'N Standard Operating Procedure (SOP) is 'n dokument wat stap-vir-stap inligting bevat oor hoe om 'n taak uit te voer. 'N Bestaande SOP moet moontlik net gewysig en bygewerk word, of u is moontlik in 'n scenario waarin u een van nuuts af moet skryf. Dit klink skrikwekkend, maar dit is eintlik net 'n kontrolelys. Sien stap 1 om die bal aan die rol te kry.
Stappe
Deel 1 van 3: Formatering van u SOP
Stap 1. Kies jou formaat
Daar is geen regte of verkeerde manier om 'n SOP te skryf nie. U onderneming het egter waarskynlik 'n aantal SOP's waarna u kan verwys vir formateringsriglyne, en beskryf hoe hulle dit verkies. As dit die geval is, gebruik die bestaande SOP's as 'n sjabloon. Indien nie, het u 'n paar opsies:
- 'N Eenvoudige stappe -formaat. Dit is vir roetine -prosedures wat kort is, min moontlike uitkomste het en redelik tot die punt is. Afgesien van die nodige dokumentasie en veiligheidsriglyne, is dit eintlik net 'n opsomming van eenvoudige sinne wat die leser vertel wat hy moet doen.
- 'N Hiërargiese stapsformaat. Dit is gewoonlik vir lang prosedures - met meer as tien stappe, wat 'n paar besluite moet neem, verduideliking en terminologie. Dit is gewoonlik 'n lys van die belangrikste stappe, almal met substappe in 'n baie spesifieke volgorde.
- 'N Vloeidiagramformaat. As die prosedure meer soos 'n kaart met 'n byna oneindige aantal moontlike uitkomste lyk, is 'n vloeidiagram die beste opsie. Dit is die formaat waarvoor u moet kies as die resultate nie altyd voorspelbaar is nie.
Stap 2. Oorweeg u gehoor
Daar is drie hooffaktore wat u moet in ag neem voordat u u SOP skryf:
- U kennis van u gehoor. Is hulle vertroud met u organisasie en sy prosedures? Ken hulle die terminologie? U taal moet ooreenstem met die kennis en belegging van die leser.
- Jou gehoor se taalvermoëns. Is daar 'n kans dat mense wat nie u taal praat nie, u SOP sal lees? As dit 'n probleem is, is dit 'n goeie idee om baie geannoteerde foto's en diagramme by te voeg.
- Die grootte van u gehoor. As verskeie mense tegelyk u SOP (dié in verskillende rolle) lees, moet u die dokument meer formateer soos 'n gesprek in 'n toneelstuk: gebruiker 1 voltooi 'n aksie, gevolg deur gebruiker 2, ensovoorts, ensovoorts. Op hierdie manier kan elke leser sien hoe hy of sy 'n integrale tandwiel in die goed geoliede masjien is.
Stap 3. Oorweeg u kennis
Dit kom daarop neer: Is jy die beste persoon om dit te skryf? Weet u wat die proses behels? Hoe kan dit verkeerd loop? Hoe om dit veilig te maak? Indien nie, is dit beter dat u dit aan iemand anders oorhandig. 'N Swakgeskrewe-of, meer nog, onakkurate-SOP sal nie net produktiwiteit verminder nie, maar ook tot organisatoriese mislukkings lei, maar dit kan ook onveilig wees en nadelige gevolge hê vir alles van u span tot die omgewing. Kortom, dit is nie 'n risiko wat u moet neem nie.
As dit 'n projek is wat u aangewys is en wat u verplig voel (of verplig is) om te voltooi, moet u nie huiwer om hulp te vra aan diegene wat die prosedure daagliks voltooi nie. Onderhoude is 'n normale deel van enige SOP-skeppingsproses
Stap 4. Besluit tussen 'n kort of langvormige SOP
As u 'n SOP skryf of opdateer vir 'n groep individue wat vertroud is met protokol, terminologie, ens., En net baat by 'n kort en snaakse SOP wat meer soos 'n kontrolelys is, kan u dit in kort vorm skryf.
Afgesien van die basiese doel en relevante inligting (datum, outeur, ID -nommer, ens.), Is dit eintlik net 'n kort lys stappe. As daar geen besonderhede of verduideliking nodig is nie, is dit die beste manier om te gaan
Stap 5. Hou u SOP -doel in gedagte
Wat voor die hand liggend is, is dat u 'n prosedure in u organisasie het wat herhaaldelik herhaal word. Maar is daar 'n spesifieke rede waarom hierdie SOP veral nuttig is? Moet dit die veiligheid beklemtoon? Nakomingsmaatreëls? Word dit gebruik vir opleiding of op 'n daaglikse basis? Hier is 'n paar redes waarom u SOP nodig is vir die sukses van u span:
- Om te verseker dat voldoeningsstandaarde nagekom word
- Om produksievereistes te maksimeer
- Om te verseker dat die prosedure geen nadelige uitwerking op die omgewing het nie
- Om veiligheid te verseker
- Om te verseker dat alles volgens skedule verloop
- Om mislukkings in die vervaardiging te voorkom
-
Om as opleidingsdokument gebruik te word
As u weet wat u SOP moet beklemtoon, is dit makliker om u skryfwerk rondom hierdie punte te struktureer. Dit is ook makliker om te sien hoe belangrik u SOP is
Deel 2 van 3: Skryf u SOP
Stap 1. Bedek die nodige materiaal
In die algemeen bestaan tegniese SOP's uit vier elemente, afgesien van die prosedure self:
- Titelblad. Dit sluit in 1) die titel van die prosedure, 2) 'n SOP -identifikasienommer, 3) datum van uitreiking of hersiening, 4) die naam van die agentskap/afdeling/tak waarop die SOP van toepassing is, en 5) die handtekeninge van diegene wat voorberei het en goedgekeur deur die SOP. Dit kan geformateer word soos u wil, solank die inligting duidelik is.
- INHOUDSOPGAWE. Dit is slegs nodig as u SOP redelik lank is, sodat u maklik kan verwys. 'N Eenvoudige standaard uiteensetting is wat u hier sou vind.
- Kwaliteitsversekering/Kwaliteitsbeheer. 'N Prosedure is nie 'n goeie prosedure as dit nie nagegaan kan word nie. Laat die nodige materiaal en besonderhede verskaf sodat die leser kan seker maak dat hy die gewenste resultate behaal het. Dit mag al dan nie ander dokumente insluit, soos prestasiebeoordelingsmonsters.
-
Verwysing. Maak seker dat u alle aangehaalde of belangrike verwysings noem. As u na ander SOP's verwys, moet u die nodige inligting in die bylaag heg.
U organisasie het moontlik 'n ander protokol as dit. As daar reeds bestaande SOP's is waarna u kan verwys, laat vaar hierdie struktuur en hou by wat reeds bestaan
Stap 2. Vir die prosedure self, maak seker dat u die volgende dek:
- Omvang en toepaslikheid. Met ander woorde, beskryf die doel van die proses, die grense daarvan en hoe dit gebruik word. Sluit standaarde, regulatoriese vereistes, rolle en verantwoordelikhede, en insette en uitsette in.
-
Metodiek en prosedures.
Die vleis van die probleem - lys al die stappe met die nodige besonderhede, insluitend die nodige toerusting. Dek opeenvolgende prosedures en besluitingsfaktore. Gee aandag aan die 'wat as' en die moontlike inmengings of veiligheidsoorwegings.
- Verduideliking van terminologie. Identifiseer akronieme, afkortings en alle frases wat nie in die gewone taal voorkom nie.
- Gesondheids- en veiligheidswaarskuwings. Om in sy eie afdeling gelys te word en saam met die stappe waar dit 'n probleem is. Moenie hierdie afdeling oorskry nie.
-
Toerusting en voorrade.
Volledige lys van wat nodig is en wanneer, waar om toerusting te vind, toerustingstandaarde, ens.
-
Waarskuwings en inmenging. Eintlik 'n afdeling vir probleemoplossing. Dek wat verkeerd kan gaan, waarna u moet oppas en wat die finale, ideale produk kan belemmer.
- Gee elkeen van hierdie onderwerpe 'n eie afdeling (gewoonlik aangedui met syfers of letters) om te voorkom dat u SOP woordelik en verwarrend is, en om dit maklik te verwys.
- Dit is geensins 'n volledige lys nie; dit is net die punt van die prosedurele ysberg. U organisasie kan ander aspekte spesifiseer wat aandag vereis.
Stap 3. Maak u skryfwerk bondig en leesbaar
Die kans is goed dat u gehoor nie kies om dit vir die plesier te lees nie. U wil dit kort en duidelik hou - anders dwaal hul aandag af, anders vind hulle die dokument formidabel en moeilik om te begryp. Hou in die algemeen u sinne so kort as moontlik.
- Hier is 'n slegte voorbeeld: Maak seker dat u al die stof van die lugskagte skoonmaak voordat u dit begin gebruik.
- Hier is 'n goeie voorbeeld: Stof alle stof uit die lugskagte voor gebruik.
- Oor die algemeen moet u nie 'u' gebruik nie. Dit moet geïmpliseer word. Praat met die aktiewe stem en begin u sinne met opdragwerkwoorde.
Stap 4. Indien nodig, voer 'n onderhoud met die personeel wat by die proses betrokke is oor hoe hulle die taak verrig
Die laaste ding wat u wil doen, is om 'n SOP te skryf wat eenvoudig onakkuraat is. U gaan die veiligheid van u span, hul doeltreffendheid, hul tyd in gevaar, en u neem 'n gevestigde proses en gee nie om nie - iets wat u spanmaats 'n bietjie aanstootlik vind. Stel vrae as dit nodig is! U wil dit regkry.
As u dit nie weet nie, vra natuurlik verskeie bronne, wat alle rolle en verantwoordelikhede dek. Een spanlid mag nie die standaard werkingsprosedure volg nie, of 'n ander mag slegs by 'n gedeelte van die akte betrokke wees
Stap 5. Breek groot stukke teks op met diagramme en vloeidiagramme
As u 'n stap of twee het wat veral intimiderend is, maak dit makliker vir u lesers met 'n grafiek of diagram. Dit maak dit makliker om te lees en gee die gees 'n kort pouse om te probeer sin maak van dit alles. En dit sal vir u meer volledig en goed geskryf wees.
Moenie dit insluit nie, net om u SOP te vergroot; doen dit slegs indien nodig of as u 'n taalgaping probeer oorbrug
Stap 6. Maak seker dat elke bladsy 'n kontroledokumentnotasie het
U SOP is waarskynlik een van vele SOPS - daarom het u organisasie hopelik 'n groter databasis wat alles binne 'n sekere verwysingstelsel katalogiseer. U SOP is deel van hierdie verwysingsisteem en benodig dus 'n soort kode om dit te vind. Dit is waar die notasie inkom.
Elke bladsy moet 'n kort titel of ID #, 'n hersieningsnommer, datum en 'bladsy #van #' in die regter boonste hoek (vir die meeste formate) bevat. Afhangend van die voorkeure van u organisasie, mag u 'n voetnoot nodig hê (of dit in die voetnoot hê)
Deel 3 van 3: Om sukses en akkuraatheid te verseker
Stap 1. Toets die prosedure
As u nie u prosedure wil toets nie, het u dit waarskynlik nie goed genoeg geskryf nie. Laat iemand met 'n beperkte kennis van die proses (of 'n persoon wat verteenwoordigend is van die normale leser) u SOP gebruik om hulle te lei. Watter kwessies het hulle ondervind? As dit die geval is, spreek hulle aan en bring die nodige verbeterings aan.
- Dit is die beste om 'n handjievol mense u SOP te laat toets. Verskillende individue het verskillende probleme, wat 'n wye verskeidenheid (hopelik bruikbare) antwoorde moontlik maak
- Maak seker dat u die prosedure toets by iemand wat dit nog nooit gedoen het nie. Almal met voorkennis sal staatmaak op hul kennis om dit deur te bring en nie u werk nie, en sodoende die doel verslaan.
Stap 2. Laat die SOP hersien deur diegene wat die prosedure eintlik uitvoer
Uiteindelik maak dit nie regtig saak wat u base van die SOP dink nie. Dit is diegene wat werklik die werk doen wat dit belangrik maak. Dus, voordat u u werk aan die hoër persone voorlê, wys u dinge aan diegene wat die werk gaan doen (of wat dit doen). Wat dink hulle?
Deur hulle toe te laat om betrokke te raak en te voel dat hulle deel is van die proses, sal hulle meer geneig wees om hierdie SOP waaraan u werk te aanvaar. En hulle sal onvermydelik goeie idees hê
Stap 3. Laat u advies en die kwaliteitsversekeringspan die SOP hersien
Sodra die span u die kans gegee het, stuur dit aan u adviseurs. Hulle het waarskynlik minder insette oor die werklike inhoud self, maar hulle sal u laat weet as dit aan die opmaakvereistes voldoen, as daar iets is wat u gemis het, en die protokol om dit alles amptelik te maak en in die stelsel in te voer.
- Lei die SOP vir goedkeurings deur dokumentbestuurstelsels te gebruik om die ouditspore van die goedkeurings te verseker. Dit sal wissel van organisasie tot organisasie. Eintlik wil u hê dat alles aan die riglyne en regulasies voldoen.
- Handtekeninge sal nodig wees en die meeste organisasies het deesdae geen probleem om elektroniese handtekeninge te aanvaar nie.
Stap 4. Sodra dit goedgekeur is, begin u implementering van u SOP
Dit kan behels dat u 'n formele opleiding vir die betrokke personeel uitvoer (bv. Klaskameropleiding, rekenaargebaseerde opleiding, ens.), Of dit kan beteken dat u papier in die badkamer hang. Wat dit ook al is, kry u werk daar! Jy het daarvoor gewerk. Tyd vir erkenning!
Maak seker dat u SOP huidige is. As dit ooit verouderd raak, werk dit op, kry die opdaterings weer goedgekeur en gedokumenteer en versprei die SOP as nodig. Die veiligheid, produktiwiteit en sukses van u span is belangrik
Video - Deur hierdie diens te gebruik, kan sommige inligting met YouTube gedeel word
Wenke
- Maak seker dat die dokumentgeskiedenis gedokumenteer word vir elke weergaweverandering.
- Kontroleer of daar 'n ou weergawe van die SOP bestaan voordat u joune skryf. Miskien kan u net 'n paar vinnige veranderinge aanbring. Maak seker dat u dit steeds dokumenteer!
- Gebruik eenvoudige Engels om die stappe te verduidelik.
- Kyk vir duidelikheid. Maak seker dat daar nie veelvuldige interpretasies is nie. Wys die prosedure aan iemand wat nie vertroud is met die proses nie, en laat hulle jou vertel wat hulle dink dit sê; jy sal dalk verbaas wees.
- Laat mense u dokument hersien voordat hulle goedkeuring kry.
- Gebruik vloeidiagramme en prentvoorstellings sodat die leser duidelik is oor die proses.
- Onthou om die belanghebbendes waar moontlik te betrek, sodat die gedokumenteerde proses die werklike proses is.
