Hoe om 'n besigheids -e -pos op te stel aan iemand wat u nie ken nie

2023 Outeur: Virginia Parson | [email protected]. Laas verander: 2023-08-03 16:49

As u in die sakewêreld werk, moet u moontlik 'n e -pos stuur aan iemand wat u nie ken nie. Alhoewel dit nogal ongemaklik is, is dit deel van die professionele lewe. Daar is sekere etiketreëls wat u moet volg wanneer u 'n professionele e -pos aan 'n vreemdeling stuur.

Stappe

Deel 1 van 3: Begin van die e -pos

Stel 'n besigheids -e -pos saam aan iemand wat u nie ken nie Stap 1

Stap 1. Doen jou navorsing

Daar is 'n verskeidenheid inligting wat u moet weet voordat u 'n e -pos aan 'n vreemdeling stuur. Voordat u begin tik, kyk vinnig na die webwerf van die onderneming waar die ontvanger werk.

As u nie die e -posadres van die ontvanger ken nie, kan u dit op die webwerf vind. As daar geen e -poslys is nie, moet u versigtig wees om die persoon per e -pos te kontak. Miskien wil u eerder 'n fisiese letter kies.
As u van plan was om vrae in die e -pos te stel, kyk of die webwerf hierdie vrae beantwoord. U wil nie die indruk wek dat u lui is nie en nie die tyd geneem het om 'n webwerf deeglik te lees nie.
Maak seker dat u die regte persoon kontak. Baie mense begin e -posse met die volgende: 'Ek weet nie of u die regte persoon is om te vra nie, maar …' Dit word as onprofessioneel beskou en is nie respekvol vir die tyd van die ontvanger nie. As u nie weet met wie u moet skakel nie, hou die e -pos aan totdat u die inligting kan agterkom.

Stel 'n besigheids -e -pos saam aan iemand wat u nie ken nie Stap 2

Stap 2. Skryf 'n beskrywende onderwerpreël

U onderwerpreël moet u presiese redes vir die stuur van die e -pos verstrek. E -posse van vreemdelinge word dikwels geïgnoreer of oor die hoof gesien. 'N Goeie onderwerpreël verminder die kans dat u e -pos deurgee.

Gebruik 'n paar woorde om te sê wat die e -pos betref. Gebruik soveel as moontlik besonderhede om in 4 of 5 woorde op te neem. Byvoorbeeld, 'Ontmoet om 10:00 oor nuwe rekenaars' is beter as 'Ontmoeting vanoggend'.
Vae onderwerpreëls, soos 'Hallo' en 'Hallo', word soms per ongeluk as strooipos gelees en na die strooiposvouer van die ontvanger herlei.
Gebruik 'n professionele e -pos, aangesien u e -pos langs die onderwerpreël verskyn. Gebruik 'n e -pos met u volle naam eerder as 'n e -pos met 'n persona of 'n vae frase.
Moet nooit alle letters in 'n e -posonderwerpreël gebruik nie, selfs al is die e -pos dringend. Dit kom uit 'n geskreeu, wat as vyandigheid geïnterpreteer kan word.

Stel 'n besigheids -e -pos saam aan iemand wat u nie ken nie Stap 3

Stap 3. Besluit hoe om die ontvanger toe te spreek

Dit kan lastig wees as u 'n e -pos aan 'n vreemdeling stuur, aangesien u moontlik nie die voorkeurnaam ken nie. Daar is egter 'n paar etiketriglyne wat u kan help om foute te vermy.

As u nie die naam van die persoon ken nie, vermy uitermate formele frases soos: 'Vir wie dit kan besorg' of 'Geagte heer/mej.' Moenie te gemaklik raak nie. 'Hallo' is heeltemal te onprofessioneel vir 'n besigheids -e -pos. Dit is beter om die e -pos te begin met 'n eenvoudige "Hallo".
As u die persoon se naam ken, moet u dit korrek spel. Gaan die spelling 'n paar keer na, want dit is maklik om weg te steek as u nog nooit 'n e -pos aan die persoon gestuur het nie.
Gebruik "meneer" en "mev." gevolg deur slegs die persoon se van. Byvoorbeeld, as u 'n e -pos stuur aan Jane Hart, begin u e -pos met 'Beste mev Hart' eerder as 'Geagte mevrou Jane Hart'.
Moet nooit aannames maak oor 'n vrou se huwelikstatus nie. As u haar huwelikstatus ken, is dit steeds die beste om dit nie in 'n e -pos daarop te vestig nie, aangesien dit nie relevant is vir die sakewêreld nie. Hou by "me" en gebruik nooit "juffrou" of "mev." tensy die ontvanger hierdie groete self gebruik.
As iemand 'n PhD het, is dit gepas om 'Dr' te gebruik wanneer hy / sy hom toespreek.

Stel 'n besigheids -e -pos saam aan iemand wat u nie ken nie Stap 4

Stap 4. Identifiseer jouself en die onderneming wat jy verteenwoordig

Onthou, as u 'n besigheids -e -pos stuur, verteenwoordig u u werksplek. Identifiseer uself en u onderneming in u eerste sin. Byvoorbeeld, 'n e -pos kan begin: "Beste mevrou Hart, my naam is John Dawson en ek werk in bemarking by Wilson Technologies."

Deel 2 van 3: Skryf van die e -pos

Stel 'n besigheids -e -pos saam aan iemand wat u nie ken nie Stap 5

Stap 1. Hou dit kort en tot die punt

Deur tot die punt te kom en u doel duidelik te identifiseer, bied u 'n professionele beeld aan wat die leser ernstig sal neem. Dit vergroot ook die waarskynlikheid dat u e -pos onmiddellik gelees en reageer sal word, aangesien mense hulle te veel reageer.

Nadat u uself en u onderneming geïdentifiseer het, moet u volgende sin die doel van die e -pos verduidelik. Dit is die beste om u saak binne twee sinne te stel.
Wees positief. Selfs as u skryf om 'n klagte of kommer aan te spreek, moet u hoflik en respekvol wees gedurende die e -pos. Moenie baasspanne, ander ondernemings of werknemers nie, want dit weerspieël jou swak.
Terwyl dit in dekbriewe is, is dit standaard om basiese agtergrondinligting oor jouself op te neem as u namens 'n onderneming 'n e -pos stuur. Gee eenvoudig u naam en u posisie in die onderneming voordat u na die doel van die e -pos gaan.

Stel 'n besigheids -e -pos saam aan iemand wat u nie ken nie Stap 6

Stap 2. Gebruik eenvoudige, direkte prosa

'N Besigheids -e -pos moet so maklik as moontlik gelees word. Dit beteken duidelike taal wat maklik verstaanbaar is.

Kies die aktiewe stem bo die passiewe stem. Byvoorbeeld, moenie sê: ''n Memo is deur my baas, James Peterson, aan u gestuur nie. Sê eerder: "My baas, James Peterson, het vir jou 'n memo gestuur."
Vermy jargon en tegniese terme, selfs al word sulke terme baie in u onderneming gebruik. Kies vir eenvoudige Engelse en algemene frases.
Gebruik kort sinne. Verwyder voegwoorde indien moontlik en breek lang sinne op. Byvoorbeeld, "Ons het nie van u gehoor met betrekking tot die memorandum nie en wou opvolg om seker te maak dat u die inligting verstaan." Dit sou beter gestel word as: "Ons het nie van u teruggekom met betrekking tot die memorandum nie. Ons wou volg om seker te maak dat u die inligting verstaan."
Gebruik die regte grammatika, spelling en leestekens. Speltoets en proeflees alle e -posse voordat u die stuurknoppie druk.

Stel 'n besigheids -e -pos saam aan iemand wat u nie ken nie Stap 7

Stap 3. Weet wat u moet vermy om te stuur

Daar is sekere etiketreëls met betrekking tot wat via e -pos gestuur moet word. Verstaan wat u moet vermy om te stuur voordat u met iemand in verbinding tree.

Aanhangsels is goed as u 'n e -pos stuur oor inligting wat spesifiek aangevra is, maar moenie aanhangsels na vreemdelinge stuur nie.
Vermy te groot aanhangsels en lêers. As dit nodig is om sulke inligting te stuur, stuur vooraf 'n e -pos om die ontvanger op hoogte te stel.
Moenie 'n te lang handtekening gebruik nie. Ideaal gesproke moet u handtekening slegs u naam, posadres, e -posadres en telefoonnommer bevat. As u wil, is dit ook gepas om u werktitel op te neem.
Moenie grafika of agtergronde insluit nie. Hulle is geneig om die e -posgeheue te verstop en word as onprofessioneel beskou in 'n besigheidsomgewing.

Deel 3 van 3: E -pos voltooi

Stel 'n sake -e -pos saam aan iemand wat u nie ken nie Stap 8

Stap 1. Gee die ontvanger instruksies oor hoe om te reageer

Gee aan die einde van die e -pos instruksies oor hoe die ontvanger kan opvolg.

Spesifiseer beleefd 'n tydsraamwerk waarin u graag wil hoor. Byvoorbeeld, "As u môre aan die einde van die dag na my sou terugkeer, sal ek dit baie waardeer."
Sluit indien nodig enige kontakinligting in. U kan eenvoudig sê: "Dit is die beste e -posadres waarna ek kan skakel" of 'n telefoonoproep versoek en u nommer insluit.
Wees spesifiek oor wat u van die ontvanger wil hê. Moenie eenvoudig sê: 'Ek hoop om binnekort van u te hoor'. Sê eerder: 'Ek hoop om binnekort van u te hoor, sodat ons die logistiek van die oorgang na 'n nuwe rekenaarstelsel kan bespreek.'

Stel 'n besigheids -e -pos saam aan iemand wat u nie ken nie Stap 9

Stap 2. Gebruik 'n geskikte stuur

Voor u naam is daar 'n vorm van afskeid. Kies 'n geskikte onderneming vir u e -pos.

Moenie net 'n koppelteken gebruik nie en gee dan u naam op. Dit kom te informeel voor, net soos afmeldings soos "Sien jou in die omgewing" en "Wees rustig." Emoticons, soos smiley gesigte, word die beste vermy.
In 'n besigheids -e -pos is iets soos 'Beste' of 'Alles van die beste' gepas, aangesien dit vriendelik is sonder om afbreuk te doen aan professionaliteit. 'Opreg' is nog 'n goeie opsie, maar dit lyk dalk verstop.
'Dankie' en 'dankie' is ook gepas, maar moet vermy word as u nie die ontvanger vra om 'n spesifieke taak of plig uit te voer nie.

Stel 'n sake -e -pos saam aan iemand wat u nie ken nie Stap 10

Stap 3. Opvolg

Die sakewêreld is besig. As u nie op 'n gepaste tyd van die ontvanger terug hoor nie, is dit gepas om 'n opvolg-e-pos te stuur.

As iemand nie reageer nie, was dit waarskynlik nie doelbewus nie. E -posse word gerugsteun, en selfs as u die regte protokol volg, beland dinge per ongeluk in 'n strooiposfilter.
'N Opvolgende e -pos moet 'n direkte antwoord wees op 'n e -pos wat u reeds gestuur het. Wees beleefd en begin met iets soos: "Ek weet dat jy waarskynlik baie besig is, maar ek wou net seker maak dat jy my e -pos gekry het." Herhaal dan die onderwerp van die oorspronklike boodskap kortliks.