As u 'n onderneming besit, moet u waarskynlik briewe aan u kliënte skryf. U skryf moontlik om hulle van nuwe geleenthede of spesiale aanbiedinge te vertel, of u reageer moontlik op 'n klagte van die kliënt namens u onderneming. Ongeag die rede vir die brief, moet u altyd 'n professionele toon handhaaf.
Stappe
Voorbeeld van besigheidsbriewe
Voorbeeldbrief waarin nuwe sake aangekondig word
Voorbeeld van bedankingsbrief
Voorbeeld van verskoningbrief van besigheid
Deel 1 van 2: Opmaak van die besigheidsbrief
Stap 1. Gebruik 'n professionele briefhoof
Die besigheidsbrief sal 'n voorstelling van u onderneming wees. Dit moet dus duidelik en van hoë gehalte lyk. Dit moet ook u onderneming se logo of handelsmerk bevat.
U kan 'n briefhoof skep met vooraf ontwerpte kleurbriefhoofsjablone in Microsoft word. Gebruik u bestaande logo of handelsmerk in die briefhoof
Stap 2. Maak 'n woordverwerkingsprogram oop
U moet altyd 'n besigheidsbrief op 'n rekenaar intik.
- Skep 'n nuwe dokument en stel marges van 1 duim vir die dokument op.
- Gebruik 'n serif -lettertipe soos Times New Roman, Georgia of Ariel. Gebruik 'n lettergrootte wat nie groter as 12 punte is nie, maar nie kleiner as 10 punte nie. Die letter behoort nie moeilik te lees as gevolg van lettertipe keuse of lettergrootte nie.
- Maak seker dat die dokument 'n enkele spasie is.
Stap 3. Stel die blokvorm op
Die blokvorm is die algemeenste formaat wat vir sakebriewe gebruik word. Dit is ook die maklikste om op te stel en te volg. Elke opskrif moet in lyn bly en daar moet een spasie tussen elke opskrif wees. Begin van die onderkant van die dokument, moet u besigheidsbrief die volgende opskrifte hê:
- Vandag se datum, of die datum waarop u die brief stuur. Die datum is belangrik, aangesien dit vir u rekords en die ontvanger se rekords gebruik kan word. Dit kan ook wettig gebruik word. Maak dus seker dat dit akkuraat is.
- Die sender se adres. Dit is u adres, geformateer in die standaard adresstyl. As u adres reeds in u briefhoof verskyn, kan u hierdie opskrif oorslaan.
- Die binnekant adres. Dit is die naam en adres van die persoon aan wie u skryf. Die gebruik van mnr/mev is opsioneel. As u byvoorbeeld aan Nina Brown skryf, kan u die mevrou/mej. Van haar naam laat as u nie seker is wat haar huwelikstatus is nie.
- Die groet. Dit kan 'Dear Ms Brown' of 'Dear Nina Brown' wees. As u nie seker is wie die brief gaan lees nie, gebruik dan “Geagte Meneer, of Geagte Mevrou”. U kan ook 'Vir wie dit kan besorg' gebruik, maar slegs as 'n laaste uitweg as u nie weet wie u gehoor is nie.
- Die liggaam van die brief. Ons sal meer hierop fokus in die volgende afdeling van die artikel.
- Die sluiting van die brief, met 'n handtekening. Dit kan 'Opregte' of 'Vriendelike groete' wees.
Deel 2 van 2: Die skryf van die besigheidsbrief
Stap 1. Identifiseer jou gehoor
Die toon van die brief moet altyd professioneel bly, ongeag die gehoor. Maar u sal waarskynlik u taal- of woordkeuse aanpas volgens die persoon aan wie u skryf. As u aan die afdeling mensehulpbronne by 'n ander onderneming skryf, moet u moontlik meer formele taal gebruik. Maar as u aan 'n spesifieke klant skryf, kan u meer informele of informele taal gebruik.
- Deur u gehoor te identifiseer, beteken dit ook dat u nie u gehoor kan verwar nie. Vermy die gebruik van terminologie wat u leser nie sal verstaan nie. 'N Kliënt ken byvoorbeeld nie die akronieme wat vir die ruimteprogram by u onderneming gebruik word nie, dus vermy dit in die brief.
- Die belangrikste reël vir die skryf van 'n goeie besigheidsbrief is duidelik, bondig en hoflik.
Stap 2. Gee die doel van die letter in die eerste reël
Oorweeg die doel van die brief. Is dit om u kliënte in kennis te stel van u nuwe ligging in 'n nuwe deel van die stad? Is dit om 'n kliënt te herinner aan 'n onbetaalde rekening of uitstaande saldo? Of reageer op 'n klagte van 'n kliënt? Met hierdie doel in gedagte, maak 'n eerste reël waarmee die leser dadelik kan weet waaroor die brief gaan. Moenie vaag wees oor die doel van die brief nie. Sny in die jaag.
- Begin deur “ek” te gebruik as u u mening as sake -eienaar gee. Gebruik 'ons' as u namens 'n onderneming of organisasie skryf.
- Fokus op 'n direkte stelling soos: "Ons skryf om u in kennis te stel" of "Ons skryf op versoek". U kan ook 'n "ek" -verklaring gebruik as u as eienaar van die onderneming skryf. Soos: "Ek kontak jou omdat" of "waarvan ek onlangs gehoor het … en graag meer wil weet oor …"
- Byvoorbeeld, jy (die sake -eienaar) skryf Nina Brown oor 'n onbetaalde rekening van verlede maand. Begin die brief met: 'Ek kontak u, want u het 'n uitstaande saldo op u rekening vanaf Maart 2015.'
- Of u is 'n werknemer by 'n onderneming en skryf in reaksie op 'n klagte van die kliënt teen die ruimteprogram van die onderneming. Begin die brief met: "Ons het u klagte ontvang oor ons Mars -ruimteprogram."
- U skryf moontlik om die leser in kennis te stel dat hulle 'n wedstryd gewen het, of dat hulle 'n plek in 'n gegradueerde program ontvang het. Begin met 'n frase soos: "Ek is verheug om u in te lig …" Of "Ons is opgewonde om u in te lig …".
- As u slegte nuus lewer, begin met 'n frase soos: "Ons is jammer om u daarvan in kennis te stel …". Of, "Na deeglike oorweging het ek besluit om nie …".
Stap 3. Gebruik die aktiewe, eerder as die passiewe, stem
Ons gebruik die passiewe stem die hele tyd in algemene spraak. Maar die passiewe stem kan jou skryfwerk saai of verwarrend laat lyk. Die aktiewe stem is baie meer effektief in 'n besigheidsbrief omdat dit 'n meer selfgeldende toon gee.
- 'N Voorbeeld van die passiewe stem kan wees: "Watter spesifieke klagtes kan ek vir u rig?" Die onderwerp van die sin, die kliënt ('u'), verskyn aan die einde van die sin, eerder as aan die begin van die sin.
- 'N Voorbeeld van die aktiewe stem kan wees: "Wat kan ek doen om u klagtes aan te spreek?" Hierdie weergawe van die frase, in die aktiewe stem, is baie duideliker en makliker om te verstaan vir die leser.
- Die gebruik van die passiewe stem kan 'n goeie manier wees om u boodskap oor te dra sonder om aandag te gee aan 'n fout of 'n onvleiende punt. Maar gebruik dit slegs in hierdie geval. Oor die algemeen is die aktiewe stem baie meer effektief in sakebriewe.
Stap 4. Verwys na 'n vorige gebeurtenis of 'n vorige kommunikasie met die leser, indien van toepassing
Miskien het u Nina Brown vroeër verlede maand gekontak met 'n waarskuwing oor haar onbetaalde rekening. Of miskien het 'n klant verlede maand op 'n konferensie hul frustrasie met die ruimteprogram uitgespreek. Erken dit as u reeds met die leser in aanraking gekom het. Dit sal die leser herinner aan u vorige kontak en die besigheidsbrief meer onmiddellik en belangrik laat voel.
Gebruik 'n frase soos: "Per my vorige brief oor u onbetaalde rekening …" of "Dankie vir u betaling in Maart." Of "Dit was baie handig om tydens die konferensie in Mei oor u probleme met die ruimteprogram te hoor."
Stap 5. Doen 'n versoek of bied hulp aan
Stel 'n positiewe toon by die leser deur 'n beleefde versoek te doen of hulp te bied in die vorm van 'n werksverhouding.
- Gestel u is 'n sake -eienaar wat 'n kliënt probeer laat betaal. Gebruik 'n frase soos: 'Ek waardeer u onmiddellike aandag met betrekking tot u onbetaalde rekening.'
- Gestel u skryf namens u onderneming. Gebruik 'n frase soos: 'Ons wil graag 'n ontmoeting met u en ons hoof van Menslike Hulpbronne van aangesig tot aangesig oprig.
- U moet ook aanbied om vrae of bekommernisse wat die leser mag hê, te beantwoord. Gebruik 'n frase soos: 'Ek beantwoord graag alle vrae of kommer oor u rekening.' Of, "Wil u hê dat ons u meer inligting oor die program moet gee?"
Stap 6. Draai die brief toe
Sluit 'n oproep tot aksie, van u kant of van die kant van die leser, in. Dit kan 'n eis om betaling teen 'n sekere datum wees, of 'n opmerking oor die opstel van 'n formele ontmoeting met die leser.
- Sluit 'n sin in om in die toekoms met die ontvanger van die brief te praat. 'Ek sien uit daarna om u volgende week by die begrotingsvergadering te sien.' Of 'Ek sien daarna uit om dit verder met u te bespreek tydens u besoek aan ons hoofkwartier.'
- Let op die dokumente wat u saam met u brief het. Voeg 'n frase by soos "U het u onbetaalde rekening bygevoeg" of "U kry 'n afskrif van ons ruimte -uitreikprogram."
- Sluit die brief af met 'n slotfrase. Gebruik 'Opreg' of 'Opreg die uwe' vir kliënte of kliënte.
- Gebruik 'Die uwe getrou' vir formele briewe aan individue wat u glad nie ken nie.
- Gebruik slegs 'Groete' of 'Beste' as u aan iemand skryf wat u goed ken of 'n werksverhouding het.
Stap 7. Proeflees die brief
Al u noukeurige opmaak en skryfwerk is verniet, as die letter vol spelfoute is!
- Soek enige gevalle van die passiewe stem en probeer om die sin aan te pas by die aktiewe stem.
- Let op enige sinne wat lank is of nie duidelik en direk is nie. In 'n besigheidsbrief is minder gewoonlik meer, so beoordeel die lengte van u sinne indien moontlik.
