Professionele vergaderings wissel baie na gelang van toon, omgewing, formaliteit en inhoud. Maak nie saak watter soort vergadering u bywoon nie, maar dit is belangrik om deeglik voorbereid te wees. Weet watter rol van u verwag word om tydens die vergadering te speel, identifiseer u doelwitte, berei relevante data en aanbiedingsmateriaal voor, en kry vooraf die regte gedagtes om te verseker dat u 'n positiewe, professionele indruk op u kollegas maak of kliënte.
Stappe
Metode 1 van 3: Verskaf tegniese en administratiewe ondersteuning
Stap 1. Bevestig die tyd, plek en duur van die vergadering met 'n bestuurder
Voordat u inligting oor die vergadering aan alle relevante personeel versprei, moet u seker maak dat al u logistieke besonderhede korrek is. As u dit nie doen nie, kan dit beteken dat u later korreksies moet publiseer, iets wat u en u kantoor ongeorganiseerd en onprofessioneel laat lyk.
- U kan 'n konsep van die memorandum of e -pos vir die aankondiging van die vergadering opstel en dit aan u bestuurder wys. Op hierdie manier kan die bestuurder nie net die logistieke inligting binne nie, maar ook die formaat en bewoording hersien.
- Bevestig ook wie die aankondiging moet ontvang. U weet moontlik reeds wie dit gaan bywoon, maar u bestuurder wil dalk hê dat ander werkers of kliënte wat nie bywoon nie, ook van die vergadering moet weet.
Stap 2. Stel 'n agenda op vir die vergadering
Die agenda is 'n belangrike dokument vir elke vergadering, aangesien dit die deelnemers in kennis stel van die doelstellings en doelwitte van die byeenkoms, sowel as om die vergadering self gefokus, doeltreffend en op koers te hou. Om 'n agenda op te stel, moet u bestuurder u 'n kort lys doelwitte en beplande onderwerpe vir die vergadering voorsien. Uit hierdie lys kan u 'n agenda skep wat u saam met die kennisgewing van die tyd, datum en plek van die vergadering stuur.
- 'N Goeie agenda moet onderwerpe insluit wat aangespreek moet word en die doel daarvan, sowel as sprekers of personeellede wat verantwoordelik is vir die aanbied van elke onderwerp. Alle onderwerpe en aanbiedings moet in 'n logiese volgorde geplaas word, sowel as gesegmenteer volgens die tyd wat u bestuurder aan elke stap wil bestee.
- As u nog nooit 'n agenda opgestel het nie, of as u nog steeds onseker is oor die gekose formaat, kyk dan na die sjablone wat deur woordverwerkingsprogramme soos Microsoft Word en OpenOffice verskaf word.
Stap 3. Versamel notules van vorige vergaderings
Benewens 'n kort kennisgewing van die komende vergadering en 'n agenda, moet u ook notules van vorige vergaderings byvoeg wat relevant is vir die beplande onderwerpe. As u onderneming of groep nie minute neem nie, moet u met u bestuurder navraag doen of daar bykomende data of agtergrondinligting is wat hulle saam met die kennisgewing wil stuur.
As dit nie 'n maatskappy- of groepsbeleid is om minute te neem nie-miskien is daar niemand beskikbaar om die notule te neem nie, byvoorbeeld, oorweeg dit om hierdie beleid vir die toekoms te verander, of om ten minste die geluid van die vergadering vir die toekoms op te neem. Hierdie dokumentasie sal personeel help om terug te verwys na idees en ooreenkomste wat bespreek is, asook om in te lig oor wat tydens die vergadering gebeur het as hulle dit nie kon bywoon nie
Stap 4. Versprei alle dokumente
Stuur die nodige dokumente ten minste 'n week voordat die betrokke vergadering geskeduleer is aan alle deelnemers en ander relevante personeel. Doen dit volgens die maatskappy se protokol: vir meer formele vergaderings of groter ondernemings, moet u moontlik kopieë uitstuur, terwyl kleiner ondernemings of meer informele spanvergaderings gereeld per e -pos gereël kan word.
- Sommige sagteware- en e -posplatforms, soos Outlook, kan die skedulering van vergaderings vergemaklik, dus kyk gerus na hierdie opsies as u op soek is na 'n manier om die vergaderingskalender van u kantoor te vereenvoudig en te moderniseer.
- Hierdie tydsraamwerk stem ooreen met die algemene kantooretiket, maar u moet daarop let dat sommige organisasies en professionele protokolle spesifieke sperdatums en terme bepaal. Sommige lande en state vereis byvoorbeeld dat kennisgewings van vergaderings vir raadsvergaderings van die Behuisingsvereniging minstens 'n maand voor die geskeduleerde vergadering gestuur word.
Stap 5. Versamel die nodige toerusting
By baie vergaderings is weinig meer toerusting en materiaal nodig as 'n tafel, stoele en 'n paar los papier en penne om notas te neem. Sommige vergaderings-veral by groter ondernemings, of wat data- en multimedia-swaar aanbiedings bevat-benodig spesiale toerusting, soos projektors, skerms, laserwysers, mikrofone, kabelaansluitings of klankluidsprekers. van hierdie materiaal lank voor die vergadering om seker te maak dat alles funksioneer en betyds gereed is.
As een of meer werknemers of spanlede van plan is om tydens die vergadering voor te hou, kontak hulle vroegtydig om te vra of hulle spesifieke tegnologie of toestelle benodig vir hul aanbieding
Stap 6. Monteer die kamer
Benewens die opstel van al die nodige toerusting vir die vergadering, moet u ook seker maak dat die kamer goed ingerig is vir almal se gemak en aandag. Maak byvoorbeeld seker dat daar genoeg stoele in die kamer is, dat waterbottels vol en sigbaar is en dat die temperatuur en lugsirkulasie in die kamer aanvaarbaar is. Sulke oorwegings lyk na besonderhede, maar studies het getoon dat klein dingetjies soos kamertemperatuur 'n groot impak op die gemoedstemming en aandag van mense kan hê.
Afhangende van die gewone protokol van u onderneming, wil u ook deelnemers 'n hapje of warm drankie voorsien. Kontroleer altyd vooraf met u bestuurder om seker te maak dat u alles verskaf wat hulle wil
Metode 2 van 3: Stel 'n idee of voorstel op
Stap 1. Doen navorsing oor u posisie
As u 'n spesifieke projek opgedra het, of 'n vergadering belê het om 'n idee op te stel of geld te versoek, moet u seker maak dat u 'u huiswerk' doen voordat u die vergadering betree. As u byvoorbeeld 'n produkidee of bemarkingstrategie opstel, moet u navorsing oor die demografie van die gehoor, huidige en geprojekteerde bestedingspatrone, en fokusgroepe of opnames wat verband hou met die vraag of relevansie van u produk of idee, ondersoek en saamstel.
- As u 'n taak van 'n hoër persoon by u onderneming opgedra het en u nie seker is wat verwag word nie, raadpleeg ander senior werknemers om uit te vind watter inligting u moet hê en hoe u dit moet aanbied.
- Dit kan u help om voor te stel dat u in die skoene is van iemand wat na u toon luister. Vra jouself af: as iemand jou geld vra of om 'n spesifieke strategie goed te keur, watter soort inligting wil jy hoor? Met ander woorde, watter soort data sal u help om die sterkte van die idee of vraag van die produk voor u te oortuig?
Stap 2. Skep eenvoudige, visueel interessante skyfies of materiale
Alhoewel u al die data wat u aanbied, kan gebruik en as bewys van u argument kan gebruik, moet u ook visuele voorstellings gee-byvoorbeeld sirkelgrafieke, staafdiagramme of besluitnemingsbome-van die belangrikste figure. Sulke visuele voorstellings dra nie net ingewikkelde inligting op 'n noukeurige, doeltreffende wyse oor nie, maar dit is ook geneig om duideliker onthou te word as data wat mondelings oorgedra word.
- Daar is baie sagtewareprogramme wat ontwerp is om u te help met besigheidspresentasies, dus kyk na opsies soos PowerPoint en SlideDog wanneer u u aanbieding saamstel.
- Maak seker dat u 'n groot-24-punt op die minimum lettertipe op u skyfies en plakkate gebruik, asook duidelike, vaartbelynde grafika wat die bladsy nie deurmekaar maak nie. Die laaste ding wat u wil hê, is dat u gehoor onduidelik of verward is oor die inligting wat u aanbied en hoe dit relevant is.
Stap 3. Oorweeg jou gehoor
By die beplanning van u aanbieding, moet u altyd in gedagte hou watter soort mense die vergadering sal bywoon en na u toespraak sal luister. Is dit mede -spanlede met wie u nou saamwerk? As dit so is, is die kans goed dat u glad nie u diksie of toon hoef aan te pas om effektief te kommunikeer nie. Daarenteen, as kliënte wat u nie goed ken nie, by die vergadering is, of mense van ander departemente en ander kundigheidsgebiede, moet u daarna streef om u taal en materiaal so toeganklik moontlik te maak.
Stap 4. Skryf 'n los skrif vir jou aanbieding
U wil nie tydens 'n vergadering 'n dokument of kaarte lees nie, want daar is miskien nie 'n vinniger manier om die aandag van u gehoor te verloor nie. Dit gesê, moet u vooraf u gedagtes en argumente skriftelik organiseer. Selfs as u die dokument nie saamneem na die vergadering nie, baat dit by die proses om u punte uit te skryf en na te gaan voordat u dit aan ander moet kommunikeer.
- As u van plan is om die draaiboek in u vergadering te gebruik, skryf slegs die raamwerk van u argument neer, sodat u nie in die versoeking kom om uit die dokument te lees nie, eerder as om uit die bous te praat.
- Dit kan ook help om tussenposes in die aanbieding neer te skryf as u 'n slukkie water wil neem, 'n anekdotie eenkant wil maak, betekenisvol wil pouse of skyfies of visuele grafika wil verander.
Stap 5. Oefen jou aanbieding
Nadat u al die inligting- en aanbiedingsmateriaal wat u van plan is om te gebruik bymekaargemaak het, moet u ten minste een keer 'n droogloop doen voordat u u vertoning op die pad neem. Dit sal u toelaat om u toespraak tydig te maak, moeilike bewoording of segmente te beoefen en u gedrag en openbare spraakpersoon glad te maak.
Dit is veral handig om hierdie spottende aanbieding voor ander mense te doen. Vra vriende, familie of vriendelike kollegas om na u droogloop te kyk en terugvoer te gee. Hulle kan u laat weet as u te vinnig praat, watter punte onduidelik lyk, en hulle kan u selfs adviseer oor gebare en stemvolume
Stap 6. Kies 'n eenvoudige en gesofistikeerde uitrusting uit u klerekas
Selfs as u onderneming of die kliënte waarna u aanklank vind, konsekwent informeel en ontspanne is, moet u die vergadering in slim kleredrag bywoon. Dit sal wys dat u omgee en dat u die vergadering ernstig opneem, terwyl 'n klap -uitrusting dit kan laat lyk asof u u aanbieding glad nie voorberei het nie, selfs al het u dit die hele nag of week deurgebring. Mode- en sakekenners is dit eens dat die mees beproefde sartoriale keuse vir 'n vergadering, ongeag die geslag, 'n pak is.
- 'N Donker kleur soos donkerblou of swart is die beste. As die vergadering meer informeel is, kan u die das oorslaan of die pak aantrek met meer toevallige bykomstighede.
- As u u kas geplunder het en niks geskik kan vind nie, vra vriende of familie vir advies. Hulle het dalk 'n idee hoe hulle 'n ensemble kan improviseer, of 'n item uit hul eie kaste kan leen. Erger word net: u kan u plaaslike winkelsentrum besoek om 'n bekostigbare broek en baadjie te soek.
Stap 7. Word vroeg wakker
As u op u alarm sluimer en dan aan die werk jaag, sal u senuwees verward raak en u gedagtes ongeorganiseerd wees. Vermy hierdie fragmenterende faktor deur wakker te word en op te staan voordat u vergadering geskeduleer is. As u tyd neem om aan te trek, koffie te drink en u oggendroetine rustig te voltooi, kan u u gedagtes fokus en 'n positiewe ingesteldheid inneem.
Sommige kenners meen dat ritualistiese praktyke-selfs bygelowiges wat min rasionele sin het-'n positiewe uitwerking op die prestasie kan hê. Dus, selfs al lyk dit dom, trek u gelukkige sokkies aan, luister na u gunsteling liedjie of soen u gelukkige aandenking voordat u vertrek
Stap 8. Eet 'n proteïenryke ontbyt
Studies het getoon dat 'n gesonde ontbyt vol proteïene 'n groot impak op die res van u dag het. Behalwe dat u vir 'n langer tydperk vol is, versnel dit ook u metabolisme en bevorder u gesonde spieronderhoud.
Daarbenewens is bewys dat voedsel wat ryk is aan vlas en foliensuur, die breinfunksie help stimuleer, sodat graan en ontbytstawe u kan help om vloeiender en kreatiewer te praat tydens u vergadering
Stap 9. Kom in 'n positiewe gemoedstoestand
Nadat u al u werk vir u aanbieding gedoen het, moet u in die regte ruimte kom. U kan vinnig deur u aanbieding gaan, maar belangriker nog, u moet u bui en selfvertroue versterk. Doen dit deur op 'n positiewe manier met jouself te praat; herinner u uself byvoorbeeld aan hoeveel werk u gedoen het en hoe trots u is op die moeite, ondanks wat tydens die vergadering gebeur het.
Probeer u ook voorstel dat u glimlag en verlig en gelukkig voel na die aanbieding. Positiewe beelde soos hierdie kan 'n groot impak op u prestasie hê
Metode 3 van 3: Identifiseer vrae vir 'n inligtingsvergadering
Stap 1. Oorweeg dit om 'n professionele kontakpersoon vir 'n inligtingsvergadering te vra
As u iemand ontmoet met 'n goeie werk in die bedryf waarin u belangstel, of as u 'n kennis of bestuurder het by die firma waar u gaan werk, wil u moontlik 'n inligtingsvergadering met hulle hou. 'N Inligtingsvergadering, ook bekend as 'n inligtingsonderhoud, is 'n gesprek met 'n verwysing of kennis wat as 'n professionele bron vir u kan dien. U moet die persoon vra oor hul ervaring, hul vakgebied en enige advies wat hulle kan hê vir kandidate wat probeer om die vakgebied te betree.
As u oorweeg wie u vir 'n onderhoud moet vra of om 'n spesifieke persoon te vra of nie, probeer dan om neer te skryf wat u wil bereik en watter inligting u soek. Stel u byvoorbeeld hoofsaaklik belang in strategiese advies vir toepassingsmateriaal, of wil u net algemene inligting oor die veld hê om u belangstelling in 'n loopbaan in die bedryf te bepaal? Deur hierdie soort vrae te beantwoord, kan u bepaal wie 'n goeie onderhoudvoerder is en of 'n spesifieke kandidaat vir u nuttig sal wees
Stap 2. Versoek 'n vergadering
As u 'n kontak of kennis vra vir 'n inligtingsonderhoud, moet u die uitdrukking 'inligtingsvergadering' of 'inligtingsonderhoud' eksplisiet noem. As u dit nie spesifiek versoek nie, kan die persoon informele drankies of 'n vriendelike geselsie verwag en dan ongemaklik voel of onkant betrap word as u ernstige vrae begin stel.
- As u byvoorbeeld iemand by 'n partytjie of 'n netwerkgeleentheid ontmoet het en 'n rukkie gesels het, sê iets soos: 'Ek het baie vrae oor die veld en u ervaring daarin-sou u omgee om koffie te drink en 'n bietjie te drink 'n inligtingsvergadering met my?"
- As u nie die kans het om dit persoonlik te vra nie, kan u per e -pos of telefoon kontak maak. Wees net bondig en beleefd, sodat hulle nie deur die versoeking belas word nie.
Stap 3. Kies 'n instelling en tyd wat geskik is vir u kontak
Alhoewel die persoon wat u 'n inligtingsvergadering gee, u graag kan help, doen hy u steeds 'n guns deur u 'n bietjie tyd uit hul werksdag te gee. Dit beteken dat u die vergadering so gerieflik as moontlik vir hulle moet maak, en nie meer as 15-30 minute tyd in beslag neem nie.
- Raadpleeg u onderhoudvoerder oor watter tyd van die dag, byvoorbeeld tydens die middagete of na die werk, en watter soort lokaal, byvoorbeeld, 'n koffiewinkel of hul kantoor, wat hulle verkies.
- U moet hulle ook laat weet dat, hoewel 'n persoonlike ontmoeting wonderlik sou wees, 'n telefoon- of aanlyngesprek ook goed is. Hierdie oorweging toon aan dat u hul tyd respekteer en dat u graag die nodige hulp aanvaar wat hulle bereid is om aan te bied.
Stap 4. Doen jou huiswerk
Nadat u 'n vergadering met u kontak opgestel het, ondersoek u die agtergrond so goed as moontlik. Dit sal u help om uit te vind hoe u hulle moet benader, asook watter inligting hulle u kan gee. Vind byvoorbeeld uit watter loopbaanpad hulle gevolg het en wat hul belangrikste projekte en rolle tans is.
Om spesifieke vrae te stel, toon ook u belangstelling en entoesiasme. Vleiery moet vermy word, maar iets soos: "My ou bestuurder het gesê dat sy soveel geleer het om van u passieprojek 'n lewensvatbare onderneming te maak-hoe het u in die eerste plek begin?" kan die wiele smeer en die ondervraagde meer geneig is om die ekstra myl te loop om u te help
Stap 5. Maak 'n lys vrae vir u vergadering
Nadat u u doelwitte geïdentifiseer het, stel 'n plan op vir die vergadering wat hierdie doelwitte sal bereik. Skryf die vrae neer wat u wil stel en plaas dit in 'n strategiese volgorde. Warm op met algemene vrae wat u nuuskierigheid toon, soos: "Hoe het u op hierdie gebied begin?" en "Aan watter soort projekte werk u tans?" Gaan dan verder na meer spesifieke vrae, soos: "Watter kwalifikasies of vaardighede moet ek in my aansoek beklemtoon?" of "Hoe moet ek voorberei op 'n komende onderhoud wat ek beplan het?"
U hoef nie van hierdie agenda in die vergadering af te lees as dit u ongemaklik laat voel nie, maar u moet dit gereeld saamneem om seker te maak dat u niks wat u wou vra, oorslaan nie
Stap 6. Stel 'n persoonlike verklaring op
Miskien selfs meer as om inligting en advies van 'n inligtingsvergadering te bekom, probeer u 'n positiewe indruk op u ondervraagde maak. U wil u kontakpersoon 'n kort opsomming gee van wie u is, wat u uniek maak en waarin u geïnteresseerd is. Dit sal dit waarskynliker maak dat hulle u later sal onthou as 'n relevante vakature by hul firma oopmaak of hulle ontmoet iemand wat vir u nuttig kan wees.
Om dit effektief te doen, skryf 'n paragraaf of 'n lys van punte oor jouself neer wat u op 'n gepaste tydstip tydens die vergadering kan noem. Dit sal help om u indruk onvergeetliker te maak, asook om u voor te berei op antwoorde op enige vrae wat u ondervra aan u stel
Stap 7. Bring 'n pen, notaboek en 'n nuwe CV na u vergadering
Een van die belangrikste dinge wat u tydens 'n inligtingsvergadering moet doen, is om belangstelling te toon in die persoon se advies en kundigheid. U kan dit doen deur voorbereid te wees met pen en papier en aantekeninge te neem tydens die vergadering, sowel as 'n bygewerkte CV byderhand te hê as die persoon dit vra. Hierdie voorbereidende maatreëls dui aan dat u ernstig is oor die vergadering, dat u die kundigheid van die ander respekteer en dat u professioneel is oor die hantering en verwerking van nuwe inligting.
Stap 8. Trek professioneel aan
U hoef waarskynlik nie 'n sakpak te dra nie, tensy u die kontakpersoon by 'n formele, korporatiewe kantoor ontmoet vir 'n inligtingsonderhoud, maar u moet in elk geval iets slim en saamgevoeg dra. 'N Slanke dagrok of goed ingedrukte knoppie en 'n broek sal vir u ondervraagde aandui dat u u lewe bymekaar het en dat u omgee om 'n goeie indruk te maak.
Vermy veral jeans, t-hemde en tekkies, want hierdie kledingstukke kan dit laat lyk asof u nie eers u normale roetine onderbreek het toe u gereed was om die kontak te ontmoet nie
