E -pos oorlaai! Baie mense in die besigheid kry meer e -posse as wat hulle kan hanteer. Om seker te maak dat u besigheids -e -pos goed ontvang word, moet u dit duidelik, bondig en uitvoerbaar maak. Boonop kan u en u onderneming help om 'n professionele teenwoordigheid op te bou en te handhaaf deur die toepaslike formaat te gebruik en te weet wat u by 'n sake -e -pos moet insluit of dit moet uitsluit.
Stappe
Deel 1 van 3: Maak 'n duidelike, bondige en uitvoerbare boodskap
Stap 1. Som die e-pos op in 'n onderwerp van 6-8 woorde
Dit is belangrik om seker te maak dat u 'n onderwerp insluit, aangesien 'n e -pos wat nie 'n onderwerp het nie, geïgnoreer kan word. Jou onderwerp moet kort en tot die punt wees, en dit moet die hoofboodskap van die e -pos beklemtoon. Die ideale onderwerp gee die leser alles wat hulle nodig het om te weet, of laat hom weet wat hy nodig het om 'n besluit te neem. Mense wat honderde e -posse per dag ontvang, mag slegs e -posse oopmaak met besonder oortuigende onderwerpe. Maak seker dat u eers die belangrikste woorde in die onderwerp plaas, want die hele onderwerp is moontlik nie op 'n mobiele toestel sigbaar nie. Ideale onderwerpe is 6-8 woorde en aangepas vir die ontvanger.
-
Voorbeelde van goeie e -posonderwerpe
- Bemarkingsvergadering 6/7 om 15:00. Kan jy dit bywoon?
- Die drukker het gebreek. Kan ek dit vir $ 200 vervang?
- U aflewering van PetsAlive.org kom op 9/8 aan
-
Voorbeelde van slegte e -posonderwerpe
- N vergadering
- 'N Drukker
- Op pad na jou toe
Stap 2. Maak e -posse bondig
Mense is besig, en hulle wil nie baie tyd daaraan bestee om werk -e -posse te lees nie. Maak u e -pos so kort as moontlik terwyl u steeds die nodige besonderhede verskaf. U sinne moet kort en tot die punt wees.
- Voordat u u e -pos stuur, moet u dit lees en alle relevante inligting uitskakel. As u oortollige of off-topic-inligting verskaf het, moet u dit gewoonlik uitvee.
- Sommige mense probeer e -posse met vyf sinne of minder skep en stuur. As u dit kan doen, is dit 'n goeie riglyn om 'n e-posbrief en tot die punt te hou. U kan dit doen deur die vrae te beantwoord: "Wie is ek? Wat wil ek hê? Waarom vra ek hierdie persoon? Waarom moet hulle doen wat ek vra? Wat is die volgende stap wat ek/hulle/ons sal moet neem?” Dit geld egter vir die gemiddelde e-pos, nie 'n e-pos wat baie detail vereis nie, of 'n vinnige 'dankie' vir u medewerker wat die skakel aan u gestuur het.
Stap 3. Skryf die e -pos neer sodat dit afgeskaal en opgetree kan word
Gebruik opmaak wat u leser vinnig sal help om inligting te kry wat hulle benodig. Vet die belangrikste sinne of begrippe in 'n lang e -pos.
Gebruik kolpunte en vet teks om die e -pos makliker te maak om na te gaan en op te tree
Stap 4. Sluit URL's of aanhangsels in as dit die leser sal help om die e -pos vinniger te verwerk
Moet nooit die leser dwing om na 'n URL of aanhangsel in 'n ander e -pos te soek nie.
-
Voorbeeld van goeie URL -implementering
Die agenda vir die bemarkingsvergadering is in hierdie Google doc -URL: Google.com/sample
-
Voorbeeld van 'n slegte URL -implementering
'Die agenda vir die bemarkingsvergadering is in die e -pos wat ek vir u op die 4de gestuur het.'
Stap 5. Vra duidelik vir die aksie wat u wil hê die leser moet onderneem
Moenie die leser laat raai dat u 'n besluit of advies, 'n verwysing of 'n aankoop vra nie. Vra direk en onomwonde wat u wil, nodig het of verwag!
- Dit is veral belangrik om duidelik te vra as u na verskeie mense stuur. En maak seker dat u die naam noem van die spesifieke persoon wat u nodig het om die besluit te neem. Byvoorbeeld: "Elizabeth: Sou u verkies dat ek hier op pad A of pad B gaan?"
- Alternatiewelik, as u e -pos slegs iemand oor iets inlig eerder as om 'n aksie te vra, moet u die e -pos duidelik as 'FYI' in die onderwerp of in die eerste sin noem.
Deel 2 van 3: Behoud van formaliteit en professionele beeld
Stap 1. Gebruik 'n formele toon
Die toon van u e -pos moet professioneel en eenvoudig bly. Streef na 'n selfversekerde en beleefde toon. Probeer om emosionele of informele taal heeltemal uit die e -pos te laat. Vermy sametrekkings en afkortings waar moontlik. Onthou, frases in die lengte lyk dikwels meer formeel.
- Die volgende e -posadres is byvoorbeeld te informeel vir besigheid: Dankie vir die slange wat u gestuur het. Ek is jammer om te sê dat twee dood is. Stuur binnekort meer, asb. Praat later met jou!
- 'N Meer formele weergawe van die vorige e -pos: Dankie vir die aflewering van die vierbal -luislang na ons winkel, Pets Alive! op 2 Maart 2015. Ongelukkig blyk dit dat twee van die slange seergekry het tydens die aflewering en dat hulle dood is toe ek die slangkas oopmaak. Ek wil graag hê dat u so gou as moontlik twee vervangingsslange moet stuur. Stuur 'n e -pos aan my of bel die winkel vir verdere navrae of om reëlings te tref vir 'n nuwe aflewering.
- Soms is 'n meer informele e-pos geskik "in die huis" met kollegas wat u goed ken en as dit strook met die "werkkultuur". Moet egter nie teksafkortings gebruik nie, volledige sinne gebruik en niks skryf wat u nie sou wou hê dat u baas moet lees nie.
Stap 2. Proeflees u e -pos
Doen u bes om te verseker dat u e -pos geen grammatika- of spelfoute bevat nie en standaard leestekens gebruik - byvoorbeeld nie ALLE CAPS nie. Baie e -posprogramme bevat 'n spellingkontrole -opsie; as u e -pos een het, gebruik dit! Swak grammatika sal die boodskap wat u stuur, beslis ondermyn, dus gebruik indien moontlik 'n grammatika -kontroleerder.
As u 'n e -pos aan 'n groot aantal mense stuur, of as die e -pos besonder belangrik is, wil u dit dalk deur iemand (of verskeie individue) laat proeflees voordat u dit stuur
Deel 3 van 3: Beste praktyke vir formele groete en afsluiting
Afhangende van u verhouding met die ontvanger, wil u formele openinge en sluitings gebruik. Die volgende bied 'n paar rigtings en 'n verskeidenheid keuses.
Stap 1. Begin u e -pos met 'n groet
Die groet moet bondig en formeel wees. Afhangend van die konteks van die boodskap, mag u 'n persoon spesifiek by die naam aanspreek, al dan nie. 'N Boodskap aan 'n ander onderneming of aan 'n ongespesifiseerde persoon vereis geen naam nie.
-
Enkele voorbeelde van groete is:
- Goeie middag,
- Groete,
- Geagte Dr Smith,
- Mev. Campbell,
Stap 2. Eindig die e -pos met 'n afsluiting
'N Gepaste afsluiting is beleefd en dui daarop dat die e -pos tot 'n einde gekom het. Alhoewel die sluiting van 'n e -pos nie 'n algemene sluiting van 'n e -pos bevat nie, soos "Beste wense" of "Opregte groete", word dit as 'n "beste praktyk" beskou om u e -pos af te sluit.
-
Enkele moontlike sluitings:
- Ek sien uit na u reaksie,
- Ek hoop om gou van jou te hoor,
- Dankie vir jou tyd,
- U kan u troeteldiere lewendig beëindig! e -pos aan die slangverspreider deur te sê: "Dankie vir u aandag aan hierdie saak."
Stap 3. Teken jou naam
Dit is gepas om u naam aan die einde van 'n e -pos te skryf. Met baie e -posprogramme kan u 'n outomatiese handtekening gee wat aangepas is volgens u smaak. Maak seker dat die formaliteit van u antwoord ooreenstem met die besonderhede van die e -pos. U kan u volledige naam en titel in 'n werk -e -pos aan 'n ander onderneming of aan iemand wat u nog nie ontmoet het nie, verstrek, terwyl u voornaam alleen in 'n e -pos aan 'n kollega wat u elke dag sien, gepas kan wees.
-
Enkele handtekeningopsies is:
- Dr. Jane Smith (mees formeel)
- Dr Smith (effens minder formeel)
- Jane Smith (ietwat informeel)
- Jane (informeel)
Stap 4. Oorweeg om kontakinligting onder u handtekening te verskaf
Afhangende van die besonderhede van die e -pos, kan u kontakinligting verskaf, soos u telefoonnommer, faksnommer, adres of webwerf. As dit inligting is wat u in die meeste of al u e -posse wil insluit, kan dit by u persoonlike e -poshandtekening ingebou word.
Voorbeeld van geannoteerde e -posse
Geannoteerde e -pos aan kliënt
Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.
Geannoteerde e -pos aan kollegas
Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.
Geannoteerde e -pos aan werknemers
Ondersteun wikiHow en ontsluit alle monsters.
Wenke
- Vermy afkortings en akronieme, tensy u seker is dat die ontvanger dit sal verstaan en dit nie u professionele beeld in die gedrang bring nie.
- Vermy die gebruik van jargon so veel as moontlik en verduidelik die jargon wat u gebruik wat u e -posontvanger nie verstaan nie.
