vir onderwerpe het nie, kom u nie deur u agenda nie. Dink aan die tydsberekening voor die vergadering, want u kan besluit dat u nie alles wat u wil in die toegewese tyd kan dek nie.
  • Neem deel aan die aantal mense wat u vergadering bywoon by die bepaling van tydstygings. As u 15 mense het en u 'n onderwerp 15 minute gee, beteken dit dat elke persoon net minder as 'n minuut kan praat. Selfs as nie elke persoon praat nie, pas dit dalk goed.

Deel 2 van 3: Die opstel van die agenda

Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 7
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 7

Stap 1. Begin met 'n titel vir u agenda en vergadering

U titel moet die leser vertel dat hy 'n agenda lees. Dit moet ook die onderwerp van die vergadering bekendstel. As u 'n besluit geneem het, plaas u titel bo -aan u leë dokument. Hou u titel eenvoudig en tot die punt.

  • U titel kan byvoorbeeld wees: "Vergaderingagenda vir Julie: bespreking van nuwe projekidees" of "Vergaderingsagenda vir Augustus 2019: bewegende sperdatums vir projekte."
  • Hou by 'n gewone, besigheids lettertipe soos Times New Roman of Calibri.
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 8
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 8

Stap 2. Sit tyd by die vergadering op vir groete en verwelkomings

Hierdie deel van die vergadering gee mense die kans om te groet. Dit is ook 'n ruimte vir u of ander vergaderingsleiers om die vergadering te open en die belangrikste items wat u bespreek, te bespreek.

  • U kan ook 'n ysbreker gebruik as die vergadering baie mense insluit wat mekaar nie ken nie.
  • As u 'n agenda vir 'n groot vergadering skryf, sê op 'n konferensie, kan die tyd wat nodig is vir hierdie gedeelte beduidend wees. By 'n klein kantoorvergadering kan hierdie gedeelte slegs 'n paar minute neem.
  • U kan ook aan die begin ruimte laat vir veranderings in die agenda.
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 9
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 9

Stap 3. Stel u agendapunte as vrae om u spanlede te interesseer

As u net 'n paar woorde op die agenda plaas, kan dit u kollegas verward laat. 'N Vraag help om konteks te gee, en dit gee hulle die kans om vroegtydig daaroor na te dink.

  • Byvoorbeeld, in plaas van om te skryf "Projekdatums", kan u skryf: "Kan sperdatums van projekte verhoog word om aan die groeiende vraag te voldoen?"
  • Voeg indien nodig 'n kort beskrywing by die vraag.
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 10
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 10

Stap 4. Skryf in geskatte tye langs elke agenda -onderwerp

Alhoewel u nie noodwendig tye hoef in te sluit nie, kan dit mense help om voor te berei. Dit sal hulle byvoorbeeld toelaat om meer tyd te vra, indien nodig.

Dit gee mense ook die kans om hul opmerkings te verkort as die tydsberekening te kort is

Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 11
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 11

Stap 5. Skep 'n proses vir elke item op die lys

Die proses bepaal hoe u elke agendapunt sal benader. As u byvoorbeeld praat oor die verskuiwing van projekdatums, sal elke persoon van 'n ander punt in die proses na die onderwerp kom. Deur 'n proses te vestig, kry u almal op dieselfde bladsy.

Sê byvoorbeeld dat die agendapunt "Kan sperdatums van projekte verhoog word om aan die groeiende vraag te voldoen?" Jou proses kan "10 minute wees om die huidige vordering te bespreek. 15 minute om vas te stel wat dit sou neem om produktiwiteit te verhoog. 10 minute om voor- en nadele te weeg. 5 minute om te stem of sperdatums opgeskuif moet word."

Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 12
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 12

Stap 6. Stel vas wie elke afdeling op die agenda sal lei

Let op wie elke deel van die vergadering gaan lei. Moenie toelaat dat dit 'n verrassing vir die persoon is nie. U moet dit voor die tyd uitwerk en dit dan in die agenda skryf.

As u die hele vergadering lei, kan u dit bo -aan die agenda oplet

Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 13
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 13

Stap 7. Ken tyd in die skedule toe vir spesiale gaste

As gaste na u vergadering kom om belangrike onderwerpe te bespreek, wil u 'n deel van die vergaderingstyd aan hierdie mense afstaan. Beplan om elke gas 'n enkele inskrywing op die agenda toe te ken, selfs al het hulle meer as een onderwerp van bespreking, sodat hulle hul onderwerpe kan organiseer soos hulle dit goedvind.

Dit is die beste om vooraf met die gaste te skakel om uit te vind hoeveel tyd elkeen nodig het vir hul besprekingsonderwerp. Dit help om skandelike skeduleringskonflikte te voorkom

Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 14
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 14

Stap 8. Laat 'n opening vir ander sake

Hierdie deel van die agenda behoort aan die einde te kom. Dit gee u net die kans om ander te vra of daar nog iets tydens die vergadering aangespreek moet word. Boonop gee dit lede die kans om terug te gaan na iets wat moontlik vroeër verby is.

  • As u dit op die agenda insluit, laat dit lede weet dat hulle 'n kans sal hê om by te dra, selfs al val dit nie oor u agenda nie.
  • U kan ook tyd vir vrae en antwoorde in hierdie afdeling insluit.

Deel 3 van 3: Afsluiting van die agenda

Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 15
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 15

Stap 1. Voeg die vergaderingbesonderhede by die agenda

Sluit die tyd, datum en plek van die vergadering in. Voeg ook die name by van almal wat by die vergadering sal wees. Op hierdie manier weet mense vooraf met wie hulle kan skakel terwyl hulle daar is.

  • Dit is ook 'n goeie idee om mense op te neem wat normaalweg daar sou wees, maar nie na hierdie vergadering kan kom nie. Maak dit duidelik dat hulle dit nie sal kan bywoon nie.
  • Sluit 'n kaart of aanwysings in as u die vergadering bywoon deur mense wat nie vertroud is met u omgewing nie.
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 16
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 16

Stap 2. Let op na enige vooraf werk wat vir die vergadering gedoen moet word

Miskien is dit iets wat u kollegas voor die tyd moet lees, of dat hulle oplossings moet ondersoek. U wil ook hê dat hulle aan sekere probleme moet dink.

Skep 'n spasie onderaan die agenda. Laat dit opvallend wees met vet lettertipe of gemerk sodat deelnemers dit kan sien

Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 17
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 17

Stap 3. Kontroleer die agenda vir foute voordat u dit versprei

Omdat sommige deelnemers sterk op die vergaderingsagenda staatmaak, is dit verstandig om dit korrek te lees vir foute en volledigheid voordat u dit uitgee. Dit is nie net 'n vergunning vir die deelnemers nie; dit weerspieël ook positief op u aandag aan detail en die respek wat u vir hulle het.

Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 18
Skryf 'n agenda vir 'n vergadering Stap 18

Stap 4. Stuur die agenda 3-4 dae voor die vergadering uit

Deur u kollegas die agenda te laat sien, kan u voorberei. U wil dit egter nie te vroeg uitstuur nie, aangesien dit in die skuifel verdwaal.

Vir groter vergaderings by konferensies, moet u moontlik die agenda maande voor die tyd uitlig

Wenke

  • Probeer 'n sjabloon wat by u woordverwerker ingesluit is, gebruik. Baie tekstverwerkingsprogramme, soos Microsoft Office, Pages vir Mac, ensovoorts, het sjablone vir 'n verskeidenheid persoonlike en professionele dokumente, wat agendas vir vergaderings kan insluit. Hierdie sjablone maak dit maklik en vinnig om 'n professionele dokument op te stel.
  • As u onderneming 'n spesiale vorm vir agendas het, gebruik hierdie vorm as 'n sjabloon.
  • Hou by u agenda, maar wees buigsaam. Maak seker dat u vergadering op skedule bly deur die horlosie dop te hou. As u die geleentheid kry, moet u die vergadering beleefd vorentoe bring deur te sê: "Ons moet na die volgende onderwerp gaan as ons betyds hier wil wegkom."

Aanbeveel: